Zakład Obsługi Energetyki Sp. z o.o.

Branża: energetyczna (budowa i eksploatacja sieci energetycznej)

Wdrożone oprogramowanie:

Tylko nowatorskie rozwiązania

Dynamiczny rozwój Zakładu Obsługi Energetyki Sp. z o.o. w Zgierzu wymusił implementację nowoczesnego systemu informatycznego klasy ERP, który w czytelny i szybki sposób pozwoliłby uzyskiwać informacje konieczne do prowadzenia racjonalnej polityki biznesowej oraz usprawnił pracę działów.

O Zakładzie Obsługi Energetyki Sp. z o.o.

Zakład Obsługi Energetyki Sp. z o.o.  powstał w 1996 roku w wyniku wydzielenia z Zakładu Energetycznego Łódź – Teren S.A. (obecnie PGE Dystrybucja Łódź – Teren SA) działalności techniczno – usługowej. ZOE oferuje nowoczesne urządzenia oraz specjalistyczne usługi serwisowe, montażowe, budowlane oraz projektowe w zakresie inżynierii energetycznej. Kompleksowość usług łączy z nowatorskimi rozwiązaniami. Współpracuje z wymagającymi klientami, największymi dystrybutorami i odbiorcami energii elektrycznej. Obecną pozycję na rynku zawdzięcza optymalizacji kosztów, bogatemu asortymentowi produktów oraz terminowemu i fachowemu wykonaniu powierzonych prac.
Jakość oraz efektywność przyjętych w ZOE rozwiązań gwarantuje profesjonalna kadra pracowników działająca zgodnie z wprowadzonym Systemem Zarządzania Jakością, opartym o wymagania normy ISO 9001:2000. Jest on stale doskonalony i przystosowywany do zmieniających się wymagań, co potwierdzają regularne audity przeprowadzane przez zewnętrzne jednostki certyfikujące. Dzięki temu ZOE gwarantuje usługi i produkty najwyższej jakości. Spółka dynamicznie rozwija się, obecnie zatrudnia 112 osób, a jej roczne obroty sięgają blisko 16 mln zł.

Przed Systemem Forte

Przed instalacją oprogramowania Symfonia w Zakładzie Obsługi Energetyki Sp. z o.o. brakowało  szybkiego dostępu do kompleksowej informacji o stanie finansów spółki. Funkcjonujący od 1996 roku w spółce system informatyczny oparty na technologi DOS był przestarzały i nie spełniał potrzeb pracowników. Brakowało w nim wielu narzędzi niezbędnych do sprawnego prowadzenia księgowości.  Pracownicy działu płac odpowiedzialni za naliczanie wynagrodzeń narzekali na ograniczenia funkcjonalności programu, utrudniające sprawne wykonywanie pracy.

– Aplikacja, po ponad 10 latach funkcjonowania w naszej firmie okazała się przestarzała, nie nadążała za zmianami zachodzącymi w naszej spółce. Doszliśmy do wniosku, że narzędzie, które ma za zadanie wspomagać zarządzanie w firmie, utrudnia je,  jest dla nas zbyt mało rozbudowane i należy je jak najszybciej zmienić – mówi Witold Solarek, prezes ZOE Sp. z.o.o.
Zarząd spółki postanowił zainwestować w nowoczesne rozwiązanie informatyczne. Rozpoczęły się żmudne poszukiwania odpowiedniego oprogramowania i sprawdzonego integratora systemu.
Wybór nie był prosty.  Aplikacje tworzone wyłącznie na potrzeby branży energetycznej okazały się zbyt mało elastyczne, a ich zakup, ze względu na wygórowaną cenę przewyższał możliwości spółki. Zarządowi chodziło przede wszystkim na wprowadzeniu oprogramowania, które pozwoliłoby na optymalizację pracy, dostarczenie narzędzi analitycznych wspomagających podejmowanie decyzji biznesowych i integracji systemu we wszystkich działach spółki.
O wyborze oprogramowania Symfonia zadecydowała atrakcyjna cena, możliwość rozbudowania modułów i dostosowania ich do wymogów branży oraz popularność aplikacji.  Zdecydowano się na zakup Systemu Forte: aplikacji Handel, Finanse i Księgowość, Kadry i Płace, Środki Trwałe, które spełniały wszystkie te wymogi.
– Poza właściwym oprogramowaniem, szukaliśmy także sprawdzonego integratora systemu. Nie mogliśmy pozwolić sobie na współpracę z firmą niedoświadczoną, która mogłaby narazić nas na przestoje i straty z nimi związane. Firma MAP solutions została nam polecona jako odpowiedzialny partner biznesowy, z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu programów Symfonia – opowiada Witold Solarek.

Początek współpracy

Przed wdrożeniem oprogramowania MAP solutions wykonała Analizę Przedwdrożeniową, która pomogła w rozpoznaniu potrzeb klienta i zaproponowaniu odpowiednich rozwiązań.

Oczekiwania klienta były wysokie. Poza usprawnieniem pracy wszystkich działów i szybkim dostępie do informacji, spółce zależało na sprawnym rozliczaniu wynagrodzeń pracowników. Skomplikowane Układy Zbiorowe Pracy branży energetycznej, dodatki do wynagrodzeń wynikające z wielu ustaw przysparzały problemów działowi kadrowo – płacowemu.
– Inaczej naliczamy wynagrodzenie dla osoby pracującej w biurze, inaczej pracownikowi na stanowisku z podwyższonym ryzykiem, np. wykonującemu pracę na wysokości. Bezbłędne naliczenie wynagrodzenia wymaga zatem dużego wkładu pracy, należy być na bieżąco ze zmianami zachodzącymi w prawie, znać  porozumienia branży energetycznej – mówi Danuta Gawłowska, Specjalista ds. Wynagrodzeń.
– Lista płac pracowników branży energetycznej jest bardzo rozbudowana, co jest niespotykane dla innych branż – wyjaśnia prezes.
Poza wdrożeniem standardowych funkcjonalności modułów Handel oraz Kadry i Płace, Dział Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions zaproponował stworzenie modułu „Ewidencja kart czasu pracy, dekretacji i księgowań dokumentów”, wykonanego w technologii VBA, usprawniającego proces ewidencji kart czasu pracy oraz dekretację i księgowanie dokumentów.  Przygotowano zestaw danych kadrowych, w których można ewidencjonować godziny wypracowane przez pracowników. Przerobiony został również raport dotyczący rocznej karty czasu pracy, aby nie pobierał danych z kalendarza pracownika, a z danych kadrowych.
Moduł usprawnił także wystawianie i księgowanie dokumentów. Faktury VAT Sprzedaży i  Rozchód Wewnętrzny wystawione w programie Handel Forte są automatycznie dekretowane w momencie księgowania. Faktury VAT zakupu są wprowadzane bezpośrednio do programu Finanse i Księgowość i dekretowane ręcznie pod dane zlecenie.
Zaproponowano również wprowadzenie modułu „Transport”, wykonanego pod programem Handel Forte, wspomagającego obsługę transportu. Moduł jest przeznaczony do ewidencji kart drogowych, kontroli zapisów w karcie drogowej oraz do rozliczeń dziennych i miesięcznych w rozbiciu na poszczególne pojazdy jak i grupy pojazdów. W celu szybkiego wprowadzania i ewidencji kart drogowych został przygotowany interface, pozwalający m.in. na automatyczne przeprowadzanie walidacji danych i informowanie o tym użytkownika. Moduł automatycznie sprawdza stan licznika wyjazdu ze stanem powrotu z poprzedniej karty tego pojazdu, stan paliwa z wyjazdu ze stanem paliwa powrotu z poprzedniej karty tego pojazdu, czas pracy zgodnie z godziną wyjazdu i przyjazdu oraz zużycie paliwa zgodnie z daną kartą drogową wg średniego zużycia z kartoteki pojazdu. Moduł pozwala także na sprawne wykonanie zestawienia kart drogowych z uwzględnieniem różnych kryteriów wyboru, a następnie ich eksport do programu MS EXCEL.

Kilka etapów wdrożenia

Łączny czas wdrożenia oprogramowania wyniósł 5 miesięcy i składał się z kilku etapów.

– Po wykonaniu wstępnych szkoleń z zakresu użytkowania Systemu Forte zajęliśmy się przeniesieniem danych z poprzednio używanego systemu.  Umożliwiliśmy wprowadzenie, oprócz standartowych bilansów otwarcia, danych początkowych otwartych projektów i zleceń, kartoteki pojazdów i kartoteki magazynowej. Następnie wdrożyliśmy standartową funkcjonalność Systemu Forte i oprogramowaliśmy procesy zachodzące w firmie. Po wykonaniu tych czynności system został oddany do eksploatacji. W czasie pierwszych dni pracy użytkownika z systemem zapewniliśmy dostępność konsultantów w ramach asysty powdrożeniowej – mówi Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń MAP solutions Sp. z o.o.

Aby zapewnić komfort pracy z nowym oprogramowaniem, kontrakt obejmował pełen zakres szkoleń zarówno ze standardowej funkcjonalności Systemu Forte jak i wprowadzonych rozwiązań indywidualnych. Wszystkie szkolenia zostały przeprowadzone przez Autoryzowanych Trenerów w siedzibie ZOE.

Wdrożenie oprogramowania w Zakładzie Obsługi Energetyki było pod wieloma względami wyjątkowe. Firmie MAP solutions udało się dostosować System Forte do specyfiki zakładu branży energetycznej.
Największym wyzwaniem było dostosowanie modułu Kadry i Płace do wymogów Zbiorowego Układu Pracy. W programie Kadry i Płace niezbędne było wygenerowanie komunikatu w czasie naliczania wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, jeżeli na danej liście płac jego potrącenia będą przekraczały 3/5 jego wynagrodzenia netto, a także zdefiniowanie algorytmu obliczającego stawkę za godzinę np. pracy szkodliwej, niebezpiecznej. Liczba godzin do wyliczenia w/w wynagrodzeń jest importowana z modułu „Zlecenia”.
W ramach prac wdrożeniowych w programie Finanse i Księgowość została dodana funkcjonalność pozwalająca na automatyczne przeksięgowania, które są wykonywane za pomocą dodatkowego narzędzia wykonanego w technologii VBA. Narzędzie to po odpowiedniej konfiguracji przez użytkownika systemu służy do okresowego przeksięgowania kosztów wydziałowych i innych zdefiniowanych kosztów na konta kosztów działalności podstawowej. Koszty działalności podstawowej są przeksięgowane automatycznie na przejściowe konto rozliczenia kosztów, a docelowo na koszt własny sprzedanych robót i usług dla zamkniętych zleceń. Przeksięgowania są wykonane na podstawie klucza wyliczonego ze średniej wyceny godziny w ramach działu oraz zgodnie z rozbiciem i  grup pojazdów w ramach działu. W programie dodano również moduł Zestawienie dla Zarządu – powalające na wykonanie zestawienia wyniku finansowego działów ZOE za dany okres i prezentujące wyniki finansowe działów z uwzględnieniem marży I i II stopnia.

Korzyści po wdrożeniu oprogramowania Symfonia w Zakładzie Obsługi Energetyki są bardzo widoczne. Zauważono  wzrost wydajności pracy, usystematyzowano  obieg dokumentów, wynagrodzenia naliczane są i rozliczane sprawnie.
– Podczas pracy na poprzednim programie, musieliśmy wszystkie zlecenia na wykonanie prac wypisywać ręcznie. Obecnie program Symfonia sam pobiera dane i rozlicza koszty zlecenia. Jest to dla nas bardzo duże usprawnienie. Znikną problem krążenia dokumentów między działami, powstawania błędów przy ręcznym ich wypisywaniu – chwali funkcjonalności systemu Bożena Figarska, Główna Księgowa. – Jestem bardzo zadowolona z pracy z oprogramowaniem Symfonia, a także z dodatkowej aplikacji NASZ BANK. Wyciągi bankowe księgują się automatycznie, co dla całego działu księgowego  jest bardzo dużym ułatwieniem. Jeśli chodzi o system księgowy, bardzo sprawnie przebiega rozliczenie kosztów. Dane o zakończonych zleceniach są eksportowane z programu handlowego i  program rozlicza je w ciągu 30 minut  –  dodaje.

Słowa uznania pracowników Zakładu Obsługi Energetyki są dla firmy MAP solutions najlepszą rekomendacją.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować

Bartek SA

Branża: obuwnicza - produkcja i sprzedaż (sieć sklepów) Wdrożone oprogramowanie: Sage Symfonia ERP (Forte) Sage Symfonia Kolektory danych Automatyczna wymiana danych pomiędzy oddziałami a centralą Rozwiązania...

czytaj więcej

9kont Sp. z o.o.

Branża: biura rachunkowe Wdrożone oprogramowanie: Comarch ERP Optima dla biur rachunkowych (więcej…)

czytaj więcej

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Podaj numer telefonu i adres email, skontaktujemy się!

oddzwonimy!

Dziękujemy za zostawienie swojego numeru telefonu!

Oddzwonimy jak najszybciej.

Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Zobacz naszą politykę prywatności

Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu MAP solutions Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Leśna 5b w Legionowie. Pliki cookies wykorzystywane są w celu: tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości; W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies: „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu; „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu; W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów. Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.

Zamknij