Mazowiecka Spółka Mleczarska S.A.

Branża: spożywcza – produkcja

Wdrożone oprogramowanie:

Sage Symfonia ERP (Forte)
Nasz Bank
Kolektory danych
Rozwiązania indywidualne

SYSTEM FORTE W BRANŻY SPOŻYWCZEJ

Mazowiecka Spółka Mleczarska S.A. powstała w listopadzie 2013 roku, a jej zakład produkcyjny zlokalizowany jest w Makowie Mazowieckim i tam również prowadzona jest cała bieżąca działalność. Firma koncentruje się na skupie i przetwórstwie mleka oraz sprzedaży wyrobów mleczarskich do odbiorców przemysłowych oraz kanału HoReCa. Główny asortyment stanowią: jogurty, twarogi, śmietana, mleko, budynie. Spółka zatrudnia około stu pracowników.

SYTUACJA PRZED WDROŻENIEM

Rozpoczęcie produkcji i sprzedaży wyrobów mlecznych wymagało uruchomienia odpowiedniego zaplecza IT – oprogramowania serwerowego i komputerowego oraz wdrożenia systemu klasy ERP. Poszukiwano systemu, który miał wspierać podstawowe obszary działalności: księgowy, kadrowo-płacowy, zarządzania środkami trwałymi oraz proces produkcji. Ze względu na działalność spółki w przemyśle spożywczym konieczne było spełnienie szeregu wymagań i procedur.

– Należało przede wszystkim zapewnić identyfikowalność produktów na każdym etapie produkcji i dostawy, aby w dowolnym momencie weryfikowalne były partie wykorzystanych surowców. Ponadto zastosowanie takich procedur zapewnia, w razie potrzeby, możliwość sprawnego i precyzyjnego wycofania określonej partii. Istotne było też odpowiednie prowadzenie gospodarki magazynowej poprzez obsługę zapasów z uwzględnieniem terminu przydatności do spożycia. Ważnym kryterium wyboru był również czas wdrożenia oprogramowania oraz wsparcie odpowiedniej firmy, która mogła zapewnić kompleksową i profesjonalną obsługę – mówi Rafał Rzepka – Prezes Zarządu Mazowieckiej Spółki Mleczarskiej S.A.

WYBÓR i WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA

Spółka wybrała oprogramowanie kierując się możliwością szybkiego wdrożenia przez poleconego integratora – MAP solutions Sp. z o.o. Elastyczność systemu miała umożliwić sprawne dostosowanie go do specyfiki działalności, w szczególności gospodarki magazynowej surowców, towarów gotowych z możliwością stałej kontroli nad wydawaniem towarów z magazynu. Wybrany został System Zarządzania Forte – za taką decyzją przemawiała atrakcyjna cena i możliwość „obudowania” go dodatkowymi raportami dostosowanymi do indywidulanych potrzeb zakładu.

– Po konsultacjach z osobami odpowiedzialnymi w Mazowieckiej Spółce Mleczarskiej S.A. za poszczególne działy, zebrane zostały założenia, ustalono oczekiwania i priorytety wdrożenia. Uzgodniono również procedury i obieg dokumentów, które musiały zostać odwzorowane w systemie – wyjaśnia Mariusz Partyka, Dyrektor Działu Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions Sp. z o.o. W następnej kolejności przygotowana została cała infrastruktura sieci, zainstalowano serwer, bazy danych MS SQL oraz system Forte. Równocześnie instalowane było oprogramowanie na komputerach. Kolejne programy i funkcjonalności uruchamiano zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami – opowiada Łukasz Deres, Specjalista ds. Wdrożeń MAP solutions Sp. z o.o.

– Jako pierwszy został wdrożony program Forte Kadry i Płace oraz Nasz Bank Professional, a także Forte Środki Trwałe. Do programów tych zaimportowane zostały odpowiednio przygotowane dane w formacie .xml i Excel. Równolegle uruchomiono program Forte Handel, głównie do celów sprzedażowych, w zakresie zamówień obcych, faktur, zakupu mleka. W kolejnym etapie uruchomiono funkcjonalność programu handlowego w zakresie obsługi procesów magazynowych (przyjęcia na magazyn, wydania na produkcję, przyjęcia z produkcji wyrobów gotowych, ewidencja i obsługa palet, wydania z magazynu) i obiegu dokumentów magazynowych. Następnie zaimplementowano moduł – Zleceń produkcyjnych – autorskie rozwiązanie MAP solutions. Wdrożenie Forte Finanse i Księgowość oraz Nasz Bank w obszarze dokumentów sprzedaży i wyciągów bankowych zakończyło pierwszy etap prac.

Szkolenia prowadzone były na bieżąco, wraz z oddawaniem do użytkowania kolejnych programów. Łącznie wdrożonych zostało 13 licencji oprogramowania Forte, z których korzysta 25 pracowników oraz oprogramowanie Microsoft na 30 komputerach. W kolejnej fazie rozpoczęto prace mające na celu automatyzację w obszarze magazynowym i produkcyjnym z zastosowanie kolektorów danych, a także rozszerzono możliwości programu Forte Handel w zakresie planowania zakupów, receptur oraz inwentaryzacji. Na potrzeby Działu Księgowości MSM S.A. zmienione zostały schematy księgowań dokumentów handlowych, ustalono plan kont i przeprowadzono dodatkowe szkolenia. Zmodyfikowano także wygląd dokumentów w Forte Handel oraz wprowadzono Dział Laboratorium do pracy z programem poprzez wykorzystanie mechanizmu rezerwacji. Mechanizm ten daje możliwość zablokowania przed wydaniem określonej palety czy partii towarów z magazynu surowców i wyrobów gotowych, które nie spełniają warunków jakości. Laboratorium wystawia również certyfikaty jakości do dokumentów WZ, zamówień i faktur.

ZLECENIA PRODUKCYJNE Z ZASTOSOWANIEM KOLEKTORÓW DANYCH

Mazowiecka Spółka Mleczarska S.A. kładła nacisk na automatyzację wszelkich czynności, aby ograniczyć ryzyko pomyłek i zwiększyć wydajność pracy. Niezbędne było zastosowania warunków umożliwiających realizację procedur HACCP i systemów jakości, w tym śledzenia partii poprzez ewidencjonowanie odpowiednich informacji i danych na etykietach produktów i w programie.

W tym celu w oparciu o program Forte Handel, MAP solutions przygotowała szereg rozwiązań, które odzwierciedlają proces produkcyjny, poczynając od ewidencji przyjęć i wydań surowców, półfabrykatów po gotowe towary. Poprzez zastosowanie kolektorów danych zautomatyzowano wydania i przyjęcia magazynowe, umożliwiono śledzenie surowców/produktów po terminie przydatności do spożycia czy numerze partii. Na magazynie zaewidencjonować można nie tylko wyroby gotowe, ale również inne indeksy powiązane z produkcją: produkty uszkodzone, kierowane do laboratorium lub typu mixfaza. Prowadzona jest również kontrola nad jakością palet z produktami poprzez ich oznakowanie oraz ewidencjonowanie terminu przydatności do spożycia, godziny i daty produkcji i przyjęcia do magazynu.

Zmodyfikowano również system w zakresie wydań magazynowych – mówi Łukasz Deres, Specjalista ds. Wdrożeń MAP solutions Sp. z o.o.

– Magazynier ma możliwość wyboru palety zgodnie z metodą FEFO, po numerze partii czy MHD i decyduje, która opuszcza magazyn. Jeżeli towar nie przebywał w magazynie przez wymagany czas, wówczas nie zostanie dopuszczony do wydania przez kolektor danych.

Dodatkowo stworzono moduł Zleceń produkcyjnych uruchamiany z poziomu Forte Handel, który poza wprowadzaniem i śledzeniem etapów realizacji produkcji, pozwala na powiązanie partii produktów i surowców z konkretnymi zleceniami produkcyjnymi, do których odnoszą się określone receptury i karty technologiczne. Jednocześnie został przygotowany interfejs na terminal dotykowy POS, pozwalający na etykietowanie i ewidencjonowanie poszczególnych partii towarów schodzących z linii produkcyjnej. Opowiada Tomasz Morawski – Specjalista ds. Informatyki Mazowieckiej Spółki Mleczarskiej S.A.

– Dzięki aplikacji osoba pracująca na tym stanowisku, w łatwy sposób wybiera aktualnie obsługiwane zlecenie produkcyjne, wskazuje kategorię produktu (towar gotowy, do laboratorium, etc.), który zszedł z taśmy, a potem wprowadza jego ilość. Następnie drukowana jest etykieta z kodem kreskowym, która pozwala odpowiednio zaewidencjonować paletę. Aplikacja jest czytelna, prosta w użyciu i w znaczący sposób automatyzuje oraz upraszcza ewidencję i oznakowanie produktu (na etykiecie drukowany jest: status, SSCC (Serial Shipping Container Code), indeks towarowy, MHD, nr partii, data).

DODATKOWE ROZWIĄZANIA

Przygotowane zostały również różnego rodzaju raporty umożliwiające tworzenie zestawień i analiz m.in. sprzedaż przypadająca na klienta z podziałem na kg, na kod pocztowy, rozliczenie produkcji w tygodniach.

Optymalne zamawianie surowców i opakowań usprawniono poprzez mechanizm wspierający planowanie zakupów. Taka analiza jest konieczna w celu zapewnienia ciągłości produkcji, gdyż zapewnia zamawianie surowców w odpowiednim momencie. Rozwiązanie oparte jest o algorytm, który wylicza zapotrzebowanie na podstawie zamówień obcych na przyszłe zlecenia oraz zrealizowanych zleceń produkcyjnych z poprzedniego okresu, a także stanów magazynowych surowców, uwzględniając jednocześnie czas realizacji dostaw i ich minimalne wartości.

Podczas prac informatycznych zmodyfikowane zostały receptury, dzięki czemu istnieje możliwość ewidencjonowania i wprowadzenia większej ilości danych i informacji, m.in.: stałego ubytku produkcyjnego, a jednostką obliczeniową receptury jest 1000 kg. Wykorzystując wymiary analityczne w Forte Handel dostosowano wydruki standardowych dokumentów, aby zawierały istotne dla kontrahenta informacje jak: partia, nr palety, MHD, data i godzina wejścia i wyjścia z magazynu. Zmieniono m.in. dokumenty: lista załadunkowa, wydanie z magazynu, zamówienia. Do WZ drukowane jest również HDI oraz certyfikaty jakości wystawiane przez Laboratorium. Do usprawnienia procesów inwentaryzacyjnych zastosowano rozwiązanie MAP solutions, którego standardową funkcjonalność rozszerzono o możliwość inwentaryzacji opakowań zbiorczych (palet) z wykorzystaniem kodów kreskowych.

Kontynuuje Łukasz Deres, Specjalista ds. Wdrożeń MAP solutions Sp. z o.o.

– Na potrzeby działu księgowości zastosowaliśmy raporty zmieniające sposób księgowania wszystkich dokumentów magazynowych (PZ, WZ, MM, protokoły likwidacji, inwentaryzacja, PW, RW). Schemat księgowania ulega zmianie dla każdej pozycji dokumentu magazynowego według kryterium kodu towaru/surowca/produktu użytego na danym dokumencie. Rozwiązanie ma celu usprawnienie realizacji prawidłowego księgowania wyrobów gotowych, surowców i opakowań oraz towarów handlowych.
Do uzgadniania wartości na magazynie oraz w programie finansowo-księgowym zastosowano mechanizm, który umożliwia analizę dowolnego produktu pod kątem wartości i ilości na magazynie. Zestawienie za wybrany okres prezentuje dane w tabeli przestawnej z funkcją eksportu do MS Excel. Towary i wartości przedstawione są w podziale na grupy (wyroby gotowe, surowce, opakowania, etc.) z uwzględnieniem magazynów oraz dodatkowych kryteriów w postaci grup towarowych.

ZREALIZOWANE USTALENIA

Z wdrożonego systemu korzystają wszystkie działy firmy (Dział Księgowości, Dział Skupu Mleka, Biuro Obsługi Klienta, Dział Kadr, Dział Produkcyjny w tym Magazyn, Produkcja, Logistyka oraz Laboratorium), które zostały przeszkolone zarówno ze standardowej funkcjonalności Systemu Zarządzania Forte jak i wprowadzonych rozwiązań indywidualnych. Wykonane prace podsumowuje Mariusz Partyka, Dyrektor Działu Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions Sp. z o.o.

– Wdrożenie było nietypowe, szczególnie pod względem dostosowania Systemu Zarządzania Forte do specyfiki MSM S.A. Branża, w której działa firma nakłada szereg wymagań wynikających z przepisów, dotyczących ewidencjonowania produktów spożywczych, ich oznaczania oraz śledzenia wykorzystanych do produkcji partii surowców. Cały system oraz kolektory danych rejestrują wszystkie operacje wykonywane przez pracowników, dzięki czemu w szybki sposób można ustalić zakres odpowiedzialności poszczególnych osób za konkretny etap produkcji w danym czasie. Prace informatyczne wykonaliśmy zgodnie z wyznaczonymi priorytetami w bardzo krótkim czasie, bo w ciągu 2 miesięcy, dzięki czemu zapewniono stałe funkcjonowanie zakładu.

O spełnionych oczekiwaniach mówi Rafał Rzepka – Prezes Zarządu Mazowieckiej Spółki Mleczarskiej S.A.

– Wdrożony system pozwolił na spełnienie naszych wymagań. Przede wszystkim kolektory danych i drukarki etykiet zautomatyzowały oraz usprawniły szereg wymagań i procedur, jakie nakłada przemysł spożywczy. Do najważniejszych należy zdolność do odtworzenia informacji o produkcie, wraz z informacjami o pochodzeniu wykorzystanych surowców. Możliwość śledzenia dostaw towarów w oparciu o numer partii i MHD czy powiązanie poszczególnych partii z wystawianymi certyfikatami jakości.
Zastosowane oprogramowanie Forte Handel wraz z rozwiązaniami dodatkowymi, szczególnie Zleceniami produkcyjnymi z kolektorami danych, zmniejsza ryzyko pomyłek, upraszcza i usprawnia pracę. W systemie możliwe jest również kontrolowanie czy wszystkie palety, które opuściły linię produkcyjną zostały przyjęte na magazyn, a ponadto weryfikowanie czasu jaki spędziły w chłodni, co gwarantuje utrzymanie odpowiedniej jakości produkcji. Ułatwieniem jest także oszacowanie i podpowiadanie zużycia poszczególnych surowców koniecznych do danego zlecenia produkcyjnego, zgodnie z kartami technologicznymi.

Sprawne funkcjonowanie i wydajne działanie systemu zapewnia prawidłowe rozliczenie produkcji według cen ewidencyjnych, a automatyzacja księgowania poszczególnych pozycji z dokumentów magazynowych, zgodnie ze schematem księgowym, eliminuje ryzyko pomyłek przy ręcznym księgowaniu, zmniejsza liczbę dokumentów, upraszcza sposób księgowania i zmniejsza nakłady pracy.

– Planujemy rozwijać system wraz z pojawiającymi się potrzebami przedsiębiorstwa, przede wszystkim zależy nam na połączeniu z zewnętrznym systemem do skupu mleka. Bardzo przydatne są dla nas również różne dodatkowe zestawienia usprawniające przepływ informacji i realizację procesów biznesowych, dlatego w ramach współpracy z MAP solutions będziemy rozwijać program o takie funkcjonalności. W związku z tym zdecydowaliśmy się na stałą umowę serwisową, która zapewnia nam wsparcie techniczne z określonym czasem reakcji, w zakresie serwisowania systemu, tworzenia dodatkowych raportów i szkoleń użytkowników. – mówi Rafał Rzepka – Prezes Zarządu Mazowieckiej Spółki Mleczarskiej S.A.