Elektroniczny Obieg Dokumentów to nowoczesne narzędzie, które umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją firmową – od faktur i umów, po wnioski i korespondencję. System automatyzuje obieg, przyspiesza akceptacje i chroni dane dzięki indywidualnym uprawnieniom dostępu. Usprawnia komunikację w zespole i eliminuje chaos papierowej dokumentacji.
System umożliwia elektroniczną rejestrację, skanowanie oraz archiwizację dokumentów. Dokumenty są indeksowane i przechowywane w bezpiecznym repozytorium, co zapewnia szybki dostęp do historii, ścieżki dokumentu oraz pełnej ewidencji.
System wspiera tworzenie indywidualnych ścieżek obiegu dokumentów (workflow), takich jak akceptacja, zatwierdzanie, weryfikacja. Automatyczne przypisywanie ról, terminów i powiadomień ułatwia kontrolę i przyspiesza działania.
Każdy dokument w systemie jest śledzony na każdym etapie obiegu. Użytkownicy mają wgląd w pełną historię operacji – kto, kiedy i co zrobił. Pomaga to w kontroli terminów, audycie i zgodności z procedurami.
Zestaw modułów wspierających kluczowe procesy biznesowe, takie jak obsługa faktur z OCR, elektroniczne wnioski zakupowe, zarządzanie umowami, księgi nadawcze i odbiorcze oraz rozliczanie delegacji. Moduły te pozwalają na pełną cyfryzację dokumentów, automatyzację akceptacji oraz integrację z systemami księgowymi i bankowymi.
System działa z poziomu przeglądarki, na komputerze i urządzeniach mobilnych. Dostęp możliwy z chmury lub serwera lokalnego.
Zaawansowany system ról i uprawnień – możliwość przypisywania użytkownikom konkretnych praw dostępu do dokumentów i procesów. Wszystkie dane są szyfrowane i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę produkcyjną, handlową, usługową czy biuro rachunkowe – Elektroniczny Obieg Dokumentów dopasowuje się do specyfiki Twojego biznesu, automatyzując procesy i zwiększając efektywność pracy.
Dla księgowych
Obieg dokumentów dla księgowości pozwala na automatyczne przetwarzanie dokumentów finansowych, szybki dostęp do danych oraz integrację z systemami ERP. Obsługa elektronicznych faktur, technologia OCR i elektroniczne archiwum redukują błędy i znacząco przyspieszają pracę działu księgowego.
Dla HR
Elektroniczny obieg dokumentów HR umożliwia obsługę wniosków urlopowych, delegacyjnych, akt osobowych oraz innych dokumentów kadrowych. System zapewnia szybki dostęp do danych pracowników i zgodność z przepisami, w tym RODO. Dzięki cyfryzacji procesów, dokumenty HR online są zawsze uporządkowane i bezpieczne.
Dla menadżerów
Workflow dokumentów pozwala menadżerom na bieżące śledzenie procesów, zatwierdzanie dokumentów zdalnie oraz dostęp do kluczowych danych w czasie rzeczywistym. Zarządzanie dokumentami online poprawia decyzyjność i przyspiesza działania zespołu.
Dla zarządu
System dokumentów dla zarządu zapewnia pełną kontrolę nad firmową dokumentacją, szybki wgląd w raporty i analizy oraz możliwość podejmowania decyzji na podstawie aktualnych danych. Cyfrowy obieg dokumentów to oszczędność czasu, redukcja kosztów i większe bezpieczeństwo informacji.
Moduł umożliwia przetwarzanie elektronicznych wersji faktur oraz faktur proforma, automatyzując ich wprowadzanie i obieg w firmie.
Dzięki elastycznym ustawieniom użytkownik może samodzielnie definiować, kto i w jakiej kolejności ma zajmować się danym dokumentem. Obieg dokumentów można w pełni dopasować do struktury organizacyjnej – od prostych ścieżek zatwierdzania po złożone procesy z udziałem wielu działów.
Dodatkowo moduł umożliwia przesyłanie danych z dokumentów do systemów finansowo-księgowych, takich jak Symfonia lub Comarch, co znacząco przyspiesza procesy księgowe i minimalizuje ryzyko błędów.
Moduł umożliwia tworzenie oraz elektroniczną obsługę wniosków zakupowych – od momentu zgłoszenia zapotrzebowania aż po jego zatwierdzenie i dalszą realizację. Dzięki konfigurowalnym ścieżkom akceptacji można w prosty sposób dostosować proces do struktury i polityki zakupowej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży.
Moduł umożliwia kompleksową obsługę zamówień w formie elektronicznej, zapewniając przejrzysty dostęp do danych oraz sprawne zarządzanie dokumentacją na każdym etapie procesu. Intuicyjny interfejs oraz zaawansowane możliwości filtrowania i wyszukiwania pozwalają na szybkie odnalezienie konkretnych zamówień, ich statusu oraz powiązanych dokumentów.
Moduł umożliwia akceptację oraz przechowywanie dokumentów umów w formie elektronicznej, zapewniając szybki i uporządkowany dostęp do pełnej dokumentacji. Użytkownicy mogą dodawać opisy oraz komentarze, co usprawnia codzienną pracę z umowami i ułatwia komunikację między działami.
Dodatkowo, poza standardowymi datami obowiązywania umowy, możliwe jest rejestrowanie innych istotnych terminów – takich jak obowiązek przedstawienia zestawienia z realizacji – wraz z automatycznym przypomnieniem e-mailowym wysyłanym do wskazanej osoby.
Przykładowo, jeśli umowa obowiązuje od 01.01.2023 do 31.12.2023, ale zawiera zapis o konieczności przekazania zestawienia do 30.06.2023, tę datę można dodać do tabeli kluczowych terminów, a system sam wyśle powiadomienie z ustalonym wyprzedzeniem.
Moduł umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej w formie elektronicznej. Usprawnia zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikacją z interesantami, instytucjami i kontrahentami – zarówno w formie tradycyjnej, jak i cyfrowej.
Moduł jest w pełni zintegrowany z rządowym systemem e-Doręczeń, co umożliwia obsługę korespondencji urzędowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Moduł umożliwia kompleksową obsługę delegacji służbowych – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – od złożenia wniosku, przez akceptację, aż po rozliczenie kosztów. Użytkownik może w prosty sposób utworzyć wniosek delegacyjny, który trafia do zatwierdzenia zgodnie z ustalonym obiegiem dokumentów.
Moduł jest zintegrowany z programem Symfonia Finanse i Księgowość, co pozwala na automatyczne przekazywanie danych finansowych związanych z delegacjami do systemu księgowego. Dzięki temu możliwe jest szybkie i bezbłędne rozliczanie delegacji, eliminacja konieczności podwójnego wprowadzania danych oraz spójność zapisów finansowych z dokumentacją kadrową i operacyjną.
Moduł umożliwia prowadzenie budżetu kosztowego w sposób przejrzysty, elastyczny i w pełni zintegrowany z pozostałymi procesami zakupowymi w systemie. Użytkownicy mogą tworzyć budżety dla całej organizacji lub wybranych działów, dzieląc je na okresy rozliczeniowe (np. miesięczne, kwartalne) oraz szczegółowe kategorie kosztów. Rozwiązanie wspiera dokładne planowanie wydatków i bieżące monitorowanie ich realizacji.
W połączeniu z modułami Wniosków Zakupowych, Zamówień oraz Faktur, moduł Budżety zapewnia kompleksową obsługę całego procesu zakupowego – od planowania środków, przez ich akceptację, aż po kontrolę realizacji w ramach dostępnych limitów budżetowych.
Moduł umożliwia ustrukturyzowane przechowywanie i współdzielenie dowolnych dokumentów w systemie. Stanowi centralne miejsce gromadzenia dokumentacji z możliwością łatwego wyszukiwania i kontroli dostępu.
Moduł umożliwia składanie i obsługę wniosków urlopowych w formie elektronicznej, zapewniając pełną przejrzystość oraz automatyzację procesu zarządzania nieobecnościami. Ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami a działem HR, wspierając jednocześnie zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Rozwiązanie może być powiązane z zewnętrznym systemem kadrowo-płacowym, co pozwala na bieżącą aktualizację danych urlopowych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.
Analiza przedwdrożeniowa to spotkanie zdalne lub seria spotkań eksperta MAP solutions z pracownikami Państwa firmy. Pozwala to na dokładne poznanie Państwa potrzeb w zakresie wdrożenia oraz na zaprojektowanie procesów jakie następnie zostaną odwzorowane w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Analiza jest obligatoryjnym punktem przed przystąpieniem do właściwego wdrożenia oprogramowania. Pozwala na dokładne oszacowanie pracochłonności, a co za tym idzie kosztów wdrożenia.
Istnieje możliwość indywidualnej integracji z innymi systemami zewnętrznymi takimi jak np. system do zarządzania projektami, system do zarządzania budżetami firmy, systemy logistyczne.