Elektroniczny Obieg Dokumentów

Zautomatyzuj obieg dokumentów w firmie i oszczędzaj czas, pieniądze oraz miejsce – bezpiecznie, szybko i bez papieru.

Elektroniczny Obieg Dokumentów to nowoczesne narzędzie, które umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją firmową – od faktur i umów, po wnioski i korespondencję. System automatyzuje obieg, przyspiesza akceptacje i chroni dane dzięki indywidualnym uprawnieniom dostępu. Usprawnia komunikację w zespole i eliminuje chaos papierowej dokumentacji.

Najważniejsze funkcje Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Rejestracja i archiwizacja dokumentów

System umożliwia elektroniczną rejestrację, skanowanie oraz archiwizację dokumentów. Dokumenty są indeksowane i przechowywane w bezpiecznym repozytorium, co zapewnia szybki dostęp do historii, ścieżki dokumentu oraz pełnej ewidencji.

Workflow – modelowanie i automatyzacja procesów

System wspiera tworzenie indywidualnych ścieżek obiegu dokumentów (workflow), takich jak akceptacja, zatwierdzanie, weryfikacja. Automatyczne przypisywanie ról, terminów i powiadomień ułatwia kontrolę i przyspiesza działania.

Monitorowanie terminów i metryka dokumentów

Każdy dokument w systemie jest śledzony na każdym etapie obiegu. Użytkownicy mają wgląd w pełną historię operacji – kto, kiedy i co zrobił. Pomaga to w kontroli terminów, audycie i zgodności z procedurami.

Moduły dedykowane – specjalistyczne funkcje dla firm

Zestaw modułów wspierających kluczowe procesy biznesowe, takie jak obsługa faktur z OCR, elektroniczne wnioski zakupowe, zarządzanie umowami, księgi nadawcze i odbiorcze oraz rozliczanie delegacji. Moduły te pozwalają na pełną cyfryzację dokumentów, automatyzację akceptacji oraz integrację z systemami księgowymi i bankowymi.

Dostęp mobilny i przeglądarkowy

System działa z poziomu przeglądarki, na komputerze i urządzeniach mobilnych. Dostęp możliwy z chmury lub serwera lokalnego.

Bezpieczeństwo i kontrola uprawnień

Zaawansowany system ról i uprawnień – możliwość przypisywania użytkownikom konkretnych praw dostępu do dokumentów i procesów. Wszystkie dane są szyfrowane i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.

Elektroniczny Obieg dokumentów dla każdej branzy

Rozwiązanie dla każdej branży

Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę produkcyjną, handlową, usługową czy biuro rachunkowe – Elektroniczny Obieg Dokumentów dopasowuje się do specyfiki Twojego biznesu, automatyzując procesy i zwiększając efektywność pracy.

Korzyści dla użytkowników

Dla księgowych

Obieg dokumentów dla księgowości pozwala na automatyczne przetwarzanie dokumentów finansowych, szybki dostęp do danych oraz integrację z systemami ERP. Obsługa elektronicznych faktur, technologia OCR i elektroniczne archiwum redukują błędy i znacząco przyspieszają pracę działu księgowego.

Dla HR

Elektroniczny obieg dokumentów HR umożliwia obsługę wniosków urlopowych, delegacyjnych, akt osobowych oraz innych dokumentów kadrowych. System zapewnia szybki dostęp do danych pracowników i zgodność z przepisami, w tym RODO. Dzięki cyfryzacji procesów, dokumenty HR online są zawsze uporządkowane i bezpieczne.

Dla menadżerów

Workflow dokumentów pozwala menadżerom na bieżące śledzenie procesów, zatwierdzanie dokumentów zdalnie oraz dostęp do kluczowych danych w czasie rzeczywistym. Zarządzanie dokumentami online poprawia decyzyjność i przyspiesza działania zespołu.

Dla zarządu

System dokumentów dla zarządu zapewnia pełną kontrolę nad firmową dokumentacją, szybki wgląd w raporty i analizy oraz możliwość podejmowania decyzji na podstawie aktualnych danych. Cyfrowy obieg dokumentów to oszczędność czasu, redukcja kosztów i większe bezpieczeństwo informacji.

Sprawdź jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów

Obejrzyj wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Moduły aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów:

Moduł Faktura / Faktura ProForma z OCR

Moduł umożliwia przetwarzanie elektronicznych wersji faktur oraz faktur proforma, automatyzując ich wprowadzanie i obieg w firmie.

Dzięki elastycznym ustawieniom użytkownik może samodzielnie definiować, kto i w jakiej kolejności ma zajmować się danym dokumentem. Obieg dokumentów można w pełni dopasować do struktury organizacyjnej – od prostych ścieżek zatwierdzania po złożone procesy z udziałem wielu działów.

Dodatkowo moduł umożliwia przesyłanie danych z dokumentów do systemów finansowo-księgowych, takich jak Symfonia lub Comarch, co znacząco przyspiesza procesy księgowe i minimalizuje ryzyko błędów.

Funkcje modułu

  • Automatyczne wprowadzanie danych z dokumentów dzięki wbudowanemu systemowi OCR (optycznemu rozpoznawaniu znaków), co znacząco ogranicza pracę użytkownika,
  • Podłączenie skrzynki pocztowej, na którą dostawcy przesyłają faktury – system automatycznie importuje załączniki w formacie PDF lub jako pliki graficzne, tworzy dokumenty w Elektronicznym Obiegu Dokumentów i uruchamia w tle proces OCR,
  • Łączenie faktur z innymi dokumentami, w tym wskazywanie dokumentów korygujących,
  • Automatyczne stosowanie wcześniej zdefiniowanych kluczy podziału faktury – np. dla danego kontrahenta można przypisać podział kosztów: 50% oddział centralny, 30% produkcja, 20% magazyn, a system sam rozpisze fakturę zgodnie z ustalonymi proporcjami, niezależnie od jej wartości,
  • Obsługę faktur w różnych walutach – moduł pobiera kursy z tabeli NBP na podstawie daty dokumentu, z możliwością ręcznej korekty daty lub wprowadzenia własnego kursu przez uprawnionych użytkowników,
  • Przekazywanie informacji zwrotnej z systemu księgowego o rozliczeniu dokumentów,
  • Synchronizację danych z systemami ERP i księgowymi w sposób bezpieczny i kontrolowany.
  • Dodatkowe funkcjonalności modułu:
  • Integracja z systemem handlowo-magazynowym w zakresie faktur magazynowych,
  • Integracja z bankowością internetową poprzez aplikację „Nasz Bank”.

Moduł Wnioski zakupowe

Moduł umożliwia tworzenie oraz elektroniczną obsługę wniosków zakupowych – od momentu zgłoszenia zapotrzebowania aż po jego zatwierdzenie i dalszą realizację. Dzięki konfigurowalnym ścieżkom akceptacji można w prosty sposób dostosować proces do struktury i polityki zakupowej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży.

Funkcje modułu

  • definiowanie wieloetapowych ścieżek akceptacji, dopasowanych do struktury organizacyjnej,
  • przypisywanie ofert kontrahentów do konkretnych pozycji wskazanych we wniosku
  • powiązanie z innymi modułami w systemie: Budżetowania, Zamówień oraz Faktur, co umożliwia kompleksową obsługę procesu zakupowego i pełną kontrolę budżetu,
  • personalizację wydruku dokumentu zgodnie z indywidualnym szablonem przekazanym przez klienta.

Moduł Zamówienia

Moduł umożliwia kompleksową obsługę zamówień w formie elektronicznej, zapewniając przejrzysty dostęp do danych oraz sprawne zarządzanie dokumentacją na każdym etapie procesu. Intuicyjny interfejs oraz zaawansowane możliwości filtrowania i wyszukiwania pozwalają na szybkie odnalezienie konkretnych zamówień, ich statusu oraz powiązanych dokumentów.

Funkcje modułu:

  • możliwość przypisywania do zamówienia powiązanych dokumentów, takich jak faktury, co umożliwia szybką weryfikację realizacji i zgodność zamówienia z kosztami,
  • obsługa elektronicznych formularzy zawierających wszystkie dane dotyczące zamówienia – od danych kontrahenta po szczegóły pozycji zakupowych,
  • integracja z modułem Wniosków Zakupowych, co umożliwia spójne zarządzanie całym procesem zakupowym w jednym środowisku

Moduł Umowy

Moduł umożliwia akceptację oraz przechowywanie dokumentów umów w formie elektronicznej, zapewniając szybki i uporządkowany dostęp do pełnej dokumentacji. Użytkownicy mogą dodawać opisy oraz komentarze, co usprawnia codzienną pracę z umowami i ułatwia komunikację między działami.

Dodatkowo, poza standardowymi datami obowiązywania umowy, możliwe jest rejestrowanie innych istotnych terminów – takich jak obowiązek przedstawienia zestawienia z realizacji – wraz z automatycznym przypomnieniem e-mailowym wysyłanym do wskazanej osoby.

Przykładowo, jeśli umowa obowiązuje od 01.01.2023 do 31.12.2023, ale zawiera zapis o konieczności przekazania zestawienia do 30.06.2023, tę datę można dodać do tabeli kluczowych terminów, a system sam wyśle powiadomienie z ustalonym wyprzedzeniem.

Funkcje modułu:

  • możliwość powiązania umowy z innymi dokumentami, takimi jak faktury wynikające z jej zapisów czy wnioski zakupowe stanowiące podstawę jej zawarcia,
  • tabela kluczowych dat i przypomnień, w której można rejestrować dodatkowe terminy istotne dla realizacji umowy – niezależnie od dat jej obowiązywania,
  • automatyczne powiadomienia e-mailowe o zbliżających się terminach, z możliwością konfiguracji czasu wyprzedzenia.

Moduł Książki Nadawczej i Odbiorczej

Moduł umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej w formie elektronicznej. Usprawnia zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikacją z interesantami, instytucjami i kontrahentami – zarówno w formie tradycyjnej, jak i cyfrowej.

Moduł jest w pełni zintegrowany z rządowym systemem e-Doręczeń, co umożliwia obsługę korespondencji urzędowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Funkcje modułu:

  • elektroniczna rejestracja i obsługa korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej,
  • możliwość definiowania i uruchamiania procesu przekazywania pism wewnątrz organizacji,
  • weryfikacja odpowiedzi na pisma oraz śledzenie historii komunikacji w ramach danej sprawy,
  • automatyczne generowanie list nadawczych dla poczty tradycyjnej lub przesyłek kurierskich,
  • łączenie dokumentów w spójne „sprawy” w celu kompleksowego zarządzania korespondencją z daną osobą lub instytucją,
  • przesyłanie, podpisywanie i archiwizowanie korespondencji elektronicznej w ramach jednego systemu.
  • Integracja z rządowym systemem e-Doręczeń – użytkownicy mogą wysyłać i odbierać pisma bezpośrednio z poziomu aplikacji, zachowując pełną zgodność z wymogami doręczeń elektronicznych.

Moduł Delegacji Krajowych i Zagranicznych

Moduł umożliwia kompleksową obsługę delegacji służbowych – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – od złożenia wniosku, przez akceptację, aż po rozliczenie kosztów. Użytkownik może w prosty sposób utworzyć wniosek delegacyjny, który trafia do zatwierdzenia zgodnie z ustalonym obiegiem dokumentów.

Moduł jest zintegrowany z programem Symfonia Finanse i Księgowość, co pozwala na automatyczne przekazywanie danych finansowych związanych z delegacjami do systemu księgowego. Dzięki temu możliwe jest szybkie i bezbłędne rozliczanie delegacji, eliminacja konieczności podwójnego wprowadzania danych oraz spójność zapisów finansowych z dokumentacją kadrową i operacyjną.

Funkcje modułu:

  • tworzenie i akceptację wniosków o delegacje służbowe (krajowe i zagraniczne),
  • możliwość określenia miejsca docelowego, celu podróży, dat, środka transportu oraz przewidywanych kosztów,
  • wprowadzanie i przypisywanie kosztów podróży przez osobę delegowaną,
  • rozliczenie zaliczek oraz rzeczywistych wydatków po zakończeniu delegacji,
  • obsługę kursów walut dla delegacji zagranicznych oraz możliwość ręcznego wprowadzania kursów przez uprawnionych użytkowników,
  • integrację z systemem finansowo-księgowym Symfonia, umożliwiającą automatyczne przesyłanie danych finansowych i przyspieszenie rozliczeń.

Moduł Budżety

Moduł umożliwia prowadzenie budżetu kosztowego w sposób przejrzysty, elastyczny i w pełni zintegrowany z pozostałymi procesami zakupowymi w systemie. Użytkownicy mogą tworzyć budżety dla całej organizacji lub wybranych działów, dzieląc je na okresy rozliczeniowe (np. miesięczne, kwartalne) oraz szczegółowe kategorie kosztów. Rozwiązanie wspiera dokładne planowanie wydatków i bieżące monitorowanie ich realizacji.

W połączeniu z modułami Wniosków Zakupowych, Zamówień oraz Faktur, moduł Budżety zapewnia kompleksową obsługę całego procesu zakupowego – od planowania środków, przez ich akceptację, aż po kontrolę realizacji w ramach dostępnych limitów budżetowych.

Funkcje modułu:

  • tworzenie i edytowanie budżetów kosztowych,
  • definiowanie okresów rozliczeniowych oraz szczegółowych kategorii budżetowych,
  • możliwość wprowadzania korekt budżetowych z automatycznym zapisem historii zmian,
  • śledzenie wykorzystania budżetu w czasie rzeczywistym.

Moduł Repozytorium

Moduł umożliwia ustrukturyzowane przechowywanie i współdzielenie dowolnych dokumentów w systemie. Stanowi centralne miejsce gromadzenia dokumentacji z możliwością łatwego wyszukiwania i kontroli dostępu.

Moduł Urlopy

Moduł umożliwia składanie i obsługę wniosków urlopowych w formie elektronicznej, zapewniając pełną przejrzystość oraz automatyzację procesu zarządzania nieobecnościami. Ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami a działem HR, wspierając jednocześnie zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Rozwiązanie może być powiązane z  zewnętrznym systemem kadrowo-płacowym, co pozwala na bieżącą aktualizację danych urlopowych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.

Funkcje modułu:

  • Składanie wniosków urlopowych online z podglądem dostępnego limitu dni urlopowych – w podziale na kategorie (np. urlop wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny),
  • Elektroniczna akceptacja wniosków przez osoby upoważnione, zgodnie z ustalonym procesem,
  • Funkcja zastępstw – możliwość wskazania osoby zastępującej w czasie nieobecności pracownika, co zapobiega przestojom w akceptacji dokumentów i utrzymuje ciągłość pracy,
  • Obsługa różnych wymiarów i form zatrudnienia (pełny etat, część etatu, umowy cywilnoprawne),
  • Integracja z systemem Symfonia Kadry i Płace – umożliwiająca synchronizację danych kadrowych i urlopowych,
  • Możliwość wymiany danych z innym oprogramowaniem kadrowym za pomocą plików.

Poznaj odpowiedzi na częste pytania o program Elektroniczny Obieg Dokumentów

Czym jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to spotkanie zdalne lub seria spotkań eksperta MAP solutions z pracownikami Państwa firmy. Pozwala to na dokładne poznanie Państwa potrzeb w zakresie wdrożenia oraz na zaprojektowanie procesów jakie następnie zostaną odwzorowane w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Czy analiza przedwdrożeniowa jest konieczna?

Analiza jest obligatoryjnym punktem przed przystąpieniem do właściwego wdrożenia oprogramowania. Pozwala na dokładne oszacowanie pracochłonności, a co za tym idzie kosztów wdrożenia.

Czy program można zintegrować z innym systemem zewnętrznym?

Istnieje możliwość indywidualnej integracji z innymi systemami zewnętrznymi takimi jak np. system do zarządzania projektami, system do zarządzania budżetami firmy, systemy logistyczne.

Poznaj inne rozwiązania z którymi współpracuje Elektroniczny Obieg Dokumentów

Pobierz prezentację aplikacji: TUTAJ

Umowa licencyjna aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów: TUTAJ

kontakt zespół

Zacznij oszczędzać czas i pieniądze – przejdź na dokumenty online

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Podaj numer telefonu i adres email, skontaktujemy się!

oddzwonimy!

Dziękujemy za zostawienie swojego numeru telefonu!

Oddzwonimy jak najszybciej.