Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów to intuicyjne narzędzie, które umożliwia pełne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Do lamusa odchodzą już segregatory pełne papierowych faktur, zalegające latami na półkach niejednej firmy. Obieg w formie elektronicznej, oszczędza przede wszystkim cenny czas pracowników oraz firmowy budżet. Pozwala również zapanować nad całą dokumentacją firmy, a nie tylko obiegiem faktur.

	Zalety • Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie; • Możliwość modelowania i uruchomienia procesów workflow; • Monitorowanie terminów realizacji spraw związanych z dokumentacją; • Spersonalizowany pulpit; • Historia i metryka dokumentów; • Wnioski budżetowe i zakupowe; • Zarządzanie nieobecnościami i zastępstwami.
Pełna kontrola Elastyczność systemu pozwala dostosować go do specyfiki każdej organizacji. Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie może odbywać się z każdego poziomu użytkownika, pomaga w tym rozbudowany system historii i metryki dokumentów.
	ELASTYCZNA komunikacja Dzięki możliwości szybkiego dostosowania systemu, nasza aplikacja współpracuje z oprogramowaniem niemal każdego producenta.
Swobodny dostęp Dostęp do aplikacji jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej – dzięki temu działa na wszystkich urządzeniach. Aplikacja daje możliwość umieszczenia w chmurze, na własnym lub wydzierżawionym serwerze.
	Czytelny interfejs System umożliwia zdefiniowanie różnych opisów merytorycznych oraz wykorzystanie ich podczas pracy systemu. Zawarte informacje są jednoznaczne i czytelne dla wszystkich użytkowników, pomagają w tym zawarte w aplikacji mechanizmy walidacji danych.

System zarządzania dokumentacją pozwoli zapanować nad obiegiem i archiwizacją dokumentów w Twojej firmie!

Niezbędnym elementem każdego wdrożenia aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów jest Analiza przedwdrożeniowa.

Analiza przedwdrożeniowa – jest to spotkanie zdalne lub seria spotkań eksperta MAP solutions z pracownikami Państwa firmy. Pozwala to na dokładne poznanie Państwa potrzeb w zakresie wdrożenia oraz na zaprojektowanie procesów jakie następnie zostaną odwzorowane w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Analiza jest obligatoryjnym punktem przed przystąpieniem do właściwego wdrożenia oprogramowania. Pozwala ona również na dokładne oszacowanie pracochłonności, a co za tym idzie kosztów wdrożenia.

Opis modułów aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów:

Moduł Faktura / Faktura ProForma z OCR – Moduł pozwala na procesowanie elektronicznej wersji dokumentu faktury oraz faktury proforma. Funkcjonalność modułu pozwala na obsługę dokumentu przez wiele osób, w dowolnie sformułowanym procesie. Wbudowany system rozpoznawania tekstu (OCR) ułatwia wprowadzanie danych z dokumentu do systemu oraz minimalizuje możliwość popełnienie błędów. Moduł pozwala łączyć dokumenty faktur ze sobą oraz wskazywać dokumenty korygujące. Ostatnim etapem procesu jest przeniesienie danych o dokumencie do systemu finansowo księgowego. Dodatkowymi funkcjami modułu:

• Integracja z systemem handlowo-magazynowym w ramach faktur magazynowych;
• Integracja z bankowością internetową za pomocą aplikacji „Nasz Bank”.

Moduł Wnioski zakupowe – Moduł pozwala na utworzenie procesu akceptacji wniosków zakupowych oraz ich klasyfikacje. Dzięki dedykowanemu procesowi jest w stanie dopasować się pod konkretne wymogi przedsiębiorstwa. Moduł daje możliwość przypisania ofert kontrahentów w ramach zakupu wskazanego we wniosku. W połączeniu z modułami Budżetowania, Zamówień oraz Faktur stanowi pełną obsługę procesu zakupowego w przedsiębiorstwie wraz z kontrolą wykorzystania budżetu.

Moduł Zamówienia – Moduł pozwala na obsługę dokumentów zamówień w formie elektronicznej. Zapewnia intuicyjną obsługę oraz wyszukiwanie dokumentów. Przypisywanie innych dokumentów takich jak np. faktury pozwala na szybką weryfikację realizacji zamówienia od strony finansowej.

Moduł Umowy – Moduł pozwala na akceptację oraz przechowywanie dokumentów umów. Dzięki niemu można uzyskać łatwy dostęp do elektronicznej dokumentacji wraz z opisami i komentarzami. Możliwość przypisywania innych rodzajów dokumentów takich jak Faktury wynikające z tytułu umowy lub wnioski zakupowe, z których wynika dana umowa, ułatwia codzienną pracę z dokumentacją.

Moduł Książka Odbiorcza – Moduł pozwala na prowadzenie książki odbiorczej w formie elektronicznej. Ułatwia to użytkownikom przekazywanie poczty drogą elektroniczną. Istnieje możliwość przypisania procesu przekazywania poczty oraz weryfikacji ewentualnych odpowiedzi na korespondencje. W połączeniu z Modułem książki Nadawczej pozwala również na łączenie dokumentów w sprawy, w ramach których prowadzimy korespondencje z interesantami.

Moduł Książki Nadawczej – Moduł pozwala na prowadzenie książki nadawczej w formie elektronicznej. Ułatwia to użytkownikom przekazywanie poczty w formie elektronicznej. Moduł ułatwia również pracę z pocztą lub kurierami umożliwiając generowanie listy nadawczej. W połączeniu z Modułem książki Odbiorczej pozwala również na łączenie dokumentów w sprawy w ramach, których prowadzimy korespondencje z interesantami.

Moduł Delegacji Krajowych – Moduł pozwala na wystawienie wniosku o delegacje krajową oraz jego akceptacje. Daje również możliwość przypisania kosztów delegacji przez osobę delegowaną, co w kolejnych kokach ułatwia rozliczenie kosztów delegacji oraz weryfikację pobranych zaliczek.

Moduł Budżety – Moduł pozwala na prowadzenie do systemu budżetu kosztowego przedsiębiorstwa. Budżety te mogą być podzielone na poszczególne okresy oraz pozycje. Moduł daje również możliwość wprowadzania korekt do budżetu wraz z zapisywaniem historii tych zmian. W połączeniu z modułami Wniosków Zakupowych, Zamówień oraz Faktur stanowi pełną obsługę procesu zakupowego w przedsiębiorstwie wraz z kontrolą wykorzystania budżetu.

Moduł Repozytorium – Moduł systemu pozwalający na ustrukturyzowane przechowywanie i współdzielenie dowolnych dokumentów.
Każdy dokument ma tworzoną metrykę pozwalającą na stworzenie opisu zarówno polami tekstowymi, liczbowymi jak i słownikowymi.
Dzięki funkcjonalności udostępniania dokumentów mamy możliwość wskazywania grup lub konkretnych użytkowników, którzy mogą mieć dostęp do dokumentu na zasadzie podglądu.

Moduł Urlopy – Moduł urlopów pozwala na składanie przez pracowników wniosków urlopowych w formie elektronicznej. Podczas składana wniosku mają oni możliwość podglądu przysługujących im pozostałych dni urlopowych, w podziale na poszczególne kategorie. Wnioski mogą być następnie akceptowane przez upoważnione osoby. Moduł wyposażony jest w funkcjonalność zastępstwa, która pozwala na wskazywanie osoby zastępującej nieobecnego. Pozwala to na zniwelowanie zatorów w akceptacji dokumentów. Moduł obsługuje różne wymiary oraz formy zatrudnienia. Działa w integracji z systemem Symfonia Kadry i płace lub samodzielnie. Posiada również możliwość wymiany plikowej z innym oprogramowaniem kadrowym.

Integracja z podpisem kwalifikowanym – Pozwala na podpisywanie dokumentów przez uprawnionych użytkowników systemu bez potrzeby pobierania dokumentów oraz ponownego ich wprowadzania do systemu.

Integracja z Symfonia Handel – Integracja pozwala na przekazywanie dokumentów kosztowych magazynowych do systemu Symfonia Handel. Ułatwia to znacząco tworzenie dokumentów oraz wprowadzania towarów na kartotekę magazynową.

Integracja z bankowością internetową za pomocą aplikacji Nasz Bank – Integracja pozwala na tworzenie paczek przelewów za faktury nie znajdujące się w systemie finansowo księgowym jak np. FV Proforma. Przyśpiesza to znacząco proces płatności oraz eliminuje ewentualny błąd ludzki.

Pobierz prezentację aplikacji: TUTAJ

Umowa licencyjna aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów: TUTAJ