Elektroniczny Obieg Dokumentów

Najważniejsze funkcje Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Sprawdź jak działa Elektroniczny Obieg Dokumentów

Obejrzyj wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Moduły aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów:

Moduł Faktura / Faktura ProForma z OCR

Moduł umożliwia przetwarzanie elektronicznych wersji faktur oraz faktur proforma, automatyzując ich wprowadzanie i obieg w firmie.

Dzięki elastycznym ustawieniom użytkownik może samodzielnie definiować, kto i w jakiej kolejności ma zajmować się danym dokumentem. Obieg dokumentów można w pełni dopasować do struktury organizacyjnej – od prostych ścieżek zatwierdzania po złożone procesy z udziałem wielu działów.

Dodatkowo moduł umożliwia przesyłanie danych z dokumentów do systemów finansowo-księgowych, takich jak Symfonia lub Comarch, co znacząco przyspiesza procesy księgowe i minimalizuje ryzyko błędów.

Funkcje modułu

• Automatyczne wprowadzanie danych z dokumentów dzięki wbudowanemu systemowi OCR (optycznemu rozpoznawaniu znaków), co znacząco ogranicza pracę użytkownika,
• Podłączenie skrzynki pocztowej, na którą dostawcy przesyłają faktury – system automatycznie importuje załączniki w formacie PDF lub jako pliki graficzne, tworzy dokumenty w Elektronicznym Obiegu Dokumentów i uruchamia w tle proces OCR,
• Łączenie faktur z innymi dokumentami, w tym wskazywanie dokumentów korygujących,
• Automatyczne stosowanie wcześniej zdefiniowanych kluczy podziału faktury – np. dla danego kontrahenta można przypisać podział kosztów: 50% oddział centralny, 30% produkcja, 20% magazyn, a system sam rozpisze fakturę zgodnie z ustalonymi proporcjami, niezależnie od jej wartości,
• Obsługę faktur w różnych walutach – moduł pobiera kursy z tabeli NBP na podstawie daty dokumentu, z możliwością ręcznej korekty daty lub wprowadzenia własnego kursu przez uprawnionych użytkowników,
• Przekazywanie informacji zwrotnej z systemu księgowego o rozliczeniu dokumentów,
• Synchronizację danych z systemami ERP i księgowymi w sposób bezpieczny i kontrolowany.
• Dodatkowe funkcjonalności modułu:
• Integracja z systemem handlowo-magazynowym w zakresie faktur magazynowych,
• Integracja z bankowością internetową poprzez aplikację „Nasz Bank”.

Moduł Wnioski zakupowe

Moduł umożliwia tworzenie oraz elektroniczną obsługę wniosków zakupowych – od momentu zgłoszenia zapotrzebowania aż po jego zatwierdzenie i dalszą realizację. Dzięki konfigurowalnym ścieżkom akceptacji można w prosty sposób dostosować proces do struktury i polityki zakupowej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży.

Funkcje modułu

• definiowanie wieloetapowych ścieżek akceptacji, dopasowanych do struktury organizacyjnej,
• przypisywanie ofert kontrahentów do konkretnych pozycji wskazanych we wniosku
• powiązanie z innymi modułami w systemie: Budżetowania, Zamówień oraz Faktur, co umożliwia kompleksową obsługę procesu zakupowego i pełną kontrolę budżetu,
• personalizację wydruku dokumentu zgodnie z indywidualnym szablonem przekazanym przez klienta.

Moduł Zamówienia

Moduł umożliwia kompleksową obsługę zamówień w formie elektronicznej, zapewniając przejrzysty dostęp do danych oraz sprawne zarządzanie dokumentacją na każdym etapie procesu. Intuicyjny interfejs oraz zaawansowane możliwości filtrowania i wyszukiwania pozwalają na szybkie odnalezienie konkretnych zamówień, ich statusu oraz powiązanych dokumentów.

Funkcje modułu:

• możliwość przypisywania do zamówienia powiązanych dokumentów, takich jak faktury, co umożliwia szybką weryfikację realizacji i zgodność zamówienia z kosztami,
• obsługa elektronicznych formularzy zawierających wszystkie dane dotyczące zamówienia – od danych kontrahenta po szczegóły pozycji zakupowych,
• integracja z modułem Wniosków Zakupowych, co umożliwia spójne zarządzanie całym procesem zakupowym w jednym środowisku

Moduł Umowy

Moduł umożliwia akceptację oraz przechowywanie dokumentów umów w formie elektronicznej, zapewniając szybki i uporządkowany dostęp do pełnej dokumentacji. Użytkownicy mogą dodawać opisy oraz komentarze, co usprawnia codzienną pracę z umowami i ułatwia komunikację między działami.

Dodatkowo, poza standardowymi datami obowiązywania umowy, możliwe jest rejestrowanie innych istotnych terminów – takich jak obowiązek przedstawienia zestawienia z realizacji – wraz z automatycznym przypomnieniem e-mailowym wysyłanym do wskazanej osoby.

Przykładowo, jeśli umowa obowiązuje od 01.01.2023 do 31.12.2023, ale zawiera zapis o konieczności przekazania zestawienia do 30.06.2023, tę datę można dodać do tabeli kluczowych terminów, a system sam wyśle powiadomienie z ustalonym wyprzedzeniem.

Funkcje modułu:

• możliwość powiązania umowy z innymi dokumentami, takimi jak faktury wynikające z jej zapisów czy wnioski zakupowe stanowiące podstawę jej zawarcia,
• tabela kluczowych dat i przypomnień, w której można rejestrować dodatkowe terminy istotne dla realizacji umowy – niezależnie od dat jej obowiązywania,
• automatyczne powiadomienia e-mailowe o zbliżających się terminach, z możliwością konfiguracji czasu wyprzedzenia.

Moduł Książki Nadawczej i Odbiorczej

Moduł umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej w formie elektronicznej. Usprawnia zarządzanie obiegiem dokumentów oraz komunikacją z interesantami, instytucjami i kontrahentami – zarówno w formie tradycyjnej, jak i cyfrowej.

Moduł jest w pełni zintegrowany z rządowym systemem e-Doręczeń, co umożliwia obsługę korespondencji urzędowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Funkcje modułu:

• elektroniczna rejestracja i obsługa korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej,
• możliwość definiowania i uruchamiania procesu przekazywania pism wewnątrz organizacji,
• weryfikacja odpowiedzi na pisma oraz śledzenie historii komunikacji w ramach danej sprawy,
• automatyczne generowanie list nadawczych dla poczty tradycyjnej lub przesyłek kurierskich,
• łączenie dokumentów w spójne „sprawy” w celu kompleksowego zarządzania korespondencją z daną osobą lub instytucją,
• przesyłanie, podpisywanie i archiwizowanie korespondencji elektronicznej w ramach jednego systemu.
• Integracja z rządowym systemem e-Doręczeń – użytkownicy mogą wysyłać i odbierać pisma bezpośrednio z poziomu aplikacji, zachowując pełną zgodność z wymogami doręczeń elektronicznych.

Moduł Delegacji Krajowych i Zagranicznych

Moduł umożliwia kompleksową obsługę delegacji służbowych – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – od złożenia wniosku, przez akceptację, aż po rozliczenie kosztów. Użytkownik może w prosty sposób utworzyć wniosek delegacyjny, który trafia do zatwierdzenia zgodnie z ustalonym obiegiem dokumentów.

Moduł jest zintegrowany z programem Symfonia Finanse i Księgowość, co pozwala na automatyczne przekazywanie danych finansowych związanych z delegacjami do systemu księgowego. Dzięki temu możliwe jest szybkie i bezbłędne rozliczanie delegacji, eliminacja konieczności podwójnego wprowadzania danych oraz spójność zapisów finansowych z dokumentacją kadrową i operacyjną.

Funkcje modułu:

• tworzenie i akceptację wniosków o delegacje służbowe (krajowe i zagraniczne),
• możliwość określenia miejsca docelowego, celu podróży, dat, środka transportu oraz przewidywanych kosztów,
• wprowadzanie i przypisywanie kosztów podróży przez osobę delegowaną,
• rozliczenie zaliczek oraz rzeczywistych wydatków po zakończeniu delegacji,
• obsługę kursów walut dla delegacji zagranicznych oraz możliwość ręcznego wprowadzania kursów przez uprawnionych użytkowników,
• integrację z systemem finansowo-księgowym Symfonia, umożliwiającą automatyczne przesyłanie danych finansowych i przyspieszenie rozliczeń.

Moduł Budżety

Moduł umożliwia prowadzenie budżetu kosztowego w sposób przejrzysty, elastyczny i w pełni zintegrowany z pozostałymi procesami zakupowymi w systemie. Użytkownicy mogą tworzyć budżety dla całej organizacji lub wybranych działów, dzieląc je na okresy rozliczeniowe (np. miesięczne, kwartalne) oraz szczegółowe kategorie kosztów. Rozwiązanie wspiera dokładne planowanie wydatków i bieżące monitorowanie ich realizacji.

W połączeniu z modułami Wniosków Zakupowych, Zamówień oraz Faktur, moduł Budżety zapewnia kompleksową obsługę całego procesu zakupowego – od planowania środków, przez ich akceptację, aż po kontrolę realizacji w ramach dostępnych limitów budżetowych.

Funkcje modułu:

• tworzenie i edytowanie budżetów kosztowych,
• definiowanie okresów rozliczeniowych oraz szczegółowych kategorii budżetowych,
• możliwość wprowadzania korekt budżetowych z automatycznym zapisem historii zmian,
• śledzenie wykorzystania budżetu w czasie rzeczywistym.

Moduł Repozytorium

Moduł umożliwia ustrukturyzowane przechowywanie i współdzielenie dowolnych dokumentów w systemie. Stanowi centralne miejsce gromadzenia dokumentacji z możliwością łatwego wyszukiwania i kontroli dostępu.

Moduł Urlopy

Moduł umożliwia składanie i obsługę wniosków urlopowych w formie elektronicznej, zapewniając pełną przejrzystość oraz automatyzację procesu zarządzania nieobecnościami. Ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami a działem HR, wspierając jednocześnie zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Rozwiązanie może być powiązane z  zewnętrznym systemem kadrowo-płacowym, co pozwala na bieżącą aktualizację danych urlopowych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania.

Funkcje modułu:

• Składanie wniosków urlopowych online z podglądem dostępnego limitu dni urlopowych – w podziale na kategorie (np. urlop wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny),
• Elektroniczna akceptacja wniosków przez osoby upoważnione, zgodnie z ustalonym procesem,
• Funkcja zastępstw – możliwość wskazania osoby zastępującej w czasie nieobecności pracownika, co zapobiega przestojom w akceptacji dokumentów i utrzymuje ciągłość pracy,
• Obsługa różnych wymiarów i form zatrudnienia (pełny etat, część etatu, umowy cywilnoprawne),
• Integracja z systemem Symfonia Kadry i Płace – umożliwiająca synchronizację danych kadrowych i urlopowych,
• Możliwość wymiany danych z innym oprogramowaniem kadrowym za pomocą plików.

Poznaj odpowiedzi na częste pytania o program Elektroniczny Obieg Dokumentów

Czym jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to spotkanie zdalne lub seria spotkań eksperta MAP solutions z pracownikami Państwa firmy. Pozwala to na dokładne poznanie Państwa potrzeb w zakresie wdrożenia oraz na zaprojektowanie procesów jakie następnie zostaną odwzorowane w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Czy analiza przedwdrożeniowa jest konieczna?

Analiza jest obligatoryjnym punktem przed przystąpieniem do właściwego wdrożenia oprogramowania. Pozwala na dokładne oszacowanie pracochłonności, a co za tym idzie kosztów wdrożenia.

Czy program można zintegrować z innym systemem zewnętrznym?

Istnieje możliwość indywidualnej integracji z innymi systemami zewnętrznymi takimi jak np. system do zarządzania projektami, system do zarządzania budżetami firmy, systemy logistyczne.