Zakład Obsługi Energetyki Sp. z o.o.

Branża: energetyczna (budowa i eksploatacja sieci energetycznej)

Wdrożone oprogramowanie:

• Sage Symfonia ERP (Forte)
• Moduł „Zlecenia”
• Kolektory danych
• Rozwiązania indywidualne

Tylko nowatorskie rozwiązania

Dynamiczny rozwój Zakładu Obsługi Energetyki Sp. z o.o. w Zgierzu wymusił implementację nowoczesnego systemu informatycznego klasy ERP, który w czytelny i szybki sposób pozwoliłby uzyskiwać informacje konieczne do prowadzenia racjonalnej polityki biznesowej oraz usprawnił pracę działów.

O Zakładzie Obsługi Energetyki Sp. z o.o.

Zakład Obsługi Energetyki Sp. z o.o.  powstał w 1996 roku w wyniku wydzielenia z Zakładu Energetycznego Łódź – Teren S.A. (obecnie PGE Dystrybucja Łódź – Teren SA) działalności techniczno – usługowej. ZOE oferuje nowoczesne urządzenia oraz specjalistyczne usługi serwisowe, montażowe, budowlane oraz projektowe w zakresie inżynierii energetycznej. Kompleksowość usług łączy z nowatorskimi rozwiązaniami. Współpracuje z wymagającymi klientami, największymi dystrybutorami i odbiorcami energii elektrycznej. Obecną pozycję na rynku zawdzięcza optymalizacji kosztów, bogatemu asortymentowi produktów oraz terminowemu i fachowemu wykonaniu powierzonych prac.
Jakość oraz efektywność przyjętych w ZOE rozwiązań gwarantuje profesjonalna kadra pracowników działająca zgodnie z wprowadzonym Systemem Zarządzania Jakością, opartym o wymagania normy ISO 9001:2000. Jest on stale doskonalony i przystosowywany do zmieniających się wymagań, co potwierdzają regularne audity przeprowadzane przez zewnętrzne jednostki certyfikujące. Dzięki temu ZOE gwarantuje usługi i produkty najwyższej jakości. Spółka dynamicznie rozwija się, obecnie zatrudnia 112 osób, a jej roczne obroty sięgają blisko 16 mln zł.

Przed Systemem Forte

Przed instalacją oprogramowania Symfonia w Zakładzie Obsługi Energetyki Sp. z o.o. brakowało  szybkiego dostępu do kompleksowej informacji o stanie finansów spółki. Funkcjonujący od 1996 roku w spółce system informatyczny oparty na technologi DOS był przestarzały i nie spełniał potrzeb pracowników. Brakowało w nim wielu narzędzi niezbędnych do sprawnego prowadzenia księgowości.  Pracownicy działu płac odpowiedzialni za naliczanie wynagrodzeń narzekali na ograniczenia funkcjonalności programu, utrudniające sprawne wykonywanie pracy.

– Aplikacja, po ponad 10 latach funkcjonowania w naszej firmie okazała się przestarzała, nie nadążała za zmianami zachodzącymi w naszej spółce. Doszliśmy do wniosku, że narzędzie, które ma za zadanie wspomagać zarządzanie w firmie, utrudnia je,  jest dla nas zbyt mało rozbudowane i należy je jak najszybciej zmienić – mówi Witold Solarek, prezes ZOE Sp. z.o.o.
Zarząd spółki postanowił zainwestować w nowoczesne rozwiązanie informatyczne. Rozpoczęły się żmudne poszukiwania odpowiedniego oprogramowania i sprawdzonego integratora systemu.
Wybór nie był prosty.  Aplikacje tworzone wyłącznie na potrzeby branży energetycznej okazały się zbyt mało elastyczne, a ich zakup, ze względu na wygórowaną cenę przewyższał możliwości spółki. Zarządowi chodziło przede wszystkim na wprowadzeniu oprogramowania, które pozwoliłoby na optymalizację pracy, dostarczenie narzędzi analitycznych wspomagających podejmowanie decyzji biznesowych i integracji systemu we wszystkich działach spółki.
O wyborze oprogramowania Symfonia zadecydowała atrakcyjna cena, możliwość rozbudowania modułów i dostosowania ich do wymogów branży oraz popularność aplikacji.  Zdecydowano się na zakup Systemu Forte: aplikacji Handel, Finanse i Księgowość, Kadry i Płace, Środki Trwałe, które spełniały wszystkie te wymogi.
– Poza właściwym oprogramowaniem, szukaliśmy także sprawdzonego integratora systemu. Nie mogliśmy pozwolić sobie na współpracę z firmą niedoświadczoną, która mogłaby narazić nas na przestoje i straty z nimi związane. Firma MAP solutions została nam polecona jako odpowiedzialny partner biznesowy, z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu programów Symfonia – opowiada Witold Solarek.

Początek współpracy

Przed wdrożeniem oprogramowania MAP solutions wykonała Analizę Przedwdrożeniową, która pomogła w rozpoznaniu potrzeb klienta i zaproponowaniu odpowiednich rozwiązań.

Oczekiwania klienta były wysokie. Poza usprawnieniem pracy wszystkich działów i szybkim dostępie do informacji, spółce zależało na sprawnym rozliczaniu wynagrodzeń pracowników. Skomplikowane Układy Zbiorowe Pracy branży energetycznej, dodatki do wynagrodzeń wynikające z wielu ustaw przysparzały problemów działowi kadrowo – płacowemu.
– Inaczej naliczamy wynagrodzenie dla osoby pracującej w biurze, inaczej pracownikowi na stanowisku z podwyższonym ryzykiem, np. wykonującemu pracę na wysokości. Bezbłędne naliczenie wynagrodzenia wymaga zatem dużego wkładu pracy, należy być na bieżąco ze zmianami zachodzącymi w prawie, znać  porozumienia branży energetycznej – mówi Danuta Gawłowska, Specjalista ds. Wynagrodzeń.
– Lista płac pracowników branży energetycznej jest bardzo rozbudowana, co jest niespotykane dla innych branż – wyjaśnia prezes.
Poza wdrożeniem standardowych funkcjonalności modułów Handel oraz Kadry i Płace, Dział Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions zaproponował stworzenie modułu „Ewidencja kart czasu pracy, dekretacji i księgowań dokumentów”, wykonanego w technologii VBA, usprawniającego proces ewidencji kart czasu pracy oraz dekretację i księgowanie dokumentów.  Przygotowano zestaw danych kadrowych, w których można ewidencjonować godziny wypracowane przez pracowników. Przerobiony został również raport dotyczący rocznej karty czasu pracy, aby nie pobierał danych z kalendarza pracownika, a z danych kadrowych.
Moduł usprawnił także wystawianie i księgowanie dokumentów. Faktury VAT Sprzedaży i  Rozchód Wewnętrzny wystawione w programie Handel Forte są automatycznie dekretowane w momencie księgowania. Faktury VAT zakupu są wprowadzane bezpośrednio do programu Finanse i Księgowość i dekretowane ręcznie pod dane zlecenie.
Zaproponowano również wprowadzenie modułu „Transport”, wykonanego pod programem Handel Forte, wspomagającego obsługę transportu. Moduł jest przeznaczony do ewidencji kart drogowych, kontroli zapisów w karcie drogowej oraz do rozliczeń dziennych i miesięcznych w rozbiciu na poszczególne pojazdy jak i grupy pojazdów. W celu szybkiego wprowadzania i ewidencji kart drogowych został przygotowany interface, pozwalający m.in. na automatyczne przeprowadzanie walidacji danych i informowanie o tym użytkownika. Moduł automatycznie sprawdza stan licznika wyjazdu ze stanem powrotu z poprzedniej karty tego pojazdu, stan paliwa z wyjazdu ze stanem paliwa powrotu z poprzedniej karty tego pojazdu, czas pracy zgodnie z godziną wyjazdu i przyjazdu oraz zużycie paliwa zgodnie z daną kartą drogową wg średniego zużycia z kartoteki pojazdu. Moduł pozwala także na sprawne wykonanie zestawienia kart drogowych z uwzględnieniem różnych kryteriów wyboru, a następnie ich eksport do programu MS EXCEL.

Kilka etapów wdrożenia

Łączny czas wdrożenia oprogramowania wyniósł 5 miesięcy i składał się z kilku etapów.

– Po wykonaniu wstępnych szkoleń z zakresu użytkowania Systemu Forte zajęliśmy się przeniesieniem danych z poprzednio używanego systemu.  Umożliwiliśmy wprowadzenie, oprócz standartowych bilansów otwarcia, danych początkowych otwartych projektów i zleceń, kartoteki pojazdów i kartoteki magazynowej. Następnie wdrożyliśmy standartową funkcjonalność Systemu Forte i oprogramowaliśmy procesy zachodzące w firmie. Po wykonaniu tych czynności system został oddany do eksploatacji. W czasie pierwszych dni pracy użytkownika z systemem zapewniliśmy dostępność konsultantów w ramach asysty powdrożeniowej – mówi Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń MAP solutions Sp. z o.o.

Aby zapewnić komfort pracy z nowym oprogramowaniem, kontrakt obejmował pełen zakres szkoleń zarówno ze standardowej funkcjonalności Systemu Forte jak i wprowadzonych rozwiązań indywidualnych. Wszystkie szkolenia zostały przeprowadzone przez Autoryzowanych Trenerów w siedzibie ZOE.

Wdrożenie oprogramowania w Zakładzie Obsługi Energetyki było pod wieloma względami wyjątkowe. Firmie MAP solutions udało się dostosować System Forte do specyfiki zakładu branży energetycznej.
Największym wyzwaniem było dostosowanie modułu Kadry i Płace do wymogów Zbiorowego Układu Pracy. W programie Kadry i Płace niezbędne było wygenerowanie komunikatu w czasie naliczania wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, jeżeli na danej liście płac jego potrącenia będą przekraczały 3/5 jego wynagrodzenia netto, a także zdefiniowanie algorytmu obliczającego stawkę za godzinę np. pracy szkodliwej, niebezpiecznej. Liczba godzin do wyliczenia w/w wynagrodzeń jest importowana z modułu „Zlecenia”.
W ramach prac wdrożeniowych w programie Finanse i Księgowość została dodana funkcjonalność pozwalająca na automatyczne przeksięgowania, które są wykonywane za pomocą dodatkowego narzędzia wykonanego w technologii VBA. Narzędzie to po odpowiedniej konfiguracji przez użytkownika systemu służy do okresowego przeksięgowania kosztów wydziałowych i innych zdefiniowanych kosztów na konta kosztów działalności podstawowej. Koszty działalności podstawowej są przeksięgowane automatycznie na przejściowe konto rozliczenia kosztów, a docelowo na koszt własny sprzedanych robót i usług dla zamkniętych zleceń. Przeksięgowania są wykonane na podstawie klucza wyliczonego ze średniej wyceny godziny w ramach działu oraz zgodnie z rozbiciem i  grup pojazdów w ramach działu. W programie dodano również moduł Zestawienie dla Zarządu – powalające na wykonanie zestawienia wyniku finansowego działów ZOE za dany okres i prezentujące wyniki finansowe działów z uwzględnieniem marży I i II stopnia.

Korzyści po wdrożeniu oprogramowania Symfonia w Zakładzie Obsługi Energetyki są bardzo widoczne. Zauważono  wzrost wydajności pracy, usystematyzowano  obieg dokumentów, wynagrodzenia naliczane są i rozliczane sprawnie.
– Podczas pracy na poprzednim programie, musieliśmy wszystkie zlecenia na wykonanie prac wypisywać ręcznie. Obecnie program Symfonia sam pobiera dane i rozlicza koszty zlecenia. Jest to dla nas bardzo duże usprawnienie. Znikną problem krążenia dokumentów między działami, powstawania błędów przy ręcznym ich wypisywaniu – chwali funkcjonalności systemu Bożena Figarska, Główna Księgowa. – Jestem bardzo zadowolona z pracy z oprogramowaniem Symfonia, a także z dodatkowej aplikacji NASZ BANK. Wyciągi bankowe księgują się automatycznie, co dla całego działu księgowego  jest bardzo dużym ułatwieniem. Jeśli chodzi o system księgowy, bardzo sprawnie przebiega rozliczenie kosztów. Dane o zakończonych zleceniach są eksportowane z programu handlowego i  program rozlicza je w ciągu 30 minut  –  dodaje.

Słowa uznania pracowników Zakładu Obsługi Energetyki są dla firmy MAP solutions najlepszą rekomendacją.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować