Park Kultury w Powsinie

Branża: Instytucja Publiczna

Wdrożone oprogramowanie i usługi:

• Elektroniczny Obieg Dokumentów

Zobacz film o wdrożeniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Parku Kultury w Powsinie:

Park Kultury w Powsinie to miejsce wypoczynku dla mieszkańców Warszawy. Poza terenami zielonymi, znajduje się w nim sezonowy basen kąpielowy, boiska i korty, place zabaw dla dzieci oraz obiekty administracyjno-gospodarcze. W sezonie letnim organizowane są wydarzenia sportowe oraz kulturalne. Park Kultury w Powsinie jest jednostką sektora finansów publicznych.

Sytuacja przed wdrożeniem Elektronicznego Obiegu Dokumentów:

Z systemu obiegu dokumentów ma korzystać 14 osób. Przed wdrożeniem Elektronicznego Obiegu Dokumentów nie korzystano z innego oprogramowania tego typu. We wcześniejszym papierowym systemie dokumentacji ciężko było odnaleźć właściwe dokumenty, szczególnie po dłuższym czasie. Zdarzało się, że pisma dotyczące podobnych spraw trafiały do różnych komórek organizacyjnych jednostki. Wzajemnie powiązane dokumenty ze względu na instrukcję kancelaryjną czasem przechowywane były w różnych segregatorach co utrudniało pracę. Park w Powsinie szukał rozwiązania, które pomoże zarządzać dokumentami i korespondencją.

Park w Powsinie współpracował już wcześniej z MAP solutions przez kilka lat. Korzystał z programów księgowych oraz zaplecza informatycznego. Naturalną drogą było rozwinięcie istniejącego systemu o oprogramowanie do archiwizacji i akceptacji dokumentów. W założeniu system miał stanowić elektroniczną wersję stosowanej wcześniej książki korespondencji jednak dzięki rozwiązaniom zaproponowanym przez MAP solutions otrzymano bardziej rozwinięty i funkcjonalny system. Park w Powsinie ma możliwość rejestracji, dekretacji i wzajemnego łączenia dokumentów a także przypisywania ich konkretnemu pracownikowi.

Jednym z kluczowych aspektów wyboru oprogramowania Elektroniczny Obieg Dokumentów MAP solutions była jego przejrzystość oraz łatwość w użytkowaniu. System przyjazny dla użytkownika ponieważ stanowi codzienne narzędzie pracy. Główną korzyść z wprowadzenia EOD miał odnieść sekretariat.

Było to pierwsze wdrożenie systemu obiegu dokumentów w jednostce publicznej, charakteryzowało się dużą specyfiką poziomów akceptacji dokumentów oraz skomplikowaniem sposobów ich archiwizacji

„Dzięki pomocy MAP solutions rozwiązania uwzględniają np. konieczność rejestracji zobowiązań w Centralnym Rejestrze Umów Miasta Stołecznego Warszawy. Wewnętrzny rejestr umów, który musimy prowadzić tworzony jest automatycznie”

Marzena Sieklucka, główna księgowa.

Przygotowanie i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Wdrożenie rozpoczęto od analizy potrzeb klienta, w trakcie której konsultant MAP solutions zebrał informacje odnośnie procesów obiegu dokumentów, których obsługę Park Powsin chciał przenieść do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Kolejnym etapem były prace projektowe i konfiguracyjne. Po pozytywnym zakończeniu testów wewnętrznych system został zaprezentowany klientowi przed finalnym wdrożeniem. Klient miał możliwość na tym etapie wprowadzić ewentualne minimalne korekty do funkcjonalności i procesów. Dzięki czemu system w pełni odpowiada na potrzeby klienta.

„Elektroniczny Obieg Dokumentów stosujemy do pism przychodzących i wychodzących ale także do wewnętrznych dokumentów takich jak wnioski zakupowe czy wnioski o zaliczkę. Osobne schematy obiegu dokumentów dotyczą zawierania umów kosztowych czy dochodowych”

Marzena Sieklucka, główna księgowa.

Z uwagi na mnogość dokumentów o znaczącej długości sekretariat musiał wykorzystywać znaczną część dostępnej przestrzeni na katalogowanie korespondencji. Wprowadzone narzędzie miało na celu wyeliminowanie tego problemu a dodatkowo zapewnić kontrolę nad terminowością odpowiedzi na korespondencję W konsekwencji podczas wdrożenia systemu zostały zaimplementowane cyfrowe ścieżki obiegu dla takich dokumentów jak faktury, pisma przychodzące oraz wychodzące, umowy, zamówienia, wnioski zakupowe, wnioski o zaliczkę.

„Elektroniczny Obieg Dokumentów jest dużym wsparciem w realizacji obowiązującej w Parku Kultury w Powsinie instrukcji kancelaryjnej. Chociaż nasza instrukcja przewiduje fizyczny obieg dokumentów to możliwość generowania podglądu dokumentów, zeskanowanych pism, wniosków czy umów bardzo ułatwia nam pracę. Dzięki systemowi możemy zapoznać urzędników z pismem lub informacją w systemie bez konieczności drukowania wielu kopii. To wymierne oszczędności”

Agnieszka Domżalska, kadry i płace.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować