Marvipol Development S.A.

Branża: deweloperska

Wdrożone oprogramowanie:

Symfonia ERP Business Intelligence
Centralna baza danych wspólnych

OPROGRAMOWANIE SYMFONIA i MAP SOLUTIONS ZWIĘKSZYŁO EFEKTYWNOŚĆ PRACOWNIKÓW MARVIPOL DEVELOPMENT

Marvipol Development S.A. jest jednym z największych deweloperów mieszkaniowych w Warszawie, a obecnie rozszerza teren swojej działalności. Firma powstała w 1996 roku, realizowała usługi na rzecz innych deweloperów, dwa lata później rozpoczęto samodzielną działalność deweloperską. Rok 2000 to moment, gdy zrealizowano pierwszą inwestycję mieszkaniową. Marvipol Development S.A. to marka o ugruntowanej pozycji na rynku. Misją firmy jest dostarczanie każdemu Klientowi najwyższej wartości z posiadania nieruchomości na płaszczyźnie racjonalnej i emocjonalnej. Firma od ponad 20 lat zajmuje się obrotem nieruchomościami – budową oraz sprzedażą mieszkań (od lat 90-tych XX wieku), sprzedażą i wynajmem powierzchni magazynowych (od 2015 roku).

SYTUACJA PRZED WDROŻENIEM

W firmie potrzebny był szybki, wygodny i centralny system, który dałby dostęp do informacji księgowych, w ramach całej organizacji. Wyzwaniem była duża liczba spółek, a co za tym idzie – konieczność wielokrotnego wprowadzania danych przez wielu użytkowników sytemu i ich edycji. Każda zmiana planu kont, kontrahentów, słowników wraz z ich elementami, musiała być powielana w każdej ze spółek. Im większa ilość miejsc, w których dokonana miała być zmiana, tym większe ryzyko popełnienia błędu.

Uzupełnianie oraz dodawanie wspólnych danych wymagało dużej skrupulatności i szczegółowego przepływu informacji wewnątrz wszystkich podmiotów. Informacje takie jak miejsce powstania kosztów, ich powiązania, szczegółowe informacje o projekcie, którego dotyczy zapis, aktualizowane były w wielu miejscach. Dotarcie do niezbędnych danych wymagało żmudnego przeglądania różnych źródeł i baz danych, które często były rozsiane po wielu plikach i folderach. Te wszystkie dodatkowe informacje księgowe są niezbędne między innymi do przygotowywania cyklicznych sprawozdań finansowych oraz raportów skonsolidowanych, które Marvipol Development, jako spółka giełdowa, ma obowiązek publikować raz na kwartał.

WYBÓR I WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA

Wnikliwa analiza potrzeb Klienta, pozwoliła na opracowanie koncepcji ujednoliconego planu kont, kontrahentów, słowników i ich elementów. Rozwiązanie musiało być zautomatyzowane, aby wykluczyć ręczne wpisywanie danych do każdej z baz. Kolejnym krokiem było wprowadzenie rozwiązania umożliwiającego ewidencję i rozbicie kosztów poza zapisami planem kont. Wdrożenie nowego oprogramowania, które zostało dostosowane do indywidualnych potrzeb, miało pozytywny wpływ na efektywność pracy zespołów kontrolingu finansowego i księgowości. W tym projekcie zostały wdrożone dwa kluczowe narzędzia: Symfonia ERP Business Intelligence oraz dedykowane rozwiązanie indywidualne Centralna baza danych wspólnych, autorstwa MAP solutions Sp. z o.o., platynowego partnera Symfonia, który był również odpowiedzialny za realizację całego projektu.

„Nie wyobrażam sobie mojej codziennej pracy bez rozwiązań, które oferuje Symfonia ERP. Dzięki nim oszczędzamy czas naszych pracowników. Jednocześnie otrzymujemy prawidłowo ujednolicone bazy danych, na podstawie których opracowujemy rzetelne i specjalistyczne raporty.” – Jakub Art, szef działu Controllingu Marvipol Development

Symfonia ERP Business Intelligence

Symfonia ERP Business Intelligence, to narzędzie, które zapewnia szybki i łatwy dostęp do szeregu danych przekształcanych w wartościowe informacje, które dają kompletną wiedzę o wszystkich obszarach działania przedsiębiorstwa. Umożliwia szybki i łatwy dostęp do raportów, który możliwy jest poprzez wiele kanałów – WWW, arkusze kalkulacyjne Excel czy kontekstowo w modułach operacyjnych. Wdrożone rozwiązanie to także możliwość łatwego porównania np. kosztów w ramach różnych podmiotów.

„Wprowadzenie Symfonia ERP Business Intelligence, umożliwiło szybsze filtrowanie informacji, które mamy w księgach.” – Jakub Art, szef działu Controllingu Marvipol Development

MAP solutions – Centralna baza danych wspólnych

Indywidualne rozwiązanie wdrożone przez MAP solutions – Centralna baza danych wspólnych, pozwoliło na ujednolicenie planu kont, kontrahentów, słowników i jego elementów. Zmiana wprowadzana w jednym miejscu w systemie, widoczna jest w każdej spółce. Każdy z pracowników upoważnionych do dostępu do tych informacji, ma możliwość wykorzystania ich automatycznie, bez uprzedniego ręcznego wprowadzenia do konkretnej bazy. Dodatkowo został zastosowany system uprawnień przydzielanych konkretnym użytkownikom. Pozwala on np. na dodawanie kontrahentów, ale także akceptację tegoż dodania, co tworzy swego rodzaju bufor i daje kontrolę nad poprawnością wprowadzanych danych.

„To narzędzie w prosty i skuteczny sposób zapewnia nam jednolitość informacji i danych.” – Jakub Art, szef działu Controllingu Marvipol Development

Wdrożenie rozwiązań

Wdrożenie tych dwóch rozwiązań – Symfonia ERP Business Inteligence oraz Centralnej bazy danych wspólnych, odbywało się w tym samym momencie. Proces został jednak podzielony na etapy oraz zaplanowany tak, aby zapewnić poprawność przenoszonych danych.

„Wszystkie modyfikacje i zabiegi pozwoliły na wprowadzenie jednolitych wymiarów finansowych w dokumentach kosztowych i przychodowych. Pierwszy raz na rynku pojawił się produkt Wielofirmowa licencja BI. Symfonia przygotowała dla firmy Marvipol Development specjalną licencję, która nie była standardowym rozwiązaniem i nie była wcześniej oferowana.” – Łukasz Deres, Specjalista ds. Wdrożeń z firmy MAP solutions

Rozwiązanie przygotowane przez Symfonię i MAP solutions, było gotowe do zastosowania w ciągu zaledwie kilku miesięcy. Proces wdrożenia wymagał pełnego zaangażowania pracowników oraz systematyczności pracy. Dało to możliwość skutecznie wprowadzonego rozwiązania, uporządkowania i reorganizacji struktury firmy i jej wewnętrznych procesów.

„Do efektywnego zarządzania strukturą planu kont, wprowadziliśmy rozwiązanie: Centralny Plan Kont. Jedna nadrzędna spółka/baza danych jest miejscem gdzie dokonujemy wszystkich zmian. W kolejnym kroku wprowadziliśmy synchronizację elementów słowników wykorzystywanych w planie kont jak i wymiarach finansowych. Centralne zarządzanie elementami słowników oraz planem kont, pozwoliło na ograniczenie czasu poświęconego na zarządzanie kontami księgowymi. Elastyczność ERP Finanse i Księgowość, doświadczenie oraz know how pozwoliło na pełną optymalizację oraz zarządzanie planem kont wraz z pochodnymi.” – Łukasz Deres, Specjalista ds. Wdrożeń z firmy MAP solutions

EFEKT WDROŻENIA

Obecnie przygotowanie różnorodnych sprawozdań finansowych w firmie Marvipol Development, odbywa się sprawniej i wygodniej. Uzyskanie danych jest procesem szybkim i prostym. Aktualnie w firmie Marvipol Development dane wprowadzane są centralnie, przez odpowiedzialny dział, z wykorzystaniem Centralnej bazy danych wspólnych. Wdrożenie rozwiązań firmy Symfonia oraz platynowego partnera MAP solutions Sp. z o.o. wpłynęło w sposób znaczący na pracę zespołu controllingu i zapewniło zwiększenie jego efektywności.