Arkadia Holding Sp. z o.o. to firma skupiająca swoją działalność na konkretnej grupie klientów krajowych i zagranicznych – głównie z branży motoryzacyjnej, logistyki i drobnej produkcji. Obsługa klienta koncentruje się głównie na usługach finansowo – księgowych i kadrowo-płacowych, ale poza tym zapewnia wsparcie w zakresie marketingu, zarządzania zasobami ludzkimi, informatyki, doradztwa prawnego i ubezpieczeniowego oraz zarządzania jakością. Arkadia Holding Sp. z o.o. działa na rynku od 2010 roku i zatrudnia około dziesięciu pracowników, a jej obroty roczne sięgają 1,3 mln złotych.
Do obsługi klientów Spółka wykorzystywała System Zarządzania Forte w wersji 2007. Uzyskaliśmy informacje, że najnowsze wersje programów posiadają funkcjonalności oraz modyfikacje wynikające ze zmieniających się przez ostatnie lata przepisów. Ponadto wykorzystywana wersja oprogramowania uniemożliwiała zastosowanie mechanizmów automatyzujących wykonywanie niektórych czynności, przez co praca była bardziej czasochłonna i obarczona ryzykiem pomyłek – opowiada Jakub Lewandowski,Specjalista ds. rachunkowości zarządczej w firmie Arkadia Holding Sp. z o.o.:
– Dlatego do naszych najważniejszych wymagań należało: automatyczne rozliczanie wyciągów bankowych, eksportowanie przelewów z programu do banku, automatyczne pobieranie do systemu kursów walutowych, obsługa ulgi na złe długi czy import faktur sprzedaży z programu WF-Mag. Ze względu na obsługę podmiotów zagranicznych, konieczne było, żeby wdrożony system uwzględniał rozliczenia w walutach obcych.
Po konsultacjach z firmą MAP solutions Sp. z o.o. ustalone zostało wdrożenie aktualizacji systemu Forte Finanse i Księgowość 2014 dla 6 stanowisk, Forte Środki Trwałe 2014 – 1 stanowisko, moduł Rozliczeń Międzyokresowych Kosztów oraz Forte e-Deklaracje, a także program Nasz Bank Professional oraz rozwiązania dodatkowe przygotowane przez MAP solutions Sp. z o.o. Z kolei do obsługi mniejszych podmiotów używany jest program Symfonia Mała Księgowość, umożliwiający prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Na decyzję o wdrożeniu takiego rozwiązania wpływ miała znajomość systemu, jego elastyczność umożliwiająca stworzenie dodatkowych raportów do połączenia z innymi programami klientów Arkadia Holding (Speed i WF-Mag), a także stałe dostosowywanie oprogramowania do obowiązujących przepisów. Ze względu na krótki czas, który został wyznaczony na wdrożenie, rozpoczęte zostały prace nad przeniesieniem baz na nowy serwer z jednoczesną ich aktualizacją. O poszczególnych etapach mówi Zbigniew Janusz – Specjalista ds. Wdrożeń w firmie MAP solutions Sp. z o.o.:
– W pierwszej kolejności wykonana została instalacja i konfiguracja MS SQL oraz instalacja systemu Forte na serwerze klienta. Dziesięć baz danych zostało przeniesionych na środowisko testowe i zaktualizowane od wersji 2007 do 2014, a następnie przeniesione na docelową maszynę. Po dokonaniu weryfikacji i utworzeniu nowych użytkowników domenowych oraz sprawdzeniu uprawnień, nastąpiła instalacja na serwerze terminali. Kolejnym etapem była konfiguracja importu dokumentów kosztowych i sprzedażowych oraz eksportu rozrachunków z programu Speed, konieczne było dostosowanie szablonów do nowej wersji systemu Forte. W następnej fazie przeprowadzono instalację i aktualizację programu Nasz Bank Professional. Po tym etapie, w biurze Arkadia Holding, odbyło się szkolenie pięciu pracowników działu finansowo – księgowego – w zakresie wdrożonego systemu, ale głównie ze zmian, które nastąpiły w programach od wersji 2007.
Następna faza prac objęła dodatkowe działania polegające na konfiguracji programu Nasz Bank w zakresie uruchomienia importów wyciągów walutowych oraz poprawienia konfiguracji wczytywania wyciągów złotówkowych, aby zapewnić prawidłową dekretację w Forte Finanse i Księgowość. Ta funkcjonalność umożliwia wstępne rozdekretowanie wyciągów zgodnie z utworzonymi przez użytkownika intuicyjnymi regułami księgującymi, wykorzystując do tego stałe frazy i zwroty w oparciu o opisy pozycji umieszczanych na wyciągach bankowych. Nasz Bank został również dostosowany w obszarze eksportu przelewów do kilku banków – system ma możliwość wygenerowania przelewu na rachunek bankowy kontrahenta, określony w chwili rejestracji faktury. Jest to korzystne rozwiązanie, w przypadku kontrahentów posiadających kilka rachunków w zależności od transakcji.
Przygotowany został również interfejs, który jest zintegrowany z programem Forte Finanse i Księgowość pozwalający na zaimportowanie dokumentów sprzedaży z systemu WF-Mag. Podczas wczytywania danych z pliku możliwa jest weryfikacja i uzgodnienie poszczególnych kontrahentów z tymi wprowadzonymi już w systemie Forte lub w razie braku, dodanie nowego. Po uzgodnieniu podczas importu kontrahenta z WF-Mag i Forte Finanse i Księgowość, interfejs zapamiętuje ten wybór i w przyszłości przyporządkuje właściwe dane. Ponadto wszystkie uzgodnienia dostępną są w menu, dzięki czemu użytkownik ma możliwość ich przeglądania oraz usuwania nieprawidłowych. Zastosowano również moduł Kursy NBP, który współpracuje z systemem Forte Finanse i Księgowość i automatycznie wczytuje z portalu NBP kursy walut z wybranego lub bieżącego dnia lub za wyznaczony okres. Program finansowo-księgowy poszerzony został także o funkcjonalność Rozliczeń Międzyokresowych Kosztów, zapewniając rozliczanie w czasie kosztów, aczkolwiek możliwe jest też wykorzystanie modułu w zakresie przychodów. Dzięki temu zminimalizowane jest ryzyko pomyłki w wyliczeniach lub nierozliczenie raty.
Wdrożenie podsumowuje Konrad Wlaziński – Kierownik Zespołu Wdrożeniowego MAP solutions Sp. z o.o.:
– Zastosowany system został wdrożony w ciągu 2-3 tygodni i spełnia oczekiwania Arkadia Holding przede wszystkim w zakresie współpracy z programami Speed i WF-Mag, czy aktualności z obowiązującymi przepisami. Ważną funkcjonalnością jest także, w przypadku faktur w walucie wystawionych dla kontrahentów krajowych, możliwość księgowania w zapisie podstawowym kwoty netto na odpowiednie konto w walucie, a w zapisie równoległym kwoty VAT w złotówkach. Nasza firma stale serwisuje wdrożone oprogramowanie i pracuje nad jego rozwojem w ramach umowy serwisowej. Taka forma współpracy zapewnia opiekę informatyczną z określonym czasem reakcji i wyznaczonymi opiekunami, co daje Klientowi poczucie bezpieczeństwa i zapewnia ciągłość pracy ze sprawnym systemem.
Elastyczność Systemu Zarządzania Forte pozwoliła na dostosowanie oprogramowania do oczekiwań i specyfiki działalności Arkadia Holding. Automatyzacja czynności wykonywanych dotychczas ręcznie przełożyła się na oszczędność czasu i kosztów. Szczególnie widoczne stało się to w działaniach związanych z księgowaniem wyciągów, wprowadzaniem płatności do banków czy kursów walut.
– Z pewnością mogę stwierdzić, że prace finansowo-księgowe uległy znacznemu usprawnieniu, a dzięki temu stały się przyjemniejsze w wykonywaniu. Natomiast dla mnie, najistotniejsza jest dostępność kolumny „dni po terminie” w rozrachunkach, będącej różnicą pomiędzy terminem płatności a datą zapłaty, pozwalająca na wiekowanie rozrachunków już uregulowanych – w dotychczasowej wersji systemu możliwe było wiekowanie tylko należności nieuregulowanych. Natomiast możliwość wyeksportowania do MS Excel określonych przez użytkownika danych, wykorzystywana jest w celu przeprowadzania analiz wskaźnikowych. – mówi Jakub Lewandowski, Specjalista ds. rachunkowości zarządczej w firmie Arkadia Holding Sp. z o.o.
W związku z planowaną zmianą oprogramowania handlowego, magazynowego i transportowego przez klientów Spółki, konieczne będzie dalsze dostosowywanie systemu Forte i przygotowanie nowych interfejsów do wymiany dokumentów i danych.
