System ERP – co to jest i jak działa?
System ERP to oprogramowanie, które łączy najważniejsze obszary działalności firmy w jednym systemie i wspólnej bazie danych. Może obejmować między innymi sprzedaż, magazyn, księgowość, kadry, produkcję i raportowanie.
Dane wprowadzone w jednym module są dostępne dla innych uprawnionych użytkowników. Przykładowo zamówienie zapisane przez handlowca może automatycznie trafić do magazynu, a wystawiona faktura – do księgowości.
Dzięki temu system ERP ogranicza ręczne przepisywanie danych, usprawnia przepływ informacji między działami i ułatwia kontrolowanie procesów. Jego modułowa budowa pozwala dopasować zakres funkcji do potrzeb małej firmy lub większego przedsiębiorstwa.
Jak działa system ERP na przykładzie?
Działanie ERP najlepiej wyjaśnić na przykładzie realizacji zamówienia.
Klient składa zamówienie, które pracownik działu sprzedaży rejestruje w systemie. Informacja może zostać automatycznie przekazana do magazynu, a po wydaniu towaru stan magazynowy zostaje zaktualizowany. Wystawiona faktura trafia następnie do księgowości i zostaje uwzględniona w raportach sprzedażowych.
Poszczególne działy nie muszą więc przepisywać tych samych informacji do różnych programów ani przesyłać sobie kolejnych wersji arkuszy. Pracują na wspólnych, aktualnych danych.
Kiedy warto wdrożyć system ERP?
Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba klientów, zamówień, dokumentów i informacji, które trzeba sprawnie przekazywać między pracownikami. Dotychczasowe programy i arkusze mogą wtedy przestać wystarczać, a ręczna wymiana danych zaczyna spowalniać pracę.
Wdrożenie systemu ERP warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:
- te same dane są wprowadzane do kilku różnych programów;
- poszczególne działy pracują na innych lub nieaktualnych informacjach;
- przygotowanie raportów wymaga łączenia danych z wielu źródeł;
- rośnie liczba błędów, opóźnień i powtarzalnych czynności;
- trudno szybko sprawdzić aktualną sprzedaż, płatności lub stany magazynowe;
- obecne oprogramowanie nie nadąża za rozwojem przedsiębiorstwa.
Nie zawsze oznacza to konieczność wymiany wszystkich używanych programów. Czasami wystarczającym rozwiązaniem może być wdrożenie dodatkowego modułu lub integracja systemów, z których firma już korzysta.
Co firma zyskuje dzięki systemowi ERP?
Najważniejszą korzyścią z wdrożenia ERP jest stworzenie jednego, uporządkowanego środowiska pracy. Pracownicy korzystają z tych samych danych, a informacje mogą płynnie przechodzić między sprzedażą, magazynem, księgowością i innymi obszarami firmy.
System ogranicza liczbę czynności wykonywanych ręcznie, ułatwia kontrolowanie realizowanych procesów i pozwala szybciej przygotowywać potrzebne zestawienia. Osoby zarządzające zyskują natomiast dostęp do aktualnych danych, na podstawie których mogą podejmować decyzje.
ERP może również pomóc lepiej wykorzystywać dostępne zasoby, kontrolować uprawnienia użytkowników oraz porządkować sposób realizacji zamówień, obsługi dokumentów czy rozliczeń.
Korzyścią nie jest więc samo posiadanie nowego programu, ale usprawnienie codziennej pracy całej organizacji.
Dla jakich firm przeznaczony jest system ERP?
System ERP może wspierać zarówno małe i średnie firmy, jak i większe przedsiębiorstwa. Dzięki modułowej budowie zakres rozwiązania można dopasować do skali działalności, branży i sposobu pracy organizacji.
Mniejsza firma może rozpocząć od obsługi sprzedaży, finansów i księgowości. Wraz z jej rozwojem system można rozszerzyć o magazyn, kadry i płace, produkcję, e-commerce, obieg dokumentów lub bardziej zaawansowane raportowanie.
Nie każda firma potrzebuje od razu rozbudowanego rozwiązania obejmującego wszystkie obszary działalności. Najważniejsze jest dobranie takich modułów i funkcji, które rozwiązują konkretne problemy i mogą być rozwijane wraz z przedsiębiorstwem.
Ile kosztuje system ERP?
Nie ma jednej ceny systemu ERP, ponieważ koszt zależy od zakresu wdrożenia i potrzeb firmy.
Wpływ na wycenę mają przede wszystkim wybrany system, model licencjonowania, liczba użytkowników, zakres modułów, migracja danych, integracje, konfiguracja oraz szkolenia pracowników. Warto uwzględnić również późniejsze wsparcie i rozwój rozwiązania.
W przypadku podstawowych systemów dla małych firm lub biur rachunkowych koszt można zazwyczaj określić na podstawie wybranego pakietu i liczby użytkowników. Bardziej złożone projekty wymagają wcześniejszego poznania procesów firmy i przygotowania indywidualnej wyceny.
Przy ocenie kosztów warto brać pod uwagę nie tylko cenę licencji. Znaczenie mają również czas potrzebny na wdrożenie, zakres przenoszonych danych, szkolenia i późniejsze utrzymanie systemu.
Jak wybrać odpowiedni system ERP?
Wybór systemu ERP powinien rozpocząć się od określenia potrzeb firmy i efektów, jakie ma przynieść wdrożenie. Innego rozwiązania może potrzebować firma handlowa, innego przedsiębiorstwo produkcyjne, a jeszcze innego biuro rachunkowe.
Przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę na:
Dopasowanie do firmy
System powinien odpowiadać branży, procesom i skali działalności przedsiębiorstwa.
Możliwość rozwoju
Warto wybrać rozwiązanie, które można rozbudowywać o kolejne moduły wraz z rozwojem firmy.
Integracje
Istotna jest możliwość połączenia systemu ERP z używanymi już programami i narzędziami.
Aktualizacje i wsparcie
Ważne są regularne aktualizacje oprogramowania oraz dostęp do pomocy technicznej.
Liczy się nie tylko sam system, ale także doświadczenie firmy, która odpowiada za jego wdrożenie.
System ERP jest zazwyczaj rozwiązaniem wybieranym na wiele lat. Powinien więc odpowiadać nie tylko obecnym potrzebom przedsiębiorstwa, ale również umożliwiać jego dalszy rozwój.
Nie należy kierować się wyłącznie liczbą dostępnych funkcji. Najlepszy system to taki, który wspiera najważniejsze procesy firmy, ułatwia wymianę danych i może być rozbudowywany wtedy, gdy pojawią się nowe potrzeby.
Jaki jest zwrot z inwestycji w system ERP?
Zwrot z inwestycji zależy od problemów, które ma rozwiązać wdrożenie, oraz od celów określonych przez firmę. Nie można więc wskazać jednego wyniku odpowiedniego dla każdego przedsiębiorstwa.
Przed rozpoczęciem projektu warto ustalić, jakie efekty mają zostać osiągnięte. Może to być na przykład skrócenie czasu obsługi zamówienia, zmniejszenie liczby błędów w dokumentach, szybsze przygotowywanie raportów lub ograniczenie czynności wykonywanych ręcznie.
W firmach produkcyjnych i handlowych znaczenie mogą mieć również lepsze planowanie zapasów, sprawniejsze wykorzystanie magazynu czy ograniczenie przestojów. W działach księgowych i kadrowych korzyści mogą wynikać przede wszystkim z automatyzacji powtarzalnych operacji i szybszego dostępu do informacji.
Opłacalność wdrożenia warto więc oceniać na podstawie konkretnych zmian w sposobie działania firmy, a nie jedynie samego faktu uruchomienia nowego systemu.
Szukasz systemu ERP dopasowanego do swojej firmy?
Wdrażamy systemy Symfonia oraz Comarch ERP Optima, wspierając firmy w wyborze, konfiguracji i uruchomieniu odpowiedniego rozwiązania. Nie musisz samodzielnie porównywać wszystkich funkcji i modułów. Poznamy potrzeby Twojej firmy i pomożemy wybrać system dopasowany do jej wielkości, procesów oraz planów rozwoju.
