Systemy ERP – proste zarządzanie
Systemy ERP to oprogramowanie służące do zarządzania wszelkimi aspektami, działalności firmy – produkcji, handlu prowadzenia finansów, działu kadry oraz księgowości. Jest również pomocne w tworzeniu sprawnego obiegu informacji oraz wspiera i automatyzuje jej przetwarzanie. System ERP umożliwia bardziej wydajną współpracę wszystkich działów firmy w tym samym czasie. Wspiera w realizacji wszystkich funkcji zarządzania i stanowi jednocześnie uniwersalne i najbardziej zindywidualizowane rozwiązanie do kontroli zasobów. Dobór poszczególnych modułów, a tym samym stopień złożoności całego systemu, zależy wyłącznie od potrzeb klienta.
Oprogramowanie ERP gromadzi i przechowuje dane o codziennych czynnościach biznesowych firmy w jednym miejscu. Dzięki temu umożliwia wgląd w sytuację firmy i obszary, których działanie można jeszcze znacząco ulepszyć. Zapewnia również działanie zgodne z przepisami prawa (podatkowymi, finansowymi, prawa pracy itd.).
ERP umożliwia zwiększenie szybkości i wydajności niemal wszystkich procesów zachodzących w firmie. Ułatwia kontrolę zasobów i procesów produkcyjnych, będąc jednocześnie narzędziem w pełni dopasowanym do potrzeb każdej organizacji, w której jest stosowany. Dzięki swej stopniowalności jedynie od potrzeb klienta zależy jakie moduły oprogramowania będą tworzyć funkcjonalną całość. Każdy system ERP jest projektowany pod warunki występujące w danej organizacji. Właściwe rozpoznanie jej potrzeb stanowi o sukcesie wdrożenia tego rozwiązania, które prawidłowo zaimplementowane prowadzi do poprawy efektywności wszystkich procesów (np. szybkości i jakości produkcji, satysfakcji klientów z wytworzonych dóbr i usług, zmniejszenia kosztów ich wytworzenia, lepszego dostosowania oferty, wreszcie poprawy współpracy działów). Skutkuje to dostarczaniem produktów i usług zgodnie ze specyfikacją, na czas i bez zbędnych kosztów. Zakres dostępnych modyfikacji systemów ERP jest niemal nieograniczony dzięki integracji z istniejącymi systemami zarządzania.
Systemy ERP są niezastąpione w:
- optymalizacji łańcuchów dostaw,
- zwiększaniu wydajności pracy,
- uelastycznianiu funkcjonowania organizacji i zwiększania ich odporności na nagłe zmiany,
- ułatwianiu dostępu do danych dla pracowników,
- zwiększaniu bezpieczeństwa i jakości procesów.
Wiedza płynąca z danych
Systemy ERP gromadzą i przechowują wszystkie rozproszone dane firmy w jednym miejscu, co daje możliwość ich wielowymiarowej interpretacji, dzięki której wypracowywane są nowe możliwości analizy i wyciągania z nich cennej wiedzy biznesowej. Pomagają w tym mechanizmy BIG DATA pozwalające na analizę dużych zbiorów informacji. Dane gromadzone są również przy użyciu narzędzi IoT (Internetu rzeczy), co daje pogłębiony wgląd w sytuację firmy i potrzeby klientów. Dzięki temu mamy możliwość ulepszenia działań i struktur organizacji. Dodatkowo każda z osób korzystających z systemów ERP może mieć czytelne środowisko pracy, ograniczone jedynie do najpotrzebniejszych dla niej informacji. Co zwiększa szybkość podejmowanych decyzji.
System rośnie wraz z organizacją
Systemy ERP, to narzędzia dynamiczne, które muszą dostosowywać się do nieustannych zmian w otoczeniu organizacji. Dbają np. o to aby prowadzone z ich pomocą działania i transakcje były zawsze zgodne z obowiązującym prawem (podatkowym, finansowym, prawa pracy). Ich dynamika objawia się również w skalowalności rozwiązań. W dowolnym momencie można wybrać procesy, które ulegną cyfryzacji. Również zmiana typu działalności lub poszerzenie oferty asortymentowej nie stanowi dla systemów ERP żadnego problemu.
Przyszłość w chmurze
Coraz więcej procesów w firmach odbywa się w sposób zdalny. Współczesne organizacje opierają się na rozproszonych zespołach pracowniczych, dostęp do danych z każdego miejsca na świecie jest więc ważnym elementem pracy. Systemy ERP są doskonałym narzędziem wspomagającym te możliwości.
Skalowalność kosztów
Decydując się na system ERP nie trzeba od razu korzystać z wszelkich możliwości jakie ono oferuje. Ważne jest aby wybrać kluczowe dla działania firmy obszary, w których wprowadzenie możliwości systemów ERP pozwoli na zwiększenie efektywności lub takie gdzie uwidacznia się największa potrzeba zmiany lub wsparcia.
Gdy konieczne jest rozszerzenie ich funkcjonalności – można to zrobić z pomocą interfejsu API, który jest pośrednikiem między systemem ERP a programem żądającym lub wysyłającym dane. Klienci, korzystając z interfejsów API udostępnianych przez dostawców, mogą projektować i dostarczać innowacyjne rozwiązania oprócz podstawowych usług świadczonych przez dostawcę API. Takie niestandardowe rozwiązania mogą zapewnić unikalne usługi i doświadczenie zgodne z potrzebami użytkowników. Zwiększa to wygodę i poprawia doświadczenia klientów.
Wdrożenie systemu ERP
Podstawą udanego wdrożenia systemu ERP jest dobry zespół wdrożeniowy, który powinien nie tylko znać się na implementowanym rozwiązaniu. Musi posiadać również umiejętności programistyczne pozwalające na uzupełnienie systemu o ewentualne indywidualne potrzeby klienta. Głównym jego zadaniem jest określenie funkcji systemu i opracowanie harmonogramu wdrożenia. W zależności od wielkości organizacji może on potrwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Na długość procesu może mieć wpływ również stopień automatyzacji produkcji, dostępna w firmie infrastruktura informatyczna, szkolenia pracowników z efektywnej obsługi systemów.
Klient musi też w jasny i precyzyjny sposób określić swoje potrzeby biznesowe oraz zaangażować odpowiedni zespół pracowniczy do współpracy z zespołem wdrożeniowym. Dzięki temu unika się błędnego określania potrzeb oraz zapewnia większe wsparcie pracowników w tworzenie rozwiązań, które odpowiadają ich potrzebom.
Jak systemy ERP wspierają obszary biznesowe:
W obszarze zarządzania produkcją zapewniają wytwarzanie i dostarczanie produktów wysokiej jakości w konkurencyjnych cenach. Ułatwiają handel i zarządzanie magazynem np. poprzez likwidację problemów związanych z błędnym zamówieniem towaru, którego brak w magazynie lub zakup po złej cenie, itp. Przyśpieszają konstruowanie i prezentację oferty, oraz proces zamówienia i dostawy. Łatwo integrują się też z systemami firm kurierskich i platformami e-commerce.
Systemy ERP potrafią też automatycznie przesyłać wszelkie niezbędne dane do oprogramowania księgowego, dbając przy tym o ich poprawność. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania danych. Umożliwia też łatwe zarządzanie danymi kadrowymi i przyśpieszają generowanie potrzebnych dokumentów pracowniczych.
