Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów to intuicyjne narzędzie, które umożliwia pełne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Do lamusa odchodzą już segregatory pełne papierowych faktur, zalegające latami na półkach niejednej firmy. Obieg w formie elektronicznej, oszczędza przede wszystkim cenny czas pracowników oraz firmowy budżet. Pozwala również zapanować nad całą dokumentacją firmy, a nie tylko obiegiem faktur.

	Zalety • Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie; • Możliwość modelowania i uruchomienia procesów workflow; • Monitorowanie terminów realizacji spraw związanych z dokumentacją; • Spersonalizowany pulpit; • Historia i metryka dokumentów; • Wnioski budżetowe i zakupowe; • Zarządzanie nieobecnościami i zastępstwami.
Pełna kontrola Elastyczność systemu pozwala dostosować go do specyfiki każdej organizacji. Rejestrowanie i archiwizacja dokumentów w systemie może odbywać się z każdego poziomu użytkownika, pomaga w tym rozbudowany system historii i metryki dokumentów.
	ELASTYCZNA komunikacja Dzięki możliwości dostosowania systemu, nasza aplikacja może współpracować z oprogramowaniem innych producentów.
Swobodny dostęp Dostęp do aplikacji jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej – dzięki temu działa na wszystkich urządzeniach. Aplikacja daje możliwość umieszczenia w chmurze, na własnym lub wydzierżawionym serwerze.
	Czytelny interfejs System umożliwia zdefiniowanie różnych opisów merytorycznych oraz wykorzystanie ich podczas pracy systemu. Zawarte informacje są jednoznaczne i czytelne dla wszystkich użytkowników, pomagają w tym zawarte w aplikacji mechanizmy walidacji danych.

System zarządzania dokumentacją pozwoli zapanować nad obiegiem i archiwizacją dokumentów w Twojej firmie!

Niezbędnym elementem każdego wdrożenia aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów jest Analiza przedwdrożeniowa.

Analiza przedwdrożeniowa – jest to spotkanie zdalne lub seria spotkań eksperta MAP solutions z pracownikami Państwa firmy. Pozwala to na dokładne poznanie Państwa potrzeb w zakresie wdrożenia oraz na zaprojektowanie procesów jakie następnie zostaną odwzorowane w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Analiza jest obligatoryjnym punktem przed przystąpieniem do właściwego wdrożenia oprogramowania. Pozwala ona również na dokładne oszacowanie pracochłonności, a co za tym idzie kosztów wdrożenia.

Opis modułów aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów:

Moduł Faktura / Faktura ProForma z OCR – Moduł pozwala na procesowanie elektronicznej wersji dokumentu faktury oraz faktury proforma. Funkcjonalność modułu pozwala na obsługę dokumentu przez wiele osób, w dowolnie sformułowanym procesie. Wbudowany system rozpoznawania tekstu (OCR) ułatwia wprowadzanie danych z dokumentu do systemu oraz minimalizuje możliwość popełnienie błędów. Moduł pozwala łączyć dokumenty faktur ze sobą oraz wskazywać dokumenty korygujące. Moduł zawiera automatyczne klucze podziału faktury – na danym kontrahencie w systemie jesteśmy w stanie zapisać podział procentowy np. 50% oddział centralny; 30% produkcja; 20% magazyn. Po wywołaniu klucza na fakturze zostanie ona rozpisana według wskazanego klucza dla danego kontrahenta niezależnie od kwoty faktury. Wielowalutowość to funkcjonalność, która umożliwia pobieranie kursów dowolnej waluty i jest uwzględniona w tabelach NBP. Tabela z konkretnego dnia podpowiada się automatycznie na podstawie dat z faktury ale pozostaje możliwość zmiany daty tabeli kursów oraz wprowadzenie własnego kursu dla uprawnionych użytkowników. Ostatnim etapem procesu jest przeniesienie danych o dokumencie do systemu finansowo księgowego. Dodatkowymi funkcjami modułu:

• Integracja z systemem handlowo-magazynowym w ramach faktur magazynowych;
• Integracja z bankowością internetową za pomocą aplikacji „Nasz Bank”.

Moduł Wnioski zakupowe – Moduł pozwala na utworzenie procesu akceptacji wniosków zakupowych oraz ich klasyfikacje. Dzięki dedykowanemu procesowi jest w stanie dopasować się pod konkretne wymogi przedsiębiorstwa. Moduł daje możliwość przypisania ofert kontrahentów w ramach zakupu wskazanego we wniosku. W połączeniu z modułami Budżetowania, Zamówień oraz Faktur stanowi pełną obsługę procesu zakupowego w przedsiębiorstwie wraz z kontrolą wykorzystania budżetu. Istnieje możliwość konfiguracji wydruku danego dokumentu na podstawie dostarczonego przez klienta wzoru. Użytkownicy wypełniają wszystkie informacje o wniosku w formularzu elektronicznym a system sam tworzy na tej podstawie dokument PDF/Word z uzupełnionymi danymi na podstawie formularza.

Moduł Zamówienia – Moduł pozwala na obsługę dokumentów zamówień w formie elektronicznej. Zapewnia intuicyjną obsługę oraz wyszukiwanie dokumentów. Przypisywanie innych dokumentów takich jak np. faktury pozwala na szybką weryfikację realizacji zamówienia od strony finansowej. Istnieje możliwość konfiguracji wydruku danego dokumentu na podstawie dostarczonego przez klienta wzoru. Użytkownicy wypełniają wszystkie informacje o zamówieniu w formularzu elektronicznym a system sam tworzy na tej podstawie dokument PDF/Word z uzupełnionymi danymi na podstawie formularza.

Moduł Umowy – Moduł pozwala na akceptację oraz przechowywanie dokumentów umów. Dzięki niemu można uzyskać łatwy dostęp do elektronicznej dokumentacji wraz z opisami i komentarzami. Możliwość przypisywania innych rodzajów dokumentów takich jak Faktury wynikające z tytułu umowy lub wnioski zakupowe, z których wynika dana umowa, ułatwia codzienną pracę z dokumentacją. Tabela kluczowych dat i przypomnień umożliwia wskazanie kluczowych dat dla umowy lub innego dokumentu, w przypadku gdy daty te nie są powiązane z podstawowymi informacjami o dokumencie, takimi jak data rozpoczęcia i zakończenia umowy.
Przykład. Umowa rozpoczyna się 01.01.2023 i kończy 31.12.2023 ale w umowie został zawarty punkt, że do 31.06.2023 należy przedstawić zestawienie z połowicznego wykonania przedmiotu umowy. Taką datę możemy wpisać do tabeli a wskazania osoba otrzyma powiadomienie mailowe, że należy przygotować zestawienie do dnia 31.06.2023. To z jakim zapasem czasu takie powiadomienie będzie wysyłane też jest konfigurowalne.

Moduł Książka Odbiorcza – Moduł pozwala na prowadzenie książki odbiorczej w formie elektronicznej. Ułatwia to użytkownikom przekazywanie poczty drogą elektroniczną. Istnieje możliwość przypisania procesu przekazywania poczty oraz weryfikacji ewentualnych odpowiedzi na korespondencje. W połączeniu z Modułem książki Nadawczej pozwala również na łączenie dokumentów w sprawy, w ramach których prowadzimy korespondencje z interesantami.

Moduł Książki Nadawczej – Moduł pozwala na prowadzenie książki nadawczej w formie elektronicznej. Ułatwia to użytkownikom przekazywanie poczty w formie elektronicznej. Moduł ułatwia również pracę z pocztą lub kurierami umożliwiając generowanie listy nadawczej. W połączeniu z Modułem książki Odbiorczej pozwala również na łączenie dokumentów w sprawy w ramach, których prowadzimy korespondencje z interesantami.

Moduł Delegacji Krajowych – Moduł pozwala na wystawienie wniosku o delegacje krajową oraz jego akceptacje. Daje również możliwość przypisania kosztów delegacji przez osobę delegowaną, co w kolejnych kokach ułatwia rozliczenie kosztów delegacji oraz weryfikację pobranych zaliczek.

Moduł Budżety – Moduł pozwala na prowadzenie do systemu budżetu kosztowego przedsiębiorstwa. Budżety te mogą być podzielone na poszczególne okresy oraz pozycje. Moduł daje również możliwość wprowadzania korekt do budżetu wraz z zapisywaniem historii tych zmian. W połączeniu z modułami Wniosków Zakupowych, Zamówień oraz Faktur stanowi pełną obsługę procesu zakupowego w przedsiębiorstwie wraz z kontrolą wykorzystania budżetu.

Moduł Repozytorium – Moduł systemu pozwalający na ustrukturyzowane przechowywanie i współdzielenie dowolnych dokumentów.
Każdy dokument ma tworzoną metrykę pozwalającą na stworzenie opisu zarówno polami tekstowymi, liczbowymi jak i słownikowymi.
Dzięki funkcjonalności udostępniania dokumentów mamy możliwość wskazywania grup lub konkretnych użytkowników, którzy mogą mieć dostęp do dokumentu na zasadzie podglądu.

Moduł Urlopy – Moduł urlopów pozwala na składanie przez pracowników wniosków urlopowych w formie elektronicznej. Podczas składana wniosku mają oni możliwość podglądu przysługujących im pozostałych dni urlopowych, w podziale na poszczególne kategorie. Wnioski mogą być następnie akceptowane przez upoważnione osoby. Moduł wyposażony jest w funkcjonalność zastępstwa, która pozwala na wskazywanie osoby zastępującej nieobecnego. Pozwala to na zniwelowanie zatorów w akceptacji dokumentów. Moduł obsługuje różne wymiary oraz formy zatrudnienia. Działa w integracji z systemem Symfonia Kadry i płace lub samodzielnie. Posiada również możliwość wymiany plikowej z innym oprogramowaniem kadrowym.

Integracja z podpisem kwalifikowanym – Pozwala na podpisywanie dokumentów przez uprawnionych użytkowników systemu bez potrzeby pobierania dokumentów oraz ponownego ich wprowadzania do systemu.

Integracja z Symfonia Handel – Integracja pozwala na przekazywanie dokumentów kosztowych magazynowych do systemu Symfonia Handel. Ułatwia to znacząco tworzenie dokumentów oraz wprowadzania towarów na kartotekę magazynową.

Integracja z bankowością internetową za pomocą aplikacji Nasz Bank – Integracja pozwala na tworzenie paczek przelewów za faktury nie znajdujące się w systemie finansowo księgowym jak np. FV Proforma (Nasz Bank standardowo obsługuje faktury z systemu finansowo księgowego). Przyśpiesza to znacząco proces płatności oraz eliminuje ewentualny błąd ludzki.

Istnieje możliwość indywidualnej integracji z innymi systemami zewnętrznymi takimi jak np. system do zarządzania projektami, system do zarządzania budżetami firmy, systemy logistyczne.

UWAGA Już wkrótce będą dostępne:

• Delegacje zagraniczne wraz z wyliczeniem diet;
• Połączenie z Krajowym systemem e-faktur – pobieranie plików xml z serwisu ministerstwa. Na ich bazie będzie powstawał dokument w EOD wraz z plikiem graficznym prezentującym dane faktury. Funkcja wyszukiwania automatycznego słów kluczowych w pliku. Np. Jeśli w pliku xml znajdzie się słowo „paliwo” „benzyna” itp. To dokument trafi to bezpośrednio do działu/ osoby zajmującej się fakturami paliwowymi.

Pobierz prezentację aplikacji: TUTAJ

Umowa licencyjna aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów: TUTAJ