Krajowy System e-Faktur – znaczące zmiany w obiegu dokumentacji księgowej

Chcieliśmy przypomnieć Państwu o trwających pracach nad centralnym rozwiązaniem obiegu faktur. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma tworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania i udostępniania drogą elektroniczną faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te mają specjalny wzór elektronicznej faktury, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) w postaci pliku xml.

Od 1 stycznia 2022 rozwiązanie to funkcjonuje jako opcja dobrowolna wystawiania faktur i obok faktur papierowych oraz elektronicznych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Plany rządu zakładają, że od 1 stycznia 2024 roku faktury ustrukturyzowane będą jedyną dopuszczalną formą w obrocie gospodarczym. Z powyższego obowiązku wyłączone będą firmy zagraniczne z siedzibą poza obszarem Polski.

Wprowadzenie tego rozwiązania ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz większą kontrolę nad procesem wystawiania faktur. Administracja skarbowa w czasie rzeczywistym będzie miała pełen wgląd w szczegółowe dane, które bezpośrednio odzwierciedlają transakcje zawierane przez wszystkie podmioty gospodarcze.

Do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie można używać dotychczasowego rozwiązania w postaci dedykowanego oprogramowania, które należy odpowiednio dostosować do nowego systemu lub skorzystać z darmowych opcji dostępnych bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur. Rozwiązanie darmowe przeznaczone jest raczej dla mikroprzedsiębiorców.

Zasada działania jest dość prosta. System KSef będzie przyjmował dokumenty od firm sprzedających, sprawdzał zgodność struktury danych i po ich akceptacji udostępniał je kupującemu. W trakcie akceptacji e-Faktury nadawany jej będzie specjalny numer identyfikacyjny KSef, po czym wystawiający otrzyma potwierdzenie akceptacji przez system przesłanych dokumentów co równocześnie będzie oficjalnym potwierdzeniem wystawienia i ich wysłania. W myśl przepisów moment nadania numeru dokumentom będzie połączony z datą wystawienia dokumentu.

Aby móc skorzystać z platformy KSeF należy użyć odpowiedniej metody uwierzytelnienia:

• Profil Zaufany
• Podpis Kwalifikowany
• Podpis Kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL
• Pieczęć Kwalifikowana
• Unikalny, specjalnie wygenerowany TOKEN

Każdy z użytkowników systemu będzie posiadał odpowiednie uprawnienia nadawane przez osoby, które posiadają uprawnienia właścicielskie lub do nadawania dalszych uprawnień. Oprócz powyższych możemy otrzymać lub przydzielić uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do faktur, samofakturowania oraz wystawić uprawnienia Komornicze lub dla Organu Egzekucyjnego. W przypadku korzystania z usług np. biura rachunkowego możemy skorzystać z uprawnień pośrednich. Podatnik nadaje uprawnienia do wystawiania faktur oraz dostępu do faktur podmiotowi wskazując jego NIP.

Zalety wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur:

• Wprowadzenie w pełni cyfrowego systemu e-Faktur spowoduje znaczne oszczędności w przedsiębiorstwach. Nie musimy takiej faktury drukować i wysyłać. Pomijamy również cały proces odbioru faktur wysyłanych drogą pocztową, rejestru faktur itp.
• Przyspieszenie rozliczeń finansowych między firmami oraz Urzędem Skarbowym. E-Faktura praktycznie w ciągu kilku sekund od wystawienia jest już w systemie kontrahenta co pozwala na przyspieszenie całego procesu zapłaty. Urząd Skarbowy będzie miał 40 dni na zwrot podatku VAT.
• Bezpieczeństwo i pewność dostarczenia faktur. Zgodnie z interpretacją prawną organów podatkowych, powiadomienie przedsiębiorcy drogą elektroniczną o odbiorze jego e-faktury przez odbiorcę jest równoznaczne z jej doręczeniem.
• Brak konieczności archiwizowania dokumentów. Podatnicy nie będą musieli martwić się o specjalne zabezpieczenie oraz zorganizowanie miejsca na swoje archiwum.
• Rezygnacja z tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych będzie miała pozytywny wpływ na ochronę środowiska naturalnego i oszczędzanie jego zasobów.

Podatnicy będą musieli przyzwyczaić się do pewnych ograniczeń technicznych jakie wprowadza KSef:

• Do e-Faktur wysyłanych za jego pomocą nie będzie można dołączać załączników i jeśli będzie taka konieczność podatnik będzie musiał je dostarczyć kontrahentowi w inny sposób np. e-mailem.
• Pole nazwy towaru lub usługi może mieć maksymalnie 256 znaków co w niektórych branżach stworzy problemy i konieczność zmian w opisach  produktów i usług dotychczas stosowanych.
• Każda faktura musi uzyskać akceptację systemu. Jeśli wystawione faktury nie będą zgodne z wymogami struktury FA(1) system je odrzuci.
• Problemem również może okazać się jakość połączenia internetowego. W niekorzystnych okolicznościach, przy braku łączności może nastąpić opóźnienie przy akceptacji przez KSeF faktury i może ona uzyskać inną datę wystawienia dokumentu. Należy podkreślić, że w Polsce mamy wiele firm bez stałego dostępu do Internetu, co może je narażać na konsekwencje z powodu braku spójności w datach wystawionych faktur.
• Z uwagi na fakt, że Krajowy System e-Faktur skierowany jest do firm mających swoją siedzibę w Polsce wszystkie rozliczenia z zagranicznymi podmiotami staną się bardziej skomplikowane. Faktury, które polskie przedsiębiorstwa będą wystawiały zagranicznym kontrahentom będą wystawiane w KSeF, a za granice wysyłać będziemy „obraz faktury” pobierany z systemu. Faktury od zagranicznych przedsiębiorstw będzie trzeba ręcznie wprowadzić do KSeF.

Niewątpliwie narzucenie na podatników przez Ministerstwo Finansów obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych jest daleko idącą zmianą dla przedsiębiorców w porównaniu do dotychczasowych rozwiązań. Nowe zasady wymuszają wdrożenie odpowiednich narzędzi z zakresu IT w celu dostosowania systemów księgowych do wymogów stawianych e-Fakturom.

Jeśli są Państwo zainteresowani dostosowaniem posiadanego oprogramowania Symfonia lub Comarch do nowych wymogów, serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Handlowym.