Krajowy System e-Faktur – znaczące zmiany w obiegu dokumentacji księgowej

Zdjęcie pracowników biura przypominające o wyjściu w życie obowiązków jakie nakłada na przedsiębiorców Krajowy System e-Faktur

Chcieliśmy przypomnieć Państwu o trwających pracach nad centralnym rozwiązaniem obiegu faktur. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma tworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania i udostępniania drogą elektroniczną faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te mają specjalny wzór elektronicznej faktury, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) w postaci pliku xml.

Od 1 stycznia 2022 rozwiązanie to funkcjonuje jako opcja dobrowolna wystawiania faktur i obok faktur papierowych oraz elektronicznych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Plany rządu zakładają, że od 1 stycznia 2024 roku faktury ustrukturyzowane będą jedyną dopuszczalną formą w obrocie gospodarczym. Z powyższego obowiązku wyłączone będą firmy zagraniczne z siedzibą poza obszarem Polski.

Wprowadzenie tego rozwiązania ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz większą kontrolę nad procesem wystawiania faktur. Administracja skarbowa w czasie rzeczywistym będzie miała pełen wgląd w szczegółowe dane, które bezpośrednio odzwierciedlają transakcje zawierane przez wszystkie podmioty gospodarcze.

Do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie można używać dotychczasowego rozwiązania w postaci dedykowanego oprogramowania, które należy odpowiednio dostosować do nowego systemu lub skorzystać z darmowych opcji dostępnych bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur. Rozwiązanie darmowe przeznaczone jest raczej dla mikroprzedsiębiorców.

Zasada działania jest dość prosta. System KSef będzie przyjmował dokumenty od firm sprzedających, sprawdzał zgodność struktury danych i po ich akceptacji udostępniał je kupującemu. W trakcie akceptacji e-Faktury nadawany jej będzie specjalny numer identyfikacyjny KSef, po czym wystawiający otrzyma potwierdzenie akceptacji przez system przesłanych dokumentów co równocześnie będzie oficjalnym potwierdzeniem wystawienia i ich wysłania. W myśl przepisów moment nadania numeru dokumentom będzie połączony z datą wystawienia dokumentu.

Schemat działania Krajowego Systemu e-Faktur

Aby móc skorzystać z platformy KSeF należy użyć odpowiedniej metody uwierzytelnienia:
  • Profil Zaufany
  • Podpis Kwalifikowany
  • Podpis Kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL
  • Pieczęć Kwalifikowana
  • Unikalny, specjalnie wygenerowany TOKEN

Każdy z użytkowników systemu będzie posiadał odpowiednie uprawnienia nadawane przez osoby, które posiadają uprawnienia właścicielskie lub do nadawania dalszych uprawnień. Oprócz powyższych możemy otrzymać lub przydzielić uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do faktur, samofakturowania oraz wystawić uprawnienia Komornicze lub dla Organu Egzekucyjnego. W przypadku korzystania z usług np. biura rachunkowego możemy skorzystać z uprawnień pośrednich. Podatnik nadaje uprawnienia do wystawiania faktur oraz dostępu do faktur podmiotowi wskazując jego NIP.

Zalety wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur:
  • Wprowadzenie w pełni cyfrowego systemu e-Faktur spowoduje znaczne oszczędności w przedsiębiorstwach. Nie musimy takiej faktury drukować i wysyłać. Pomijamy również cały proces odbioru faktur wysyłanych drogą pocztową, rejestru faktur itp.
  • Przyspieszenie rozliczeń finansowych między firmami oraz Urzędem Skarbowym. E-Faktura praktycznie w ciągu kilku sekund od wystawienia jest już w systemie kontrahenta co pozwala na przyspieszenie całego procesu zapłaty. Urząd Skarbowy będzie miał 40 dni na zwrot podatku VAT.
  • Bezpieczeństwo i pewność dostarczenia faktur. Zgodnie z interpretacją prawną organów podatkowych, powiadomienie przedsiębiorcy drogą elektroniczną o odbiorze jego e-faktury przez odbiorcę jest równoznaczne z jej doręczeniem.
  • Brak konieczności archiwizowania dokumentów. Podatnicy nie będą musieli martwić się o specjalne zabezpieczenie oraz zorganizowanie miejsca na swoje archiwum.
  • Rezygnacja z tradycyjnej formy wystawiania dokumentów księgowych będzie miała pozytywny wpływ na ochronę środowiska naturalnego i oszczędzanie jego zasobów.

Podatnicy będą musieli przyzwyczaić się do pewnych ograniczeń technicznych jakie wprowadza KSef:
  • Do e-Faktur wysyłanych za jego pomocą nie będzie można dołączać załączników i jeśli będzie taka konieczność podatnik będzie musiał je dostarczyć kontrahentowi w inny sposób np. e-mailem.
  • Pole nazwy towaru lub usługi może mieć maksymalnie 256 znaków co w niektórych branżach stworzy problemy i konieczność zmian w opisach  produktów i usług dotychczas stosowanych.
  • Każda faktura musi uzyskać akceptację systemu. Jeśli wystawione faktury nie będą zgodne z wymogami struktury FA(1) system je odrzuci.
  • Problemem również może okazać się jakość połączenia internetowego. W niekorzystnych okolicznościach, przy braku łączności może nastąpić opóźnienie przy akceptacji przez KSeF faktury i może ona uzyskać inną datę wystawienia dokumentu. Należy podkreślić, że w Polsce mamy wiele firm bez stałego dostępu do Internetu, co może je narażać na konsekwencje z powodu braku spójności w datach wystawionych faktur.
  • Z uwagi na fakt, że Krajowy System e-Faktur skierowany jest do firm mających swoją siedzibę w Polsce wszystkie rozliczenia z zagranicznymi podmiotami staną się bardziej skomplikowane. Faktury, które polskie przedsiębiorstwa będą wystawiały zagranicznym kontrahentom będą wystawiane w KSeF, a za granice wysyłać będziemy „obraz faktury” pobierany z systemu. Faktury od zagranicznych przedsiębiorstw będzie trzeba ręcznie wprowadzić do KSeF.

Niewątpliwie narzucenie na podatników przez Ministerstwo Finansów obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych jest daleko idącą zmianą dla przedsiębiorców w porównaniu do dotychczasowych rozwiązań. Nowe zasady wymuszają wdrożenie odpowiednich narzędzi z zakresu IT w celu dostosowania systemów księgowych do wymogów stawianych e-Fakturom.

Jeśli są Państwo zainteresowani dostosowaniem posiadanego oprogramowania Symfonia lub Comarch do nowych wymogów, serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Handlowym.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Podaj numer telefonu i adres email, skontaktujemy się!

oddzwonimy!

Dziękujemy za zostawienie swojego numeru telefonu!

Oddzwonimy jak najszybciej.

Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Zobacz naszą politykę prywatności

Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu MAP solutions Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Leśna 5b w Legionowie. Pliki cookies wykorzystywane są w celu: tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości; W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies: „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu; „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu; W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów. Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.

Zamknij