10.11.2023

Jakie kroki wykonać, aby przygotować firmę do obowiązku KSeF

1. KSeF uwierzytelnianie – proces potwierdzenia tożsamości użytkownika, systemu lub aplikacji.

Zanim zaczniemy korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie użytkownika, bez tego kroku nie będzie możliwe zalogowanie się do strony https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Dwa sposoby uwierzytelnienia dla KSeF. Jeśli jesteśmy osobą fizyczną proces jest bardzo prosty, NIP lub Pesel potrzebny do zalogowania oraz podpis kwalifikowany/zaufany do potwierdzenia. Otrzymujemy pełne prawa właścicielskie i możemy nadawać uprawnienia innym osobom lub podmiotom np. biuru rachunkowemu.

W przypadku podmiotów prawnych potrzebna jest pieczęć kwalifikowana wydana na NIP firmy albo trzeba wypełnić zawiadomienie ZAW-FA i dostarczyć do swojego Urzędu Skarbowego w celu weryfikacji. W ZAW-FA wskazujemy pierwszego administratora KSeF, który następnie będzie mógł nadać w KSeF uprawnienia kolejnym osobom lub podmiotom. Warto zastanowić się kto powinien być tą osobą upoważnioną do nadawania uprawnień KSeF. Odwołanie tak uprawnionej osoby jest również realizowane później poprzez złożenie ZAW- FA. Urząd Skarbowy ma 14 dni na przeprowadzenie uwierzytelnienia.

Już teraz można dobrowolnie używać lub testować KSeF. Ministerstwo udostępnia trzy wersje narzędzi: 

– wersja testowa – pozwala na obejrzenie KSeF używając anonimowych danych bez konsekwencji i bez wprowadzania prawdziwych informacji.

– wersja przedprodukcyjna (demo do testów) – wymaga używania realnych danych firmowych do logowania, pozwala na testowanie połączenia KSeF z własnym oprogramowaniem. Dokumenty wprowadzane do KSeF nie trafiają do oficjalnego obiegu.

– wersja produkcyjna (do pracy) – wersja, w której wystawione faktury przekazane do KSeF są wprowadzone do obiegu prawnego.

Po zalogowaniu się do KSeF można nadać uprawnienia kolejnym osobom lub instytucjom np. dla biura rachunkowego.

W celu połączenia KSeF z oprogramowaniem sprzedażowym i księgowym w firmie będziemy potrzebować Tokenów (kluczy elektroniczny). Można je uzyskać w ostatniej na dole zakładce na stronie KSeF.

2. Dostosowanie wewnętrznych procesów organizacji do wymogów KSeF.

Wprowadzenie obowiązku KSeF ma wpływ na proces wystawiania i odbioru faktur w firmie. Dostosowanie wewnętrznych procesów w większej organizacji może potrwać do 12 tygodni.

Należy przygotować organizację firmy na zmiany:

– Przygotować organizację na poprawne wystawianie faktur, czyli faktur zgodnych z wymogami KSeF

– Automatyzować ten proces dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu. Faktura ustrukturyzowana zawiera do 400 pól z czego część jest obowiązkowa, część to pola techniczne a część pola dodatkowe.

– Wybrać osoby uprawnione do określonych ról w KSeF takich jak możliwość nadawania uprawnień w KSeF. Określanie uprawnień w KSeF jest dość ubogie, dodatkowe oprogramowanie elektronicznego obiegu dokumentów może pomóc w rozdzielaniu uprawnień np. do przesyłania faktur do KSeF, uprawnienia do weryfikacji przyjęcia faktur przez KSeF. Zapytaj o elektroniczny obieg dokumentów pomożemy wybrać właściwe rozwiązanie

Proces odbioru faktur z KSeF:

– Przemyśleć proces odbioru faktur z KSeF. KSeF nie rozróżnia i nie grupuje faktur. Odbieramy wszystkie faktury jakie są skierowane do naszej firmy. Trzeba zdecydować jak przeprowadzić proces weryfikacji faktur i akceptacji faktur. W zarządzaniem fakturami tak aby trafiły do właściwych osób i działów może pomóc oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.

Potrzebujesz więcej informacji o zasadach działania KSeF? Przygotowaliśmy zbiór najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami. POBIERZ BEZPŁATNY E-BOOK

WARTO ZADAĆ SOBIE PONIŻSZE PYTANIA, ABY PRZYGOTOWAĆ PROCESY FIRMOWE NA NADCHODZĄCE ZMIANY:

PROCES WYSTAWIANIA FAKTUR:

• Czy moi klienci akceptują obecnie faktury elektroniczne?
• W jaki sposób przekazuję obecnie fakturę klientom?
• Czy moje faktury zawierają załączniki? W jakim celu są te załączniki?
• Czy moje faktury zawierają dodatkowe informacje? Nr zamówienia klienta?
• Czy mamy korekty faktur w firmie?
• Kto i gdzie fakturuje w firmie? Czy fakturowanie ma etap akceptacji?
• Jak moje programy sprzedażowe mogą współdziałać z KSeF żeby maksymalnie ułatwić sobie proces wystawiania i wysyłania faktury do KSeF?

PROCES ODBIERANIA FAKTURY POMOCNE PYTANIA:

• Kto ma mieć dostęp do „skrzynki KSeF?
• W jaki sposób pobiorę dane ze „skrzynki KSeF?
• Skąd mam wiedzieć, że są nowe dane w KSeF?
• Jak wczytać fakturę do ewidencji księgowej?
• Jak zautomatyzować wczytywanie? Co z dekretacją?

Większość producentów oprogramowania handlowego i księgowego pomyślała o możliwości połączenia go z KSeF. Wtedy proces wczytywania faktur ustrukturyzowanych do ewidencji księgowej zostaje zautomatyzowany a dekretacje daje się przeprowadzić z poziomu oprogramowania księgowego. Zapytaj o rozwiązania Symfonia i Comarch.

Wszystkie przydatne pytania wraz z odpowiedziami znajdziesz w naszym e-booku. POBIERZ EBOOK PRZYDATNE PYTANIA

3. Testy i szkolenia.

Poza szkoleniem pracowników warto przewidzieć czas na testy działania oprogramowania połączonego z KSeF.

KSeF Ministerstwa Finansów nie jest aplikacją do fakturowania. Oczywiście w KSeF istnieje opcja „wczytaj fakturę” ale trzeba mieć fakturę przygotowaną w formacie xml i mieć pewność, że spełnia wszystkie wymagania ministerstwa co do e faktury, aby móc ją wczytać. Można też za pomocą „wprowadź fakturę” wprowadzić fakturę ręcznie, ale nie jest to ani rekomendowane, ani wygodne rozwiązanie.

KSeF należy połączyć z oprogramowaniem jakie używamy w firmie do sprzedaży, wystawiania faktur i do księgowania. Zapytaj o rozwiązania ułatwiające komunikację z KSeF

Dużym ułatwieniem a w przypadku większych organizacji niezbędnym narzędziem do obsługi otrzymanych z KSeF faktur jest oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala ono na zdefiniowanie ścieżek obiegu faktur tak aby trafiały do odpowiednich osób w celu akceptacji. Zapewnia bezpieczeństwo dokumentom, tylko upoważnione osoby mogą zobaczyć określone grupy dokumentów. Przyspiesza proces procedowania dokumentów (automatyczne przypomnienia). Elektronicznym obiegiem dokumentów można objąć wszystkie dokumenty firmowe, nie tylko faktury.

Skonaktuj się z nami pomożemy wybrać właściwe dla Twojej firmy rozwiązanie