e-faktura – kompendium wiedzy

Czym jest e-faktura?

To cyfrowy odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej w postaci pliku XML, czytelnego dla systemów informatycznych. Jest ona równoważna swojemu papierowemu odpowiednikowi ponieważ zawiera informacje wymagane dla faktury przez przepisy VAT. Jej zaletą, jako pliku elektronicznego, jest możliwość wygodnej dystrybucji np. za pomocą poczty elektronicznej i platform do wymiany plików. Dane zawarte w takim pliku są łatwe w przetwarzaniu i interpretacji przez programy księgowe. W porównaniu do popularnego formatu PDF, w którym przesyła się dziś faktury drogą elektroniczną proces ewidencji e-faktury w systemach księgowych odbywa się natychmiast i bezbłędnie. Stosowanie tego rodzaju faktury eliminuje szereg operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych i zastąpienie ich automatycznym przetwarzaniem.

1. Faktury dokumentujące transakcje krajowe oraz faktury wystawiane w obrocie transgranicznym;
2. Faktury na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;
3. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;
4. Faktury uproszczone;
5. Faktury korygujące.

Zalety e-faktury:

1. Możliwość przyśpieszonego zwrotu podatku – do 40 dni,
2. Pewność, że faktura dotarła do kontrahenta;
3. Brak konieczności przechowywania faktur wystawianych przez system KSeF – w systemie będzie ona przechowywana przez 10 lat;
4. Standaryzacja wzoru faktury – zawartych w niej danych;
5. Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentu w formie elektronicznej wraz z możliwością śledzenia zmian;
6. Szybsza wymiana informacji pomiędzy kontrahentami i instytucjami skarbowymi – szybsza wymiana dokumentacji;
7. Łatwiejsze wprowadzanie danych do systemów informatycznych oraz minimalizacja liczby błędów w raportach i deklaracjach poprzez eliminacje operacji związanych z ręcznym przepisywaniem danych;
8. Łatwiejsze wyszukiwanie istotnych informacji;
9. Dostęp do danych zawartych w fakturze z każdego miejsca z dostępem do Internetu.
10. Zwolnienie podatników posługujących się ustandaryzowaną e-fakturą z przesyłania JPK_FA na żądanie fiskusa.

KSeF – co to?

E-faktury wystawiane są za pomocą Krajowego Systemu e-faktur (KSeF), administrowanego przez Krajową Administrację Skarbową, czyli specjalnie w tym celu stworzony system teleinformatyczny, służący wystawianiu, przesyłaniu, korekcie i weryfikacji e-faktur. Jest to utworzona w styczniu 2022 roku centralna baza danych faktur elektronicznych. Dostęp do niej mają wyznaczone przez podatnika osoby. Faktury wystawione za pomocą KSeF mają określone konsekwencje podatkowe. Obecnie korzystanie z tego systemu jest dobrowolne, ale w perspektywie 2023 roku stanie się obowiązujące dla wszystkich prowadzących działalność gospodarczą, czyli wszystkich podmiotów zobowiązanych i uprawnionych do wystawiania faktur. W KSeF faktury podatników będą archiwizowane przez okres 10 lat. Bezpłatny dostęp do systemu będzie odbywać się za pomocą komputera i urządzeń mobilnych dzięki założeniu w systemie indywidualnego konta.

Rodzaje faktur wystawianych w KSeF

Będą to faktury dokumentujące transakcje krajowe i w obrocie transgranicznym, np. WDT. W szczególności będą to:

1)      faktury wystawiane np. na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

2)      faktury uproszczone, z wyjątkiem tych wystawianych przez kasę fiskalną (paragon z NIP),

3)      faktury VAT marża,

4)      faktury korygujące.

Za pomocą KSeF nie będzie jednak można anulować faktur, wystawiać faktur VAT-RR, not księgowych, rachunków pro forma i innych dokumentów niebędących fakturą w rozumieniu przepisów o VAT.