Pawtrans Sp. z o.o.

Branża: transportowa i paliwowa

Wdrożone oprogramowanie:

• Sage Symfonia ERP (Forte)
• Sage Symfonia
• Rozwiązania indywidualne
• Integracja z systemami zewnętrznymi

INTEGRACJA DOSKONAŁA

Rozwiązania Sage wsparły rozwój i ułatwiło zarządzanie wielobranżową spółka PAWTRANS. Sercem wdrożenia był program Handel Forte.

Firma PAWRTANS Sp. z o.o. specjalizuje się w transporcie płynnych produktów spożywczych w cysternach i zarządza flotą 110 pojazdów. Zakres jej usług jest jednak dużo szerszy: PAWTRANS prowadzi także serwis oraz myjnię ciężarówek, a także siedem stacji paliw. Wkrótce zaś uruchomi produkcję i sprzedaż biopaliw.

Zarządzanie firmą, która działa w tak różnych – choć przenikających się – branżach, dodatkowo w strukturze rozproszonej, to zadanie wymagające doskonalej koordynacji i współpracy, zarówno ludzi, jak i systemów informatycznych.

Cel – spójność

By zrozumieć specyfikę działania firmy PAWTRANS trzeba przyjrzeć się wyzwaniom, jakie wynikają z różnic w księgowaniu usług świadczonych na rzecz własnej floty lub obcych pojazdów. Inaczej należy zaksięgować naprawę czy nawet zwykłe mycie każdej z nich w stacji obsługi należącej do spółki. Inaczej należy potraktować tankowanie własnego  pojazdu na stacjach PAWTRANS, inaczej też rozliczać transport produktów przeznaczonych na potrzeby własne firmy – choćby składników do produkcji biopaliw. Oprogramowanie wspomagające zarządzanie oraz prowadzenie księgowości, które planowano wdrożyć w firmie, musiało uwzględniać wszystkie te i szereg podobnych wyzwań. Dodatkową trudnością był fakt, że firma korzystała (bądź zamierzała wdrożyć) z niezależnych systemów informatycznych do zarządzania flotą oraz produkcją biopaliw, a wszystkie te systemy powinny ze sobą współpracować. Zadanie to postanowiono zrealizować wykorzystując rozwiązania Sage.

– SYMFONIĘ^® wybraliśmy ze względu na to, że program ten można zintegrować z posiadanym bądź wdrażanym przez nas oprogramowaniem do zarządzania flotą czy produkcją – mówi Marek Krochmal, Dyrektor Finansowy i Główny Księgowy PAWTRANS – Początkowo szukaliśmy rozwiązania jednorodnego, ale gdy okazało się, że specjalistyczne oprogramowanie nie pozwala jednocześnie na prowadzenie bieżących operacji finansowych i księgowych, przyszła myśl o integracji różnych rozwiązań – dodaje Marek Krochmal.

Wdrożenie i integrację powierzono firmie MAP solutions, Złotemu Autoryzowanemu Partnerowi Sage.

Poznać potrzeby klienta

– Każde wdrożenie, a zwłaszcza tak zaawansowane, rozpoczynamy od audytu, który pozwala nam określić stan infrastruktury i oprogramowania oraz rzeczywiste potrzeby klienta – opowiada Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń Map solutions.

Tak było i w tym przypadku.

– Audyt pozwolił precyzyjnie określić nasze wymagania i konieczne działania integratora. Dzięki temu kolejne etapy wdrożenia były precyzyjnie opisane i zaplanowane – mówi Marek Krochmal z PAWTRANS.

Analizy, rozmowy z osobami podejmującymi decyzje w spółce – oraz z niemal wszystkimi pracownikami, którzy mieli korzystać z oprogramowania – a także późniejsze opracowywanie wniosków trwało około miesiąca. Efektem był precyzyjny harmonogram instalacji oprogramowania we wszystkich lokalizacjach, w których znajdują się biura, bazy czy stacje paliw (Warszawa, Zamość, Opole, Poniatowa, Środa Śląska, Wojciechów). Dopiero wówczas doszło do podpisania finalnej umowy dotyczącej wdrożenia. Instalacja miała rozpocząć się od standardowych funkcjonalności, a zakończyć na modułach dodatkowych w aplikacjach Sage, jakie dla potrzeb firmy PAWTRANS tworzył MAP solutions.

Integracja w Handlu

W wielu firmach, które stosują systemy SYMFONIA^®, najważniejszym programem są rozwiązania księgowe. W spółce PAWTRANS zainstalowano 5 stanowisk programu Finanse i Księgowość Forte wraz z programem Rozliczanie Międzyokresowe Forte, jednak  sercem całego wdrożenia okazał się program handlowy.

Instalacja „w terenie” obejmowała początkowo 10 (a docelowo 12) stanowisk programu SMFONIA^® Handel Forte w wersji 2008. Zainstalowano je we wszystkich stacjach paliw, a także w bazie i w składzie celnym (który jest niezbędnym elementem przy produkcji biopaliw i rozliczaniu podatku akcyzowego). To właśnie program Handel Forte, dzięki swej elastyczności i możliwości tworzenia dodatkowych modułów bezpośrednio zintegrowanych z aplikacją, pozwolił na połączenie rodziny systemów SYMFONIA^® z narzędziami używanymi w spółce PAWTRANS.

To właśnie do programu Handel Forte trafiają informacje na temat bieżącej eksploatacji ciężarówek z innego używanego w spółce programu do zarządzania flotą pojazdów. Podobny model przyjęto także w drugim przypadku, czyli przy produkcji biopaliw. Niezbędne dane (m.in. o ilości użytych składników) z programu, który steruje pompami w procesie produkcyjnym, trafiają właśnie do modułu magazynowego Handlu, a dopiero później do odpowiedniej aplikacji finansowo-księgowej w celu rozliczeń celnych i podatkowych.

– Stworzenie tego rozwiązania było szczególnie ważne dla klienta, bo bez jego wdrożenia praktycznie niemożliwe byłoby uruchomienie produkcji biopaliw – mówi Sławomir Groszyk z MAP solutions.

Komfort pracy i pełna kontrola

Dwa największe moduły dodatkowe – do obsługi danych z programu do zarządzania flotą oraz program zarządzający produkcją biopaliw –  to nie jedyne udogodnienia, jakie opracował MAP solutions dla programu Handel Forte. Kolejnym narzędziem był kreator faktur. Pozwala on na uproszczenie procedury wystawiania tych dokumentów na stacjach paliw, a także daje możliwość większej personalizacji wyglądu faktur. Ciekawy jest także moduł, który uzupełnia program Handel o stosowane tylko w branży paliwowej tzw. tabele pojemności. Pozwalają one m.in. w prosty sposób kontrolować i raportować rozbieżności, wynikające np. z różnic temperatur pomiędzy zatankowaną do cysterny a pobraną z niej objętością paliwa.

Program finansowo-księgowy oraz system Handel Forte to nie jedyne aplikacje, jakie zaimplementowano w spółce PAWTRANS. Do bazy w Zamościu zakupiono 5 licencji programu Doradca Handlowy Forte, który służy do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Na potrzeby kierownictwa firmy zainstalowano zaś aplikacje zarządcze: Planowanie Przepływów Finansowych Forte w wersji 2006 i Analizy Finansowe Premium w wersji 2008. Oba te programy zostały zakupione w wersjach jednostanowiskowych. Firma ma także pojedyncze licencje programów Środki Trwałe Forte i Kasa Forte. Ten ostatni program integruje dane z rozproszonych stanowisk aplikacji Handel.

Współpraca w praktyce

Proces poprzedziła analiza przedwdrożeniowa. Po przygotowaniu modułów dodatkowych przystąpiono do instalacji i wdrożenia.

– Od momentu podpisania umowy do wdrożenia standardowej funkcjonalności systemu SYMFONIA^® oraz aplikacji Handel Forte do obsługi sprzedaży i magazynów paliw płynnych minęły niespełna 4 miesiące – mówi Sławomir Groszyk z MAP solutions.

Kolejnym etapem była wspomniana integracja Handlu Forte z programem do zarządzania flotą oraz stworzenie obsługi składu celnego i produkcji biopaliw połączonego z naliczeniem akcyzy. W praktyce oznaczało to – poza instalacją i połączeniem standardowych produktów z rodziny SYMFONIA^® – zintegrowanie programu Handel z programem do obsługi procesów produkcyjnych.

– Proces ten sfinalizowano po roku od podpisania umowy. To naprawdę bardzo krótki czas wdrożenia – dodaje Sławomir Groszyk.

Aplikacja posiada akceptację Urzędu Celnego i PAWTRANS może ruszyć z produkcją biopaliw.

– Dziś, gdy wdrożenie dobiega końca, a z niektórych programów korzystamy już niemal od roku, można śmiało powiedzieć, że wybrany przez nas przy współpracy z MAP solutions model integracji się sprawdził – ocenia Marek Krochmal – Używane przez nas aplikacje oraz rozwiązania Sage doskonale się uzupełniają, a dzięki temu zarządzanie i kontrola nad firmą jest dokładnie taka, jakiej oczekiwaliśmy – dodaje dyrektor finansowy spółki PAWTRANS.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować