Martis SA

Branża: agencje reklamowe

Wdrożone oprogramowanie:

Sage Symfonia ERP
Sage Symfonia
Rozwiązanie „Projekty”
Rozwiązania indywidualne

Martis SA to agencja reklamowa z niemal 20-letnią tradycją. Oferuje klientom – zarówno dużym, jak i małym firmom – indywidualne, „szyte na miarę” strategie budowy, pozycjonowania i komunikowania marki, rozwinęła także działalność w reklamie społecznej. Agencja wykorzystuje działania ATL oraz BTL. Rozwój firmy oraz specyficzna i bardzo konkurencyjna branża, w jakiej działa, sprawiły, że niezbędna okazała się rozbudowa systemów informatycznych dla agencji.

– Konieczne było zautomatyzowanie obiegu informacji i dokumentów, stworzenie bazy danych kooperantów, a także historii kontaktów i bazy projektów – opowiada Arkadiusz Artemjew, Prezes Zarządu Martis SA.

Niezbędne okazało się zaimplementowanie kompleksowych rozwiązań klasy CRM. Wybór padł na aplikację Sage – Doradca Handlowy Forte.

– Początkowo braliśmy pod uwagę różnego rodzaju programy do zarządzania relacjami z klientami. Szybko okazało się, że jedynie rozwiązania SYMFONII^® pozwolą nam na integrację z używanym w firmie oprogramowaniem finansowo-księgowym – mówi Arkadiusz Artemjew.

Analiza potrzeb

Doświadczenia Martis SA z blisko 10-letniej współpracy z firmą MAP solutions, Złotym Autoryzowanym Partnerem Sage sprawiły, że właśnie tego integratora zaproszono do współpracy przy projektowaniu i wdrożeniu rozwiązań CRM.

– Analiza potrzeb klienta, którą prowadziliśmy przed przystąpieniem do prac, wykazała, że konieczne będzie nie tylko zaimplementowanie aplikacji CRM – czyli programu Doradca Handlowy Forte – ale i zaktualizowanie programu Finanse i Księgowość oraz instalacja aplikacji Handel Premium 2007 – mówi Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń MAP solutions – Agencja Martis korzystała wcześniej także z modułów Płace oraz Faktura SYMFONII^® Premium i te elementy pozostawiono bez zmian, aktualizując jedynie ich wersje.

Najważniejszym wnioskiem, który wynikał z analizy przedwdrożeniowej, była konieczność stworzenia dodatkowego modułu – nazwanego „Projekty”.

– Bardzo ważna była dla nas możliwość analizowania kosztów i zysków, a tym samym mocnych i słabych stron projektów – uzasadnia Arkadiusz Artemjew, Prezes Zarządu Martis SA.

Tych funkcji nie miał klasyczny CRM. Zdecydowano się jednak na implementację elastycznego rozwiązania Sage, dzięki czemu możliwe stało się stworzenie dodatkowych, zintegrowanych modułów, które sprostały wymaganiom agencji Martis SA.

Wdrożenie rozpoczęło się od wspomnianej rozbudowy programu księgowego. Aplikację SYMFONIA^® Finanse i Księgowość Forte zainstalowano na trzech stanowiskach. Pracownicy zajmujący się bieżącą obsługą projektów i kontaktami z klientami zostali zaś wyposażeni w dodatkowy program Doradca Handlowy Forte. Zainstalowano go na dwunastu stanowiskach.

Połączenie z sercem firmy

Najciekawsza była jednak nie sama instalacja, ale powiązana z nią integracja aplikacji Doradca Handlowy Forte z używanymi wcześniej w firmie programami do zarządzania, a także implementacja dodatkowych modułów. Dzięki tej integracji dane z aplikacji Doradca Handlowy Forte trafiają bezpośrednio do pozostałych programów z rodziny Sage, a wymiana potrzebnych danych odbywa się już bez konieczności wielokrotnego ich wpisywania w różnych modułach systemu.

– Informacje z modułów CRM oraz z programu SYMFONIA^® Handel Premium automatycznie trafiają do serca firmy czyli programu finansowo-księgowego. Dzięki temu mamy nad nimi pełną kontrolę – tłumaczy Arkadiusz Artemjew, Prezes Zarządu Martis SA.

Kontrola online

Niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania Martis SA ma dodatkowy moduł „Projekty”, stworzony przez MAP solutions. Pozwala on nie tylko na bieżącą kontrolę każdego projektu na dowolnym etapie jego prowadzenia, ale daje też możliwość pełnego raportowania. Osoby nadzorujące mogą uzyskać m.in. informacje o aktywności każdego z pracowników zaangażowanych w dany projekt, a przede wszystkim zapobiegać ewentualnym opóźnieniom czy błędom.

– Taki nadzór oraz tworzenie dowolnych raportów jest możliwe nie tylko z poziomu aplikacji, ale z dowolnego miejsca świata. Wystarczy dostęp do Internetu – tłumaczy Arkadiusz Artemjew.

Aplikacja wspiera również procesy planowania: dostarczając informacji np. o statusie projektów pozwala z wyprzedzeniem zadecydować o alokacji zasobów (np. przesunięciu pracownika do najbardziej w danym czasie obciążonego zespołu). Większa efektywność codziennej pracy skutkuje m.in. tym, że agencja może przystąpić do większej niż dotychczas liczby przetargów.

Nie bez znaczenia jest również fakt, że zapewnienie szybkiego dostępu do spójnej, kompleksowej wiedzy nt. działań firmy wpłynęło na szybsze niż dotychczas wprowadzanie nowych pracowników do codziennej obsługi klientów agencji.

Dalszy rozwój

Udane wdrożenie programu SYMFONIA^® Doradca Handlowy Forte, jego integracja z posiadanym już rozwiązaniem finansowo-księgowym, a przede wszystkim duża elastyczność i możliwość implementowania dodatkowych funkcji w zależności od potrzeb firmy, zachęciły agencję do wdrożenia kolejnych modułów rozwiązań Sage.

– Implementacja aplikacji CRM wraz z modułem „Projekty” to ważny, ale z pewnością nie ostatni krok w rozwoju systemu ułatwiającego zarządzanie firmą – deklaruje prezes zarządu Martis SA.

Kolejnym etapem będzie stworzenie modułu ułatwiającego przygotowanie, analizę i prowadzenie przetargów, w których firma bierze udział. Także to narzędzie będzie zintegrowane z działającymi już w firmie rozwiązaniami Sage.