23.01.2023

6 powodów, dla których firma powinna wprowadzić elektroniczny obieg dokumentacji.

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (wg Wikipedia.pl) – potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów działającego w oparciu o mechanizmy typu elektronicznego przepływu informacji.

Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie pozwala zachować pełną kontrolę nad wszystkimi dokumentami w firmie, zapobiega ich zaginięciu, ułatwia archiwizowanie (pozbywasz się zajmujących miejsce segregatorów) usprawnia obieg dokumentów oraz pozwala na łatwe zarządzanie kontrolą dostępu. Skrót EOD oznacza elektroniczny obieg dokumentów.

Dzięki procesowi elektronicznego obiegu dokumentów dokumentacja, korespondencja, faktury, listy obecności, wnioski do przełożonych, systemy zarządzania służbowymi telefonami, czy systemy rezerwacji aut są w jednym miejscu! Nie musisz już wypełniać papierowych wniosków, czy robić kserokopii dokumentów, a następnie biegać z nimi od pokoju do pokoju, by zdobyć potrzebny podpis i pieczątkę. System elektronicznego obiegu dokumentów zadba o cały proces obiegu dokumentów z zachowaniem procedur wewnętrznych i rygorów bezpieczeństwa.

Dlaczego warto wprowadzić Elektroniczny Obieg Dokumentów?

1. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentacji oszczędza zarówno materiały jak i czas pracowników poprzez udoskonalenie obiegu informacji. Nie ma potrzeby gromadzenia i przeszukiwania segregatorów z papierowymi wersjami dokumentacji oraz przekazywania fizycznie faktur i innych dokumentów do zatwierdzenia i archiwizacji. Dokumenty biznesowe są wprowadzane w określonym wcześniej schemacie obiegu właściwym dla rodzaju dokumentu. Każdy dokument wymagający akceptacji trafia w odpowiedniej kolejności do odpowiednich osób zatwierdzających. Akceptacja dokumentów jest szybka i bezpieczna. Dokumenty zawierają dodatkowe wskazówki, co należy z nimi zrobić.
2. Digitalizacja obiegu dokumentów pozwala na stały dostęp do wszystkich dokumentów. Każda osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia (ustawiane w zależności od potrzeb) ma możliwość dostępu do dokumentów w przeglądarce internetowej na wybranym urządzeniu (komputer, tablet, telefon). Umożliwia to pracę zdalna.
3. Nie ma ryzyka, że Elektroniczny Obieg Dokumentów zgubi jakiś dokument czy fakturę. Pełne bezpieczeństwo i kontrola procesu obiegu dokumentów dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów. Tradycyjny obieg dokumentów to ryzyko wystąpienia błędów ludzkich, oprogramowanie nie myli się nigdy. Duża ilość dokumentów w tradycyjnym obiegu dokumentów papierowych zwiększa ryzyko błędu, utracenia dokumentu lub choćby umieszczenia go w niewłaściwym archiwum.
4. Elektroniczny Obieg Dokumentów przyspiesza cały proces wprowadzania, obiegu, zatwierdzania i archiwizacji dokumentów w firmie. Zanim papierowy dokument zostanie dostarczony do wszystkich odpowiedzialnych za zatwierdzenie działów i osób. Będzie wymagał uzgodnień telefonicznych, odczytywania zapisków z uwag na karteczkach samoprzylepnych. To wszystko jest niewygodne i zabiera czas. Dokument umieszczony w Elektronicznym Obiegu Dokumentów pozwala na dostarczanie dokumentu wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami uzupełniającymi oraz uwagami i notatkami w formie czytelnej. Dokument może natychmiast trafić do właściwej osoby, która będzie mogła zobaczyć całą ścieżkę działań i zatwierdzić go dzięki kilku kliknięciom w systemie. Elektroniczny obieg faktur połączony z obiegiem dokumentów księgowych daje pewność, że informacje np. o płatnościach lub braku zapłaty trafią natychmiast do właściwego działu.
5. Nie ma potrzeby tworzenia kopii dokumentów ani pilnowania i poganiania opieszałych osób odpowiedzialnych za jego zatwierdzenie czy modyfikację. Elektroniczny system obiegu dokumentów pilnuje procesu, przypomina o kolejnych działaniach a rozpoczęty obieg dokumentu można łatwo prześledzić. Zarządzanie obiegiem dokumentów odbywa się z wygodnego w obsłudze panelu. Niektóre dokumenty mogą być tworzone bezpośrednio w wersji elektronicznej np. wnioski zakupowe, zamówienia. Użytkownicy wypełniają wszystkie informacje o wniosku w formularzu elektronicznym a system sam tworzy na tej podstawie dokument PDF/Word z uzupełnionymi danymi na podstawie formularza.
6. Bezpieczeństwo danych na każdym etapie procesu. Możesz mieć pewność, że do dokumentu mają dostęp tylko osoby o przydzielonych uprawnieniach. System zarządzania dokumentami umożliwia określenie poziomu dostępu dla różnych osób w firmie.

Jak rozpocząć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie?

Skontaktuj się z nami, przeprowadzimy cały proces, wdrożymy elektroniczne zarządzanie dokumentami i dostosujemy Elektroniczny Obieg Dokumentów do potrzeb twojej firmy. W razie potrzeby wykonamy analizę obiegu dokumentów, aby odpowiednio ustawić automatyzację obiegu dokumentów. Tworzenie ścieżek obiegu dokumentów pozwala na dopasowanie procesu zarządzania obiegiem dokumentów do wymagań wewnętrznego obiegu dokumentów w firmie i standardów bezpieczeństwa.

Elektroniczny Obieg Dokumentów MAP solutions to intuicyjne narzędzie, które umożliwia pełne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Obieg dokumentów firmy może być dostosowany do wymagań procesów biznesowych i połączony z pozostałymi systemami: finansowo-księgowymi, kadrowymi, handlowymi i magazynowymi. MAP solutions usprawnia systemy informatyczne firm od 1992 roku, znajdziemy rozwiązanie problemów zarządzania obiegiem dokumentów w Twojej firmie.

Przeczytaj o wszystkich modułach aplikacji Elektroniczny Obieg Dokumentów