W artykule dotyczącym KSeF i dokumentów przewozowych pokazaliśmy, że największym problemem branży transportowej po wdrożeniu KSeF może okazać się nie sama e-faktura, ale organizacja dokumentacji wokół transportu.
CMR, POD, dokumenty od kierowców, zdjęcia, rozliczenia dopłat czy dokumenty magazynowe bardzo często funkcjonują równolegle:
- w mailach,
- komunikatorach,
- folderach współdzielonych,
- telefonach pracowników,
- oraz różnych systemach używanych przez organizację.
Firmy transportowe często tracą czas nie na samo księgowanie faktur, ale na sprawdzenie kompletności dokumentacji, przypisanie dokumentów do transportu i akcpetacji.
Dlatego coraz więcej firm TSL analizuje dziś nie tylko sam KSeF, ale również sposób organizacji elektronicznego obiegu dokumentów transportowych.
Jak TSL próbuje uporządkować dokumenty wokół faktury KSeF?
Żeby uporządkować obieg dokumentów przewozowych po wdrożeniu KSeF, firmy transportowe muszą najpierw przeanalizować, przez jakie etapy przechodzi dokumentacja związana z transportem.
Proces przepływu dokumentacji transportowej
Gdzie najczęściej pojawia się problem?
Najwięcej trudności pojawia się zwykle wtedy, gdy dokumentacja wraca do organizacji z różnych źródeł i w różnym czasie.
Część dokumentów trafia mailem, część przywożą kierowcy, część funkcjonuje jako zdjęcia lub skany, a część pozostaje w systemach używanych przez dział operacyjny. Firmy transportowe często tracą czas nie na samo księgowanie faktur, ale na ustalenie:
- czy dokumentacja jest kompletna,
- do którego transportu należą dokumenty,
- kto powinien je zaakceptować,
- oraz czy faktura może zostać przekazana do płatności.
To właśnie na tych etapach najczęściej pojawiają się opóźnienia, brakujące dokumenty lub problemy z ustaleniem, czy faktura może zostać przekazana do płatności.
Jeśli chcesz uporządkować obieg dokumentów po wdrożeniu KSeF w swojej firmie transportowej – porozmawiajmy.
Rozwiązaniem wspomnianych problemów jest wdrożenie narzędzi łączących dwa główne obszary:
Obszar finansowo-księgowy
Obszar operacyjno-transportowy
Jakie rozwiązania wspierają obieg dokumentów po wdrożeniu KSeF?
Głównym wyzwaniem staje się dobór rozwiązań, które uporządkują oba obszary i pozwolą połączyć je w jeden spójny proces. W środowiskach ERP rolę takich rozwiązań bardzo często przejmują systemy workflow oraz elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowane z KSeF.
Jak wygląda organizacja dokumentów w środowisku Comarch?
W rozwiązaniach Comarch podobną rolę pełnią narzędzia workflow i zarządzania procesami dokumentowymi, takie jak Comarch BPM. Pozwalają one organizować obieg dokumentów pomiędzy działem operacyjnym, rozliczeniami i księgowością oraz wspierają kontrolę kompletności dokumentacji przed przekazaniem faktury do płatności.
W branży transportowej duże znaczenie ma możliwość szybkiego przekazywania dokumentów również spoza biura – np. z trasy, podczas rozładunku albo już po zakończeniu transportu. Dlatego rozwiązania workflow coraz częściej wspierają mobilny obieg dokumentów oraz pracę na załącznikach z poziomu urządzeń mobilnych.
Jak firmy organizują obieg dokumentów w środowisku Symfonii?
W środowisku Symfonii rolę takiego rozwiązania może pełnić Symfonia eDokumenty zintegrowana z Symfonią KSeF Plus. System wspiera obieg faktur pobranych z KSeF, umożliwia pracę na dokumentach i załącznikach oraz pomaga uporządkować proces kompletowania dokumentacji wokół transportu.
W branży transportowej duże znaczenie ma możliwość szybkiego przekazywania dokumentów pomiędzy uczestnikami procesu – bez konieczności oczekiwania na fizyczny obieg dokumentów pomiędzy oddziałami, kierowcami, działem operacyjnym i księgowością. Dotyczy to nie tylko samej dokumentacji przewozowej, ale również dokumentów kosztowych oraz wydatków pojawiających się poza biurem – np. podczas transportu, załadunku lub rozładunku.
Proces taki może być wspierany m.in. przez moduł Wydatki Pracownicze, który pomaga uporządkować przekazywanie dokumentów związanych z wydatkami kierowców oraz obiegiem dokumentów kosztowych. Więcej o tym, dlaczego sama faktura w KSeF bardzo często nie wystarcza do rozliczenia wydatków pracowniczych, pisaliśmy również w artykule dotyczącym wydatków pracowniczych w KSeF.
Wdrożenia KSeF i elektronicznego obiegu dokumentów w branży transportowej
W projektach związanych z KSeF i elektronicznym obiegiem dokumentów coraz większe znaczenie ma dziś doświadczenie wdrożeniowe oraz znajomość realiów branży transportowej i TSL.
W MAP solutions realizujemy wdrożenia rozwiązań Symfonii i Comarch również dla firm transportowych i spedycyjnych, wspierając organizacje w uporządkowaniu obiegu dokumentów przewozowych, workflow akceptacji oraz procesów związanych z rozliczeniem transportu po wdrożeniu KSeF. Wspieramy firmy transportowe i logistyczne z Warszawy, Legionowa, Trójmiasta oraz całej Polski – również w modelu zdalnym.
Realizowaliśmy projekty związane z KSeF, ERP oraz organizacją procesów dokumentowych również dla firm działających w branży transportowej i logistycznej.
Zobacz nasze wdrożenia i referencjeJeśli szukasz doświadczonego partnera Comarch lub Symfonii do wdrożenia KSeF i elektronicznego obiegu dokumentów – skontaktuj się z nami.
Podsumowanie
W branży transportowej wdrożenie KSeF bardzo często oznacza konieczność uporządkowania nie tylko faktur, ale całego procesu pracy z dokumentacją przewozową. Coraz większe znaczenie ma dziś połączenie obiegu finansowo-księgowego z dokumentacją operacyjną – od CMR i POD po dokumenty kosztowe oraz workflow akceptacji. Jeśli Twoja firma przygotowuje się do KSeF i chce uporządkować elektroniczny obieg dokumentów transportowych, warto zacząć od analizy obecnego procesu pracy z dokumentacją.
