KSeF w branży transportowej – co z CMR i dokumentami przewozowymi?

W większości branż KSeF oznacza przede wszystkim zmianę sposobu wystawiania i odbierania faktur. W transporcie i spedycji problem jest jednak bardziej złożony, gdyż faktura za fracht bardzo rzadko funkcjonuje samodzielnie. Towarzyszą jej listy przewozowe CMR, potwierdzenia dostawy, dokumenty magazynowe, rozliczenia dopłat czy dokumenty od kierowców.

I właśnie tutaj pojawia się jedno z największych wyzwań branży TSL: KSeF obejmuje fakturę, ale nie obejmuje całej dokumentacji przewozowej.

W związku z nowym obowiązkiem, wiele firm transportowych będzie musiało nauczyć się funkcjonować w modelu dwóch równoległych obiegów dokumentów:

• faktura w KSeF,
• dokumentacja przewozowa poza KSeF.

Dlaczego KSeF jest większym wyzwaniem dla branży transportowej?

W wielu branżach wystarczy wystawić fakturę i przekazać ją kontrahentowi. W transporcie i spedycji sam dokument sprzedaży zwykle nie zamyka procesu rozliczenia usługi.

Standardowe zlecenia transportowe bardzo często uzależniają płatność od dostarczenia kompletu dokumentów przewozowych. Sama faktura nie wystarczy.

To oznacza, że nawet po wdrożeniu KSeF firmy transportowe nadal będą funkcjonować w środowisku rozproszonej dokumentacji, a dla wielu przewoźników i spedytorów prawdziwym wyzwaniem nie będzie więc samo wystawienie e-faktury, ale powiązanie jej z konkretnym transportem, dokumentacją oraz procesem rozliczenia.

KSeF a CMR – czego nie obejmuje system?

KSeF służy do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zgodnych ze schematem FA(3). System nie obejmuje jednak dokumentów przewozowych ani operacyjnych załączników związanych z realizacją transportu.

W praktyce oznacza to, że:

• faktura trafia do KSeF,
• ale CMR nadal funkcjonuje poza systemem,
• podobnie jak potwierdzenia dostawy, zdjęcia, skany czy dokumenty od kierowców.

To bardzo ważna zmiana organizacyjna dla branży TSL. Do tej pory wiele firm wysyłało do kontrahenta jeden „pakiet”: fakturę PDF wraz z kompletem dokumentów przewozowych. Po wdrożeniu KSeF faktura zostaje oddzielona od reszty procesu.

Dla wielu firm transportowych największym wyzwaniem po wdrożeniu KSeF może okazać się więc nie sama faktura, ale organizacja dokumentacji przewozowej.

Czy KSeF zmienia termin płatności za fracht?

KSeF wprowadza jedną bardzo istotną zmianę formalną: faktura uznawana jest za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF.

W teorii powinno to ograniczyć sytuacje, w których kontrahent twierdzi, że „nie otrzymał faktury”, jednak branża transportowa działa według własnej logiki biznesowej.

W wielu przypadkach termin płatności liczony jest nie od samego otrzymania faktury, ale od dostarczenia pełnej dokumentacji przewozowej. Jeśli kontrahent nadal czeka na CMR lub potwierdzenie rozładunku, proces rozliczenia może się wydłużyć mimo obecności faktury w KSeF.

To jeden z powodów, dla których firmy TSL już teraz analizują zapisy swoich umów i zleceń transportowych.

Problem dwóch obiegów dokumentów

Problem pojawia się zwykle podczas kompletowania dokumentacji do rozliczenia transportu. Część dokumentów wraca do organizacji z opóźnieniem, część trafia do różnych osób, a część funkcjonuje równolegle w mailach, komunikatorach i wersjach papierowych. Firmy transportowe muszą dziś równolegle pracować na dwóch obiegach dokumentów – fakturze w KSeF oraz dokumentacji przewozowej funkcjonującej poza systemem.

Im większa organizacja, liczba oddziałów lub liczba realizowanych transportów, tym większe ryzyko chaosu organizacyjnego. Problemem często nie jest brak dokumentów, ale nadmiar dokumentów bez odpowiedniego kontekstu:

• do którego transportu należą,
• kto powinien je zatwierdzić,
• czy dokumentacja jest kompletna,
• czy faktura może zostać przekazana do płatności.

Czy CMR również stanie się cyfrowy?

Warto pamiętać, że obecny model „faktura w KSeF, dokumentacja przewozowa poza systemem” prawdopodobnie nie będzie wyglądał tak samo za kilka lat.

Branża transportowa stopniowo zmierza w kierunku cyfryzacji dokumentów przewozowych, m.in. za sprawą regulacji eFTI (Electronic Freight Transport Information) oraz rozwoju elektronicznego listu przewozowego eCMR.

Regulacja eFTI zakłada ustandaryzowaną wymianę danych transportowych za pośrednictwem certyfikowanych platform elektronicznych, które będą akceptowane przez państwa członkowskie UE.

W praktyce oznacza to, że firmy transportowe będą stopniowo przechodzić z papierowych dokumentów przewozowych na elektroniczną wymianę danych dotyczących transportu.

Dla wielu organizacji KSeF może być więc dopiero początkiem większej cyfryzacji całego obiegu dokumentów w branży TSL.

Podsumowanie

Coraz więcej firm transportowych dochodzi dziś do wniosku, że samo wdrożenie KSeF nie rozwiązuje problemu dokumentacji przewozowej.

Największym wyzwaniem staje się uporządkowanie obiegu dokumentów transportowych — od CMR i POD po dokumenty kierowców oraz proces rozliczenia transportu.

O tym, jak firmy TSL organizują dziś elektroniczny obieg dokumentów transportowych oraz jakie rozwiązania pomagają uporządkować CMR, POD i dokumenty kierowców, przeczytasz w kolejnym artykule.

Najczęściej zadawane pytania – CMR, a KSeF