Ile trwa wdrożenie KSeF w firmie?
Czas potrzebny na wprowadzenie KSeF zależy od wielkości organizacji oraz złożoności jej procesów. W przypadku dużych firm planowanie ścieżek fakturowania, wdrożenie odpowiedniego oprogramowania i testy mogą potrwać nawet 3–4 miesiące. Dlatego nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę – szczególnie że dostawcy IT będą przeciążeni zleceniami tuż przed wejściem w życie obowiązku.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Pierwszym krokiem powinno być przyjrzenie się procesom biznesowym związanym z wystawianiem, weryfikacją i akceptacją faktur. W istniejących procesach należy wprowadzić modyfikację wywołaną realiami KSeF.
Należy również zaplanować w budżecie fundusze na zakup oraz wdrożenie oprogramowania, które pozwoli sprostać obowiązkowi KSeF bez generowania nadmiernej pracy i problemów z identyfikacją i akceptacją faktur. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów lub dostosowanie do zmian wywołanych KSeF istniejącego systemu to istotny element usprawnienia pracy z KSeF.
Warto też zaplanować czas i środki na przeszkolenie pracowników z nowych procesów związanych z KSeF.
Zmiana w procesie wystawiania i akceptacji faktury po wdrożeniu KSeF
Po uruchomieniu KSeF każda faktura będzie miała format faktury ustrukturyzowanej XML. Projekt dokumentu trafia do systemu i – jeśli wszystkie wymagane pola zostały poprawnie wypełnione, a plik nie zawiera błędów technicznych – otrzymuje numer identyfikacyjny KSeF. Dopiero wtedy faktura jest uznawana za prawidłowo wystawioną i dostarczoną do kontrahenta.
Dlatego tak istotne jest, aby przed wysłaniem faktury do KSeF upewnić się, że dokument jest kompletny i uzgodniony wewnętrznie. W przeciwnym razie każda późniejsza zmiana będzie wymagała wystawienia korekty faktury KSeF. Proces ten znacząco ułatwia elektroniczny obieg dokumentów, który wspiera przygotowanie, akceptację i archiwizację faktur.
Warto pamiętać, że KSeF przejmuje od wystawcy obowiązek dostarczenia faktury (z wyjątkiem dokumentów wystawianych dla zagranicznych odbiorców). Od tej pory to odbiorca musi pobrać dokument ze swojej skrzynki KSeF, a datą jego otrzymania jest dzień nadania fakturze numeru identyfikacyjnego przez system.
Zmiana w procesie odbierania faktury po wdrożeniu KSeF
Dziś faktury mogą docierać do firmy w różnej formie – papierowej, jako plik PDF lub po odczycie OCR, a następnie przechodzą przez proces akceptacji, dekretacji i archiwizacji.
Po wdrożeniu KSeF proces ten zostanie znacząco uproszczony. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą trafiały do jednego miejsca – skrzynki KSeF. Nie trzeba będzie zbierać dokumentów z wielu źródeł. Dostęp do faktur w KSeF ma podatnik, ale może on upoważnić pracownika lub biuro rachunkowe do ich odbierania.
Kolejnym krokiem po pobraniu faktury z systemu jest przygotowanie jej wizualizacji (nieobowiązkowej, ale pomocnej), aby dokument był czytelny i mógł przejść proces weryfikacji i akceptacji. Ponieważ wszystkie faktury trafiają do jednej skrzynki, firmy muszą opracować nowe procedury kontrolne – tak, aby upewnić się, że w systemie nie pojawił się dokument niezamawiany.
W tym zakresie ogromnym wsparciem jest elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala:
- tworzyć ścieżki obiegu i akceptacji faktur,
- przypisywać właściwe uprawnienia użytkownikom,
- szybciej weryfikować dokumenty przez odpowiednie działy.
Czy OCR będzie jeszcze potrzebny?
Tak, ale w mniejszym zakresie. System OCR przyda się do obsługi dokumentów, które nie trafią do KSeF – np. paragonów fiskalnych z NIP (uznawanych za faktury uproszczone do 31.12.2024 r.) czy faktur wyłączonych z systemu w procedurach OSS i IOSS.
Dlatego, aby praca z KSeF była efektywna, warto zainwestować w elektroniczny obieg dokumentów z możliwością definiowania ścieżek akceptacji oraz automatyzacji procesów księgowych.
Jak KSeF zmieni codzienną pracę z fakturami?
Wdrożenie KSeF oznacza szereg praktycznych zmian w procesach wystawiania i obiegu dokumentów. Oto najważniejsze scenariusze, które firmy powinny wziąć pod uwagę:
1. Faktura nie trafia już z towarem
Do tej pory przedsiębiorcy często przekazywali fakturę razem z towarem. W KSeF proces zostaje rozdzielony – towar jedzie do kontrahenta, a faktura trafia do systemu, skąd odbiorca samodzielnie ją pobiera.
2. Ograniczone miejsce na dodatkowe informacje
Na tradycyjnych fakturach można było umieszczać pieczęcie, adnotacje czy dodatkowe dane. W KSeF faktura ma ściśle określoną strukturę XML, a pole informacyjne jest bardzo ograniczone. Załączniki, bilingi czy pieczęcie windykacyjne trzeba będzie przekazywać inną drogą.
3. Wszystkie faktury w jednej skrzynce
Niezależnie od tego, czy firma wystawia faktury w sklepach stacjonarnych, przez e-commerce czy punkty serwisowe – wszystkie dokumenty trafiają do jednej skrzynki KSeF. To wymusza przygotowanie systemów i procesów tak, aby obsłużyć dużą skalę w jednym miejscu.
4. Faktury dla osób fizycznych poza KSeF
W KSeF trzeba raportować wyłącznie faktury B2B. Faktury wystawione osobom fizycznym nie są objęte obowiązkiem KSeF. Firma musi więc mieć pewność, że właściwie rozróżnia faktury dla konsumentów i dla przedsiębiorców.
5. Faktury wymagające akceptacji wewnętrznej
Niektóre przedsiębiorstwa wystawiają niewielką liczbę faktur, ale o dużej wartości. Przed ich wysłaniem do klienta przechodzą one wewnętrzny proces akceptacji. Po wprowadzeniu KSeF konieczna będzie reorganizacja obiegu faktur, aby projekt faktury ustrukturyzowanej został zatwierdzony przez wszystkie wymagane działy jeszcze przed wysyłką do systemu.
6. Faktury korygowane i procesy „płynne”
Firmy, które wystawiają faktury „zbiorcze” lub często dokonują korekt (np. piekarnie rozliczające zwroty na koniec miesiąca), muszą pamiętać, że wszystkie korekty wystawia się w KSeF. Każda z nich musi zawierać numer identyfikacyjny oryginalnej faktury nadany przez system.
Podsumowanie – jak ułatwić sobie wdrożenie KSeF?
KSeF wprowadza zupełnie nową rzeczywistość w zakresie wystawiania i odbierania faktur. Zmienia się nie tylko technologia, ale także codzienne procedury w firmach – od akceptacji dokumentów, po ich archiwizację i korekty. To oznacza konieczność reorganizacji procesów, a w większych organizacjach także zmiany w kulturze pracy z dokumentami.
Na szczęście wdrożenie KSeF nie musi być skomplikowane. Elektroniczny obieg dokumentów oraz odpowiednie oprogramowanie zintegrowane z KSeF pozwalają zautomatyzować dużą część zadań, usprawnić komunikację między działami i ograniczyć ryzyko błędów. Dzięki temu nawet tak duża zmiana staje się okazją do poprawy efektywności i wygody pracy.
