Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Skanpol

Skanpol, założony w 2018 roku, zapewnia wykwalifikowany personel elektryczny do realizacji złożonych projektów w branży stoczniowej i przemysłowej. Firma współpracuje przede wszystkim z klientami na rynkach skandynawskich, kierując do projektów elektryków i monterów posiadających wymagane kwalifikacje, certyfikaty oraz doświadczenie.

Dlaczego Skanpol zdecydował się na wdrożenie EOD?

W związku z rozwojem działalności oraz nadchodzącymi obowiązkami dotyczącymi KSeF firma poszukiwała rozwiązania, które usprawni obsługę faktur i dokumentów, a jednocześnie zintegruje się z systemami wykorzystywanymi już w organizacji. Wcześniej Skanpol korzystał z własnego narzędzia do obsługi dokumentów.

Elektroniczny Obieg Dokumentów dopasowany do procesów firmy

Skanpol potrzebował Elektronicznego Obiegu Dokumentów dopasowanego do własnej polityki oraz specyfiki codziennej pracy zespołu. Standardowa wersja systemu nie obejmowała w pełni wszystkich wymagań firmy, dlatego już na etapie analizy przedwdrożeniowej wspólnie określono zakres potrzebnych prac oraz kierunek rozwoju rozwiązania.

Kluczowe było stworzenie systemu, który nie narzuca gotowego schematu pracy, ale wspiera konkretne procesy realizowane w organizacji: obsługę faktur i płatności, umów, korespondencji, dokumentacji firmowej oraz wniosków urlopowych.

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów – zakres prac

MAP solutions wdrożył Elektroniczny Obieg Dokumentów w konfiguracji wielofirmowej z rozdzielonym kontekstem spółek. Użytkownik loguje się do wybranej firmy i w ramach jednej sesji ma dostęp wyłącznie do jej dokumentów, co zapewnia pełne bezpieczeństwo danych.

Wdrożenie objęło szereg zaawansowanych modułów dopasowanych do potrzeb Skanpolu:

• Obsługa faktur zakupu i integracja z Symfonią ERP: System umożliwia rejestrowanie, akceptację i dekretację faktur oraz ich automatyczny import do Symfonia ERP Finanse i Księgowość. Skonfigurowano schematy księgowania, automatyczne ustawianie rejestrów VAT oraz księgowanie w oparciu o słownik rodzajów kosztów i MPK. Statusy płatności są aktualizowane automatycznie.
• Skrócona ścieżka proforma-faktura: Wdrożono mechanizm powiązania proformy z fakturą końcową. Po zaakceptowaniu proformy, właściwa faktura trafia bezpośrednio do akceptacji księgowości, co znacznie przyspiesza obieg.
• Zarządzanie bazą kontrahentów: System automatycznie uzgadnia dane kontrahentów na podstawie NIP, skrótu lub nazwy, eliminując ryzyko tworzenia zduplikowanych kartotek.
• Moduł umów i e-podpis: Uruchomiono cyfrowy rejestr umów z podziałem na uprawnienia oraz proces przekazywania dokumentów do podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• Korespondencja i moduł spraw: Wprowadzono rejestrację poczty przychodzącej i wychodzącej (z obsługą książki nadawczej dla Poczty Polskiej) oraz możliwość czenia dokumentów w konkretne, wielowątkowe sprawy.
• Repozytorium dokumentów i e-urlopy: Stworzono bezpieczną przestrzeń na dokumenty wewnętrzne, zarządzenia czy oferty oraz wdrożono moduł elektronicznych wniosków urlopowych wraz z pilnowaniem limitów przez administratora.

Ergonomia EOD i automatyczne powiadomienia

Wielką wagę przywiązano do wygody użytkowników. System uzupełniono o mechanizmy powiadomień e-mailowych (natychmiastowych oraz w formie codziennych, zbiorczych podsumowań zadań). Na prośbę klienta wprowadzono także modyfikację UX – wyraźne oznaczanie aktywnego pola podczas poruszania się po systemie za pomocą klawiatury, co drastycznie przyspieszyło pracę osobom niekorzystającym z myszki.

„Istotnym elementem współpracy była ergonomia pracy użytkowników. Wprowadzona na prośbę klienta nawigacja klawiaturowa znacznie usprawniła codzienną pracę osobom, które wykonują operacje seryjnie.”
— Piotr Lubiejewski, Specjalista ds. Wdrożeń, MAP solutions

Efekty wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Skanpol

Obecnie z Elektronicznego Obiegu Dokumentów korzysta siedmiu kluczowych użytkowników Skanpolu. Rozwiązanie skutecznie porządkuje obieg dokumentów, ułatwia kontrolę ich statusów oraz automatycznie kieruje zadania do właściwych osób. Dzięki pełnemu dopasowaniu do realiów organizacji, system realnie wspiera zespół i jest gotowy na dalszy rozwój wraz ze wzrostem firmy.

„Realizacja kontraktu dla firmy Skanpol to przykład wdrożenia, w którym kluczem do sukcesu było partnerskie podejście. Pan Maciej od pierwszego spotkania doskonale wiedział, czego oczekuje od systemu klasy EOD. Nie ukrywamy, że dopasowanie narzędzia do tak konkretnych wymagań wymagało głębokich modyfikacji.

Ponieważ jednak oprogramowanie MAP solutions to w 100% nasze autorskie rozwiązanie, mogliśmy elastycznie przemodelować aplikację. Wierzymy, że to system ma być elastycznym narzędziem dla człowieka, a nie ograniczeniem. Efekt? Wypracowaliśmy produkt idealnie uszyty na miarę, a dzisiejsza współpraca ze Skanpolem to dla nas czysta przyjemność.”
— Katarzyna Kościelnik, Regionalny Kierownik Działu Handlowego – Pomorze, MAP solutions