Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych realizują nowe obowiązki związane z Centralnym Rejestrem Umów JSFP. Konieczne jest nie tylko ustalenie, które umowy podlegają ujawnieniu, ale także terminowe przekazywanie informacji, aktualizowanie danych oraz kontrolowanie statusu poszczególnych wpisów.
Odpowiedzią na te potrzeby jest nowy moduł Umowy CRU w Symfonia eDokumenty, który został wprowadzony do oferty Symfonia eDokumenty. Rozwiązanie ma pomóc jednostkom sektora finansów publicznych uporządkować obsługę umów i ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie.
Czym jest Centralny Rejestr Umów JSFP?
Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, określany również jako CRU JSFP, jest publicznym rejestrem zawierającym informacje o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych lub na ich rzecz.
Jego celem jest zwiększenie przejrzystości gospodarowania środkami publicznymi. W CRU nie publikuje się całych umów, lecz wskazane w przepisach informacje na ich temat. Dane te należy również aktualizować, jeśli warunki umowy ulegną zmianie.
Które umowy podlegają obowiązkowi CRU?
Obowiązek dotyczy informacji o umowach zawieranych od 1 lipca 2026 r., które spełniają warunki określone w przepisach.
Umowa powinna stanowić zamówienie w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz zostać zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej. Oba warunki muszą zostać spełnione łącznie.
Przepisy nie określają przy tym minimalnego progu wartości umowy. Oznacza to, że obowiązek może dotyczyć również umów o niewielkiej wartości, jeżeli spełniają pozostałe wymagania.
Jakich jednostek dotyczy Centralny Rejestr Umów?
Obowiązki związane z CRU dotyczą jednostek należących do sektora finansów publicznych.
Mogą to być między innymi:
- jednostki administracji rządowej,
- gminy, powiaty i województwa,
- urzędy gmin i starostwa,
- publiczne szkoły i przedszkola,
- samorządowe zakłady budżetowe,
- biblioteki,
- muzea,
- domy kultury,
- pozostałe jednostki sektora finansów publicznych zawierające umowy objęte obowiązkiem.
Każda organizacja powinna indywidualnie zweryfikować, czy należy do sektora finansów publicznych oraz które z zawieranych przez nią umów podlegają obowiązkowi ujawnienia.
Nowy moduł Umowy CRU w Symfonia eDokumenty
Nowy moduł Umowy CRU ma wspierać jednostki sektora finansów publicznych w obsłudze informacji przekazywanych do Centralnego Rejestru Umów.
Dzięki rozwiązaniu użytkownicy mają zyskać możliwość uporządkowania danych dotyczących umów oraz kontrolowania całego procesu w jednym środowisku.
Zamiast prowadzić informacje w dodatkowych arkuszach, dokumentach i ręcznych rejestrach, jednostka będzie mogła korzystać z danych przechowywanych w systemie Symfonia eDokumenty.
Publikacja informacji w CRU bez dodatkowego logowania
Jedną z najważniejszych zapowiadanych funkcji modułu jest możliwość przekazywania informacji o umowie do Centralnego Rejestru Umów bez konieczności każdorazowego logowania do portalu rządowego.
Publikacja danych ma odbywać się bezpośrednio z poziomu Symfonia eDokumenty.
Może to ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności, skrócić czas potrzebny na obsługę umów i zmniejszyć ryzyko pominięcia wymaganych informacji.
Aktualizowanie informacji o umowach
Obowiązek jednostki nie kończy się w momencie pierwszego przekazania informacji do rejestru.
Dane należy aktualizować również wtedy, gdy w umowie nastąpią zmiany. Moduł Umowy CRU ma wspierać obsługę takich zdarzeń jak:
- zawarcie aneksu,
- zmiana wartości umowy,
- zmiana okresu obowiązywania,
- korekta danych,
- cesja praw lub obowiązków,
- rozwiązanie umowy,
- zakończenie realizacji umowy.
Aktualizacje mają być wysyłane do CRU na żądanie użytkownika, bez konieczności ręcznego wprowadzania wszystkich informacji od początku.
Historia zmian i kontrola statusów
Nowy moduł ma również zapewniać dostęp do historii zmian oraz informacji o statusie wysyłki danych do Centralnego Rejestru Umów.
Użytkownicy będą mogli rozróżnić informacje: wysłane do CRU / oczekujące na wysłanie / wymagające uzupełnienia lub aktualizacji.
Dzięki temu osoby odpowiedzialne za nadzór nad umowami będą mogły łatwiej sprawdzić, które dane zostały już przekazane, a które nadal wymagają działania. Historia zmian może być szczególnie przydatna podczas kontroli, audytu wewnętrznego lub weryfikacji sposobu realizacji obowiązków przez jednostkę.
Uprawnienia dopasowane do obowiązków użytkowników
Obsługa umów w jednostkach sektora finansów publicznych często angażuje kilka osób pełniących różne role.
Jedna osoba może przygotowywać dane, inna je zatwierdzać, a kolejna odpowiadać za publikację lub nadzór nad całym procesem.
Moduł Umowy CRU ma umożliwiać szczegółowe określenie uprawnień użytkowników, w tym wskazanie:
- kto może tworzyć wpisy,
- kto może uzupełniać i edytować dane,
- kto może przekazywać informacje do CRU,
- kto odpowiada za nadzór nad procesem.
Takie rozdzielenie uprawnień pozwala lepiej odwzorować procedury obowiązujące w jednostce i zmniejszyć ryzyko przypadkowej publikacji nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
Rozwiązanie ma również uwzględniać obsługę informacji wyłączonych z jawności.
Automatyczne przenoszenie danych z kartoteki umowy
Najwięcej automatyzacji mogą uzyskać jednostki korzystające już z modułu Umowy w Symfonia eDokumenty.
W takim przypadku wpis przeznaczony do Centralnego Rejestru Umów ma być generowany bezpośrednio z kartoteki umowy.
Dane znajdujące się już w systemie zostaną automatycznie przeniesione, a użytkownik będzie musiał uzupełnić jedynie brakujące pola wymagane przez CRU.
Automatyczne przenoszenie może obejmować między innymi:
- numer umowy,
- datę jej zawarcia,
- dane stron,
- przedmiot umowy,
- okres obowiązywania,
- wartość umowy,
- status dokumentu.
Dzięki temu użytkownik nie będzie musiał wielokrotnie przepisywać tych samych danych. Pozwoli to ograniczyć liczbę literówek, niespójności i błędów wynikających z ręcznej pracy.
Najważniejsze korzyści modułu Umowy CRU
Nowy moduł ma połączyć obsługę umów i realizację obowiązków związanych z CRU w jednym środowisku. Dla jednostki może to oznaczać:
Sam system to nie wszystko – ważne są również procedury
Wdrożenie narzędzia wspierającego obsługę Centralnego Rejestru Umów powinno iść w parze z uporządkowaniem procedur obowiązujących w jednostce.
Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić:
- kto kwalifikuje umowy do ujawnienia,
- kto odpowiada za uzupełnianie danych,
- kto sprawdza poprawność informacji,
- kto zatwierdza publikację,
- kto przekazuje informacje do CRU,
- kto odpowiada za aktualizacje,
- jak obsługiwane są informacje wyłączone z jawności,
- w jaki sposób kontrolowane są terminy.
Odpowiednio skonfigurowany system może wspierać te działania, ale nie zastępuje prawidłowego podziału odpowiedzialności wewnątrz organizacji.
Przygotuj swoją jednostkę do obsługi Centralnego Rejestru Umów
Sprawdź, jak moduł Umowy CRU w Symfonia eDokumenty może usprawnić przekazywanie i aktualizowanie informacji o umowach oraz pomóc uporządkować cały proces w jednym systemie.
Zapytaj o moduł Umowy CRU
