Lipcowa aktualizacja Symfonii eDokumenty usprawnia obsługę faktur pobieranych z KSeF, zwiększa kontrolę nad uprawnieniami użytkowników i poprawia bezpieczeństwo danych finansowych. Nowe funkcje odpowiadają przede wszystkim na sytuacje występujące w codziennej pracy księgowości, biur rachunkowych oraz firm posiadających kilka oddziałów lub spółek.
Jedną z najważniejszych zmian jest automatyczne rozpoznawanie faktur, które wcześniej zostały wprowadzone do systemu ręcznie, a następnie ponownie wpłynęły z Krajowego Systemu e-Faktur.
Najważniejsze zmiany w Symfonii eDokumenty
W aktualizacji wydanej w lipcu 2026 roku pojawiły się między innymi:
- aktualizacja danych faktury na podstawie dokumentu pobranego z KSeF,
- automatyczne wykrywanie duplikatów,
- nowe uprawnienia do obsługi powiadomień i aktualizacji danych,
- rozszerzony wydruk historii dekretacji,
- blokada edycji zatwierdzonych kont bankowych.
Zmiany mają ograniczyć liczbę ręcznych czynności, poprawić bezpieczeństwo procesów finansowych i ułatwić kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Faktura wprowadzona ze skanu ponownie trafia z KSeF
Użytkownikom KSeF zdarza się sytuacja, w której faktura została najpierw wprowadzona do systemu ręcznie, na przykład na podstawie skanu lub wydruku. Następnie ten sam dokument wpływa do firmy ponownie — tym razem bezpośrednio z KSeF.
Symfonia eDokumenty automatycznie identyfikuje taki dokument jako duplikat. System nie tworzy kolejnej faktury, lecz dodaje informację do komentarzy istniejącego dokumentu i dołącza do niego oryginalny plik XML pobrany z KSeF.
Uprawniony użytkownik otrzymuje powiadomienie i może zdecydować, w jakim zakresie dane mają zostać zaktualizowane (może być to uzupełnienie numeru KSeF, uzupełnienie daty nadania numeru KSeF lub aktualizacja całego nagłówka faktury na podstawie danych z XML).
Pozwala to zachować dotychczasowy obieg, historię akceptacji i informacje dodane wcześniej do dokumentu.
Co firma zyskuje dzięki automatycznemu rozpoznawaniu duplikatów?
Funkcja została wprowadzona w odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez użytkowników Symfonii eDokumenty – ogranicza ryzyko utworzenia kilku kopii tej samej faktury oraz zmniejsza również liczbę błędów związanych z ręcznym przepisywaniem numerów i dat KSeF.
Dla użytkowników oznacza to przede wszystkim:
- szybszą obsługę faktur kosztowych,
- zgodność danych z dokumentem znajdującym się w KSeF,
- brak konieczności ponownego rozpoczynania obiegu,
- mniej ręcznej pracy po stronie księgowości,
- zachowanie jednego, kompletnego dokumentu w systemie.
Nowe uprawnienia do obsługi dokumentów z KSeF
Administratorzy otrzymali także możliwość dokładniejszego wskazania osób odpowiedzialnych za obsługę duplikatów.
W kreatorze konfiguracji połączenia z KSeF dostępna jest sekcja dotycząca powiadomień i aktualizacji danych. Administrator może w niej określić grupy użytkowników, które:
- otrzymują informacje o wykrytych duplikatach,
- mogą przeglądać dane pobrane z KSeF,
- posiadają prawo do aktualizacji dokumentu.
Uprawnienia są przypisywane w kontekście konkretnej jednostki rozliczeniowej. Dzięki temu pracownicy mogą otrzymywać wyłącznie informacje dotyczące obsługiwanej przez nich spółki, oddziału lub innej jednostki organizacyjnej.
Rozwiązanie może być szczególnie przydatne w biurach rachunkowych oraz większych organizacjach, w których dokumenty są obsługiwane przez kilka zespołów.
Rozszerzony wydruk historii dekretacji
Kolejną zmianą jest rozszerzenie informacji prezentowanych na wydruku historii dekretacji.
Na dokumencie mogą znaleźć się teraz dodatkowe dane dotyczące między innymi:
- płatności,
- korekty faktury,
- numeru NIP sprzedawcy i odbiorcy,
- pracownika przypisanego do dokumentu,
- zapłaty dokonanej ze środków własnych.
Informacje te są również uwzględniane w paczce archiwalnej ZIP.
Rozszerzony wydruk ułatwia sprawdzanie historii dokumentu bez konieczności wyszukiwania informacji w kilku miejscach systemu. Może usprawnić przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli, audytu lub wewnętrznej weryfikacji procesów księgowych.
Zatwierdzonych kont bankowych nie można już edytować
Lipcowa aktualizacja zwiększa również bezpieczeństwo danych wykorzystywanych w module Płatności.
Po zatwierdzeniu konta bankowego jego numer zostaje zablokowany przed edycją. Zasada obejmuje wszystkich użytkowników, również osobę, która wcześniej dodała dany rachunek.
Gdy konieczna jest zmiana numeru konta, użytkownik musi usunąć nieaktualny wpis i dodać nowy.
Takie rozwiązanie:
- ogranicza ryzyko przypadkowej zmiany numeru rachunku,
- utrudnia nieuprawnioną podmianę danych,
- zwiększa kontrolę nad przygotowywanymi płatnościami,
- pozwala zachować czytelną ścieżkę wprowadzanych zmian.
Sprawdź szczegółowy opis zmian
Symfonia eDokumenty z MAP solutions
Wdrożenie, konfiguracja i wsparcie Platynowego Partnera Symfonii.
Porozmawiaj o eDokumentachAktualizacja Symfonia eDokumenty lipiec 2026 – najczęstsze pytania
Tak. Jeżeli ten sam dokument wpłynie następnie z KSeF, system może zidentyfikować go jako duplikat i powiązać z fakturą znajdującą się już w obiegu.
Nie. System może dołączyć plik XML pobrany z KSeF do istniejącej faktury, bez tworzenia kolejnej kopii dokumentu.
Nie. Uprawniona osoba może zdecydować, czy chce uzupełnić wyłącznie numer i datę KSeF, czy zaktualizować cały nagłówek dokumentu.
Administrator może wskazać odpowiednie grupy użytkowników. Uprawnienia są nadawane osobno dla określonych jednostek rozliczeniowych.
Po zatwierdzeniu rachunku jego numer nie może być edytowany. Aby wprowadzić zmianę, należy usunąć dotychczasowy wpis i dodać nowe konto.
