24.03.2020

Oprogramowanie SAGE do pracy zdalnej

Bieżąca sytuacja w kraju powoduje konieczność wprowadzenia zmian w formie prowadzenia biznesu oraz codziennej pracy. Jednym z skutecznych sposobów ograniczenia kontaktów osobistych między ludźmi jest wprowadzenie pracy zdalnej. Ważne jest również unikanie tradycyjnych metod korespondencji i obiegu dokumentów, które stanowią potencjalne źródło zagrożenia. Dlatego chcemy zaproponować Państwu przegląd najważniejszych funkcjonalności dwóch rozwiązań firmy SAGE dedykowanych temu celowi.

Pierwsze z nich to rozszerzenie eFaktura do systemu SAGE Symfonia ERP Handel. Drugim jest portal www.miedzyfirmami.pl, pomagający w wymianie e-dokumentów, zarówno między użytkownikami serwisu jak i kontrahentami, którzy jeszcze nie zarejestrowali się w tym serwisie.

E-faktura najlepszy zamiennik tradycyjnej faktury.

E-faktura jest traktowana na równi z tradycyjną, przez administrację skarbową, firmy, jak i pozostałych podatników. Wszystkie przepisy, które określają, zasady konstrukcji tradycyjnej faktury, ilość zawartych w niej informacji, oraz formy jej archiwizacji mają zastosowanie również w jej wersji elektronicznej.

E-faktura ma formę pliku elektronicznego, który można swobodnie dystrybuować drogą elektroniczną lub uzyskać jej papierowy wydruk. Jej dystrybucja może odbywać się  za pomocą wiadomości e-mail lub  przez platformy wymiany plików między np. serwis miedzyfirmami.pl. Taka forma znaczne przyspiesza obieg dokumentacji i zapewnia nie tylko bezpieczeństwo wymiany danych ale również zmniejsza w znaczący sposób konieczność kontaktu z dokumentacją papierową, która może być potencjalnym źródłem zagrożenia Koronawirusem. E-faktura w formie pliku cyfrowego jest łatwa w archiwizacji, a koszt jej przechowywania jest praktycznie zerowy. Jej dodatkową zaletą jest łatwe wyszukiwanie zawartych w niej informacji.

E-faktura zapomnij o żmudnym przepisywaniu.

Faktury papierowe to utrapienie dla księgowych. Codziennością jest przepisywanie zawartych w nich danych do systemów informatycznych. To uciążliwa, czasochłonna i często obarczona ryzykiem błędów  praca. E-faktura pozbawiona jest tych mankamentów, dodatkowo wyeliminowanie błędów związanych z przepisywaniem, zapewnia bezpieczeństwo fiskalne. Konsekwencje źle wprowadzonej faktury mogą być kosztowne dla podatnika. E-faktury dzięki swojej konstrukcji pozwalają na to aby system finansowo-księgowy poprawnie odczytał i bezbłędnie zaimportować zawarte w niej dane. Obowiązujące standardy e-faktur pozwalają natomiast na zapisywanie danych księgowych w plikach elektronicznych. Systemy elektroniczne automatycznie pobierają z nich dane i automatycznie je księgują. Przedstawmy to na przykładzie. Sprzedawca wystawia w swoim systemie e-fakturę, którą jest automatycznie wysyłana do internetowej platformy wymiany plików (np. serwisu miedzyfirmami.pl). Dalej e-faktura trafia do systemu księgowego kontrahenta. System nabywcy pobiera z platformy dokument i automatycznie odczytuje z niego dane – dokonuje księgowania lub kieruje operację do bufora, aby mógł ją zweryfikować księgowy. Wszystko dzieje się bez żadnego przepisywania, wysyłania maili, drukowania faktur w formie papierowej. Konsekwencją jest brak popełniania błędów oraz szybka i bezpieczna wymiana informacji.

Najważniejsze korzyści stosowania E-faktury

• Obniżenie kosztów związanych z wygenerowaniem i przesłaniem faktury (oszczędności w druku, kosztach wysyłki oraz czynnościach przygotowawczych związanych z wysyłką dokumentów tradycyjną pocztą);
• Szybsze otrzymywanie faktury przez odbiorców – w momencie jej wysłania mailem lub przez internetową platformę do wymiany dokumentów;
• Prosta i niemal bezpłatna archiwizacja dokumentów cyfrowych. Dokument w wersji elektronicznej znacznie łatwiej wyszukać i mieć do niego dostęp z dowolnego komputera;

WYSTAWIANIE I WYSYŁANIE E-FAKTURY W PROGRAMIE SAGE SYMFONIA ERP HANDEL

Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur lub brak zarejestrowanego sprzeciwu. E-faktury wystawiane w module Handel mogą być automatycznie zapisywane w Repozytorium Dokumentów pod warunkiem posiadania odpowiednich zgód kontrahenta. Dla każdej e-faktury można także zapisać w Repozytorium Dokumentów podgląd w postaci pliku PDF.

Dla kontrahentów z umową podpisaną, podczas wystawiania dokumentu w oknie dokumentów powiązanych pojawia się opcja, która pozwala na wygenerowanie e-faktury w sposób automatyczny.

Szczegółowy opis pełnej procedury wystawiania faktury odnajdą Państwo na stronach SAGE.

Serwis miedzyfirmami.pl same korzyści

Miedzyfirmami.pl jest platformą służącą wymianie e-dokumentów, zarówno między użytkownikami serwisu jak i kontrahentami, którzy jeszcze nie zarejestrowali się w serwisie.

Standard e-faktury Sage pozwala przekazać w jednym dokumencie informację czytelną dla osoby odbierającej i dla systemu informatycznego. Jest to plik PDF z zawartymi metadanymi (w formacie XML), który jest zgodny z prawem i gwarantuje czytelność dla odbiorców oraz oprogramowania.

Dzięki temu, e-faktura może być automatycznie wprowadzana do programów finansowo-księgowych i archiwizowana – bez konieczności drukowania, skanowania lub ręcznego przepisywania danych.

Dostępna jest także funkcjonalność umożliwiająca bezpieczną i łatwą wymianę dokumentów elektronicznych, w tym e-faktur, w serwisie miedzyfirmami.pl (również zweryfikowanym przez Krajowe Forum Elektronicznego Fakturowania).

Najważniejsze korzyści serwisu miedzyfirmami.pl:

• Jeśli Twój księgowy korzysta z systemów Sage, to dzięki opcji Sage Connect każda zarejestrowana faktura kosztowa, trafi automatyczne do programu Sage;
• Bezpieczna wymiana e-dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• Szybkie wystawianie faktur (wybierz kontrahenta – dodaj towary i usługi – wyślij e-fakturę);
• Błyskawiczna informacja o statusie wysłanych dokumentów (każda wystawiona faktura trafia do Twojego księgowego) ;
• Przyspieszenie rozliczeń między kontrahentami (masz bieżącą informację czy Twoje faktury dotarły i zostały zaakceptowane przez twoich kontrahentów);
• Oszczędność kosztów i czasu (bez drukowania, skanowania lub ręcznego przepisywania, bez kolejek na poczcie);
• Wysyłanie e-dokumentów do kontrahentów niezarejestrowanych w serwisie;
• Funkcjonalność rejestracji „sprzeciwu” wobec wymiany e-faktur;
• Bezpłatny odbiór wszystkich dokumentów;
• Zdalny dostęp do wszystkich bieżących i zarchiwizowanych dokumentów – wystarczy jedynie dostęp do Internetu;
• Twoje dokumenty są zawsze
• Zawsze darmowa wysyłka 5 dokumentów miesięcznie.