Przygotuj firmę na KSeF
Minister Finansów Andrzej Domański podał datę planowanego wdrożenia obowiązkowego KSeF. Od 1 lutego 2026 roku będzie on obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF dla pozostałych podatników VAT.
Obowiązek KSeF spowoduje konieczność zmiany procesów biznesowych w obszarze fakturowania oraz obiegu faktur, w szczególności pobierania, przetwarzania w oprogramowaniu finansowo-księgowym. Warto już teraz przetestować działanie systemu i przygotować swoją firmę do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i do działania w KSeF.
Skontaktuj się z nami pomożemy wybrać właściwe rozwiązanie:
Więcej o rozwiązaniach KSeF w systemach ERP:
Najczęściej pojawiające się pytania dotyczące KSeF:
Co to jest e-Faktura?
Jest to faktura ustrukturyzowana w XML. Zawiera pozycje (pola), które mogły występować dotychczas na tradycyjnej fakturze (są one określone w art. 106e ustawy o VAT) oraz inne pola nieobowiązkowe, które występują w obrocie gospodarczym. Dla wszystkich rodzajów faktur występuje jedna struktura e-Faktury. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne e-Faktury będą tworzone wg. wzorca przygotowanego przez Ministerstwo Finansów.
Co to jest system e faktur?
Krajowy system e-Faktur to ogólnokrajowy program informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura „wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur …w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego” – definicja z ustawy z dnia 29 października 2021 roku. Ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Ustrukturyzowane faktury elektroniczne są tworzone wg. wzorca struktury logicznej przedstawionej przez Ministerstwo Finansów.
Co to jest system KSeF i do czego ma służyć?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system/platforma przekazująca faktury w formie ustrukturyzowanej do Ministerstwa Finansów. Umożliwia przechowywanie faktur oraz otrzymywanie UPO i numeru referencyjnego dla każdej otrzymanej przez Ministerstwo Finansów faktury. KSeF narzuca jeden standard faktury elektronicznej, ustrukturyzowanej mającej format xml. Do wygenerowania faktury w takim formacie niezbędne odpowiednie oprogramowanie biznesowe. Umożliwia przechowywanie faktur oraz otrzymywanie UPO i numeru referencyjnego dla każdej otrzymanej przez Ministerstwo Finansów faktury.
Od kiedy będzie obowiązkowy KSeF?
Zgodnie z informacjami dostępnymi na stronie Ministerstwa Finansów wprowadzenie obligatoryjności KSeF planowane jest na rok 2024. Z decyzji Komisji Europejskiej wynika, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie mogło stać się obowiązkowe w Polsce od 01.01.2024 r.
Czy muszę już teraz używać e-Faktury?
W obecnym początkowym okresie przygotowawczym do wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym, jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktury elektronicznych (np. w formacie PDF). UWAGA! Obecnie otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymaga zgody wystawiającego.
Czy mogę już teraz wprowadzić w firmie KSeF?
Tak, już teraz można wysyłać faktury w ustrukturyzowanym formacie xml. do Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 stycznia 2022 roku system został wprowadzony w Polsce jako rozwiązanie dobrowolne. UWAGA! – Odbieranie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF obecnie wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury.
Kto musi korzystać z KSeF w Polsce?
KSeF obejmie wszystkie przedsiębiorstwa będące czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Czy system KSeF jest przeznaczony tylko dla podatników VAT?
Ministerstwo Finansów dąży do tego, aby od 1 stycznia 2024 roku (po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej) wdrożenie KSeF stało się obligatoryjne a stosowanie ustrukturyzowanej e-Faktury obowiązkowe dla wszystkich podmiotów.
Czy KSeF zastąpi JPK?
Dzięki KSeF organy podatkowe będą miały pełny dostęp do fakturowanych danych w ustrukturyzowanym formacie. Nie będzie już obowiązku przesyłania JPK_FA. Urząd Skarbowy będzie miał możliwość wezwania podatnika do przesłania JPK_FA na żądania za okres do 5 lat wstecz po wejściu w życie obligatoryjnego e-fakturowania w KSeF.
KSeF a PEF.
Obecna wersja KSeF nieobowiązkowa jest odrębnym systemem niezwiązanym z system faktur ustrukturyzowanych PEF w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666).
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania systemów informatycznych służących do wystawiania faktur elektronicznych w firmie a w szczególności oprogramowania księgowego. Niezbędne jest przygotowanie systemu do wpisywania wymaganych danych do faktury ustrukturyzowanej i połączenia go z KSeF.
Sugerujemy korzystanie z gotowych rozwiązań przygotowanych w oprogramowaniu Comarch ERP Optima KSeF oraz Symfonia KSeF.
Skontaktuj się z nami pomożemy wybrać właściwe rozwiązanie.
Etapy wprowadzania KSeF:
Od października do grudnia 2021 roku był prowadzony pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF.
Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur wprowadzono jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu istnieje możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Od 1 stycznia 2024 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Z treścią decyzji derogacyjnej z 17 czerwca 2022 roku możesz zapoznać się w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej.
Od stycznia 2022 roku możesz skorzystać z KSeF dobrowolnie, natomiast w 2024 roku KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.
Korzyści ze współpracy z KSeF:
- Faktura pozostaje w bazie danych Ministerstwa Finansów. Nie ma konieczności wystawiania duplikatów.
- Podatnik nie musi archiwizować faktur wystawianych w KSeF. Dokumenty są przechowywane przez administrację przez 10 lat.
- Dzięki działaniu za pośrednictwem KSeF podatnik ma pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
- Przedsiębiorca wystawiający faktury ustrukturyzowane nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA)
- Przedsiębiorcy wystawiający faktury ustrukturyzowane mogą otrzymać szybciej zwrot VAT (w ciągu 40 a nie 60 dni)
Skontaktuj się z nami pomożemy wybrać właściwe rozwiązanie:
