29.01.2020

Przygotuj firmę na JPK_VAT

Zmiany w podatku VAT – poznaj nowości

Nowe zmiany w podatku VAT wprowadzone przez Ministerstwo Finansów z pewnością ułatwią pracę księgowych i firm, ale będą wiązały się również ze zwiększeniem odpowiedzialności za gromadzone dane, ponieważ w większym niż do tej pory stopniu będą służyły celom kontrolnym i analitycznym.

Celem wprowadzenia pliku JPK_VAT7 jest wyeliminowanie konieczności wypełniania i wysyłki zarówno JPK_VAT, jak i deklaracji VAT-7 lub VAT-7K. Zamiast kilku źródeł informacji, fiskus otrzyma jeden plik z połączonymi danymi – JPK_VAT, czyli wiążącą deklarację podatkową o skutkach prawnych i fiskalnych dla składającego ją przedsiębiorcy.

Nowości, związanych z nową strukturą deklaracji VAT, jest tak dużo, że w praktyce bez zmian pozostał jedynie termin jej składania. Nadal będzie to 25 dzień miesiąca.

JPK_VAT – od kiedy?

Już od 1 kwietnia 2020 wchodzą w życie nowe przepisy wprowadzone przez nowelizację ustawy o VAT z 4 lipca 2019 roku. Pierwszy dzień tego miesiąca będzie więc faktyczną datą początku rejestracji transakcji według nowych zasad. Obejmie najpierw dużych podatników (zatrudniających ponad 250 osób i mających obroty przekraczające 50 mln EUR lub zatrudniających ponad 250 osób, w których suma aktywów bilansu przekracza 43 mln EUR), a po 1 lipca 2020 pozostałych płatników VAT.

Konsekwencje wprowadzenia deklaracji JPK_VAT dla przedsiębiorców

Z pozoru niewinna zmiana, w praktyce wprowadza nowe metody rozliczania podatku VAT – z szeregiem dodatkowych zasad, które muszą zostać uwzględnione w nowej wersji składanej deklaracji. Dotyczą one głównie podstaw ewidencjonowania i rozliczeń dla potrzeb podatku od towarów i usług. Podatnik będzie musiał wyróżnić:

Rodzaj prowadzonej sprzedaży i podstawy jej opodatkowania oraz wysokość kwoty podatku należnego i wszelkich korekt;
Kontrahentów;
Dowody sprzedaży i zakupów.

Przedsiębiorca będzie musiał też wskazać czy transakcja sprzedaży jest objęta obowiązkiem Mechanizmu Podzielonej Płatności oraz czy dana transakcja sprzedaży zawiera określone grupy towarów, które podlegają ścisłej kontroli fiskusa. Zalicza się do nich m.in. alkohole, elektronikę bądź część usług, takich jak księgowość czy usługi prawne. Takich „wrażliwych” grup towarów jest obecnie aż 13.

JPK_VAT – o czym warto pamiętać

Podatnicy muszą zadbać o wysokiej jakości połączenie między poszczególnymi modułami stosowanego oprogramowania. Dane muszą sprawnie przenosić się między systemem sprzedaży a programem generującym deklaracje JPK_VAT. Ze względu na wymaganą wysoką jakość danych i krótki czas na naprawę błędów, ręczne przenoszenie danych lub ich sprawdzanie to dodatkowa praca dla księgowości i ogromne ryzyko popełnienia kosztownych w skutkach błędów. Każda wskazana przez Urząd Skarbowy nieścisłość (np. źle użyty numer faktury lub przypisanie transakcji do odpowiedniej kategorii), która nie zostanie poprawiona w terminie 14 dni, wiąże się z automatycznie naliczaną karą w wysokości 500 zł.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy za dane przesłane do Urzędu Skarbowego dotyczyć będzie nie tylko poprawnie i terminowo wysłanej deklaracji VAT. W niedalekiej przyszłości najważniejsze stanie się bezbłędne gromadzenie danych i właściwe przesyłanie ich do dalszych etapów procesu naliczania podatku. Dotyczy to szczególnie:

– Właściwego rozpoznania towarów, usług i procedur specjalnych, które muszą zostać poddane odpowiedniej klasyfikacji;

– Odpowiedniego zakwalifikowania każdej transakcji wraz z właściwym przekazaniem tych danych do programów księgowych rejestrujących transakcje VAT;

– Poprawnego przygotowania do wysyłki nowej deklaracji JPK_VAT z uwzględnieniem wszystkich zmian wprowadzonych w wersji ewidencyjnej i deklaracyjnej tego pliku;

– Szybkiej korekty nieścisłości, jakie mogą pojawiać się w złożonych deklaracjach, wraz z przygotowaniem opisów wyjaśniających.

Co należy zmienić w stosowanym oprogramowaniu?

Zmian jest na tyle dużo, a ich nieprzestrzeganie wiąże się z wysokimi karami, że dla przedsiębiorców i producentów programów finansowo-księgowych oznacza to konieczność przebudowania wielu aplikacji i implementację w nich nowych wzorów informacji, które muszą się znaleźć w bazach gromadzących te dane. Warto więc skorzystać z już istniejących rozwiązań, które uwzględnią nowe przepisy.

Jeśli przedsiębiorca nie zdecyduje się na gotowe rozwiązania programowe, proponowane przez wiodących producentów, zawierające ww. zmiany, sam będzie musiał pamiętać o odpowiednich modyfikacjach stosowanych przez siebie aplikacji. W praktyce oznacza to rozbudowę mechanizmów nadawania nowych informacji w programach obsługi sprzedaży i księgowości. Zakres zmian będzie na tyle duży, że jego poprawna implementacja będzie z pewnością skomplikowana i kosztowna.

W momencie, gdy przedsiębiorca, będzie chciał jednak wprowadzić je samodzielnie do swoich systemów informatycznych musi pamiętać o:

– Rzetelności i spójności danych zbieranych przez systemy sprzedażowe i księgowe;

– Zadbaniu o pozostawieniu śladów dowodowych w postaci szczegółowego, cyfrowego zapisu transakcji;

– Automatyzacji i ciągłości całego procesu generowania deklaracji JPK_VAT.

Dopiero te wszystkie elementy decydują o poprawności złożonej deklaracji.

Prowadzących działalność gospodarczą czeka więc:

Wymiana lub aktualizacja dotychczasowego oprogramowania na to, które będzie wspierać nowy mechanizm ewidencjonowania i rozliczeń – zobacz ofertę SAGE;
W przypadku stosowania indywidualnych rozwiązań konieczność rozbudowy mechanizmów wymiany danych między programami obsługi sprzedaży i rozliczeń podatkowych. Jest to o tyle ważne, że ich możliwości muszą być rozszerzone i gotowe, w przypadku dużych podmiotów, już od 1 kwietnia 2020 – zobacz ofertę MAP solutions.