29.09.2020

PPK w pigułce

PPK – co musisz wiedzieć

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to nowy sposób na oszczędzanie, dostępny dla wszystkich zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie. Wprowadzenie PPK nakłada na pracodawców obowiązek zawarcia umowy z wybraną instytucją finansową oraz comiesięcznego przekazywania wpłat w imieniu pracowników, którzy wyrazili chęć uczestnictwa w programie. Na pracodawcach ciąży też obowiązek cyklicznego raportowania do wybranej przez nich instytucji finansowej.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy to:

• przekazywanie pracownikom informacji związanych z utworzonym PPK,
• gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej PPK.

W przypadku zatrudnienia nowego pracownika należy również:

• zapisać pracownika do PPK po upływie 3 miesiąca zatrudnienia, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK),
• zadbać o wypłatą transferową środków z PPK, które uczestnik posiadał u poprzedniego pracodawcy, w przypadku gdy pracownik złożył oświadczenie o posiadanych przez niego rachunkach PPK u poprzednich pracodawców (art. 19 ust. 1 ustawy o PPK).

Comiesięczne raportowanie do instytucji finansowej wymaga również przekazania:

• kompletu wymaganych danych osób przystępujących do PPK (aktualizacji danych osób, które przystąpiły wcześniej lub zrezygnowały z uczestnictwa) oraz podania wartości naliczonych wpłat przekazywanych przez pracownika i pracodawcę.

Etapy wdrażania programu:

W 2019 roku do programu musiały przystąpić firmy zatrudniające 250 osób i więcej. W tym roku do programu muszą przystąpić firmy zatrudniające co najmniej 20 osób (według stanu na 31.12.2019). Najważniejsze terminy z tym związane, to

• 27 października 2020 r. ─  ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK,
• 10 listopada 2020 r. ─ ostateczny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK.

Ostatni etap wprowadzenia PPK w pozostałych podmiotach i jednostkach sektora finansów publicznych przewidziano na rok 2021.

Jeśli terminy nie zostaną przesunięte w związku z pandemią koronawirusa (COVID-19), to:

Dla jednostek sektora finansów publicznych:

• ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK to 26 marca 2021 r.,
• ostateczny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK to 10 kwietnia 2021 r.

Dla pozostałych podmiotów:

• ostateczny termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK to 23 kwietnia 2021 r.,
• ostateczny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK to 10 maja 2021 r.

W jaki sposób zawrzeć umowę o PPK?

• w postaci elektronicznej – poprzez wypełnienie danymi aplikacji internetowej lub wydrukowania, podpisa­nia oraz przesłanie za pomocą poczty elektronicznej skanów umowy,
• w formie papierowej z przedstawicielami instytucji obsługującej PPK.

W obu wypadkach należy jednak pamiętać o obowiązujących pracodawcę terminach.

Jak składać raporty PPK?

1. Ręcznie – poprzez wprowadzanie wymaganych danych wszystkich osób, które przystąpiły lub zrezygnowały z PPK w systemie instytucji finansowej (np. stronie internetowej);
2. Przez pliki XML, które można wygenerować w programie płacowym lub za pomocą zewnętrznych narzędzi oraz wczytanie ich do systemu instytucji finansowej wraz z późniejszym  wczytaniem plików zwrotnych do programu kadrowo-płacowego.
3. W pełni automatycznie – przez interfejs API – który umożliwia bezobsługową wysyłkę wszystkich niezbędnych danych do instytucji finansowej z poziomu programu kadrowo-płacowego.

Ostatnia z wymienionych metod (interfejs API) jest rekomendowana przez ekspertów. Gwarantuje szybką, bezbłędną i w pełni automatyczną komunikację zdecydowanie redukując czas poświęcony na obsługę PPK.

W przypadku integracji z instytucją finansową przez interfejs API:

• nie trzeba przepisywać danych lub wysyłać ich i odbierać za pomocą plików XML, co skutecznie eliminuje ryzyko powstawania błędów,
• zawieranie umów z instytucjami obsługującymi PPK odbywa się bezpośrednio z programu kadrowo-płacowego,
• przesyłane dane są szyfrowane a więc w pełni bezpieczne.

Jeśli potrzebujesz pomocy w konfiguracji oprogramowania do obsługi PPK w Twojej firmie zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Handlowym.

Poznaj funkcjonalności związane z PPK i PPK API w programie Sage Symfonia Kadry i Płace – obejrzyj VIDEO.