Paragon z NIP od 2027 roku – co się zmienia i jak przygotować sprzedaż?

Od 1 stycznia 2027 roku paragon fiskalny z NIP nabywcy nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Dotyczy to także paragonów do 450 zł brutto lub 100 euro, które obecnie – po spełnieniu określonych warunków – mogą pełnić funkcję faktury.

Sam paragon z NIP nie zniknie. Zmieni się jednak sposób dokumentowania sprzedaży dla klientów firmowych. Jeżeli przedsiębiorca będzie potrzebował faktury, sprzedawca będzie musiał obsłużyć ją w odrębnym procesie, a w przypadku transakcji objętych obowiązkowym KSeF – wystawić fakturę ustrukturyzowaną.

Dla sklepów, hurtowni i punktów sprzedaży oznacza to, że warto spojrzeć nie tylko na księgowość, ale przede wszystkim na proces obsługi klienta B2B przy kasie oraz możliwości systemu sprzedażowego i ERP.

Jak obecnie działa paragon z NIP?

Obecnie paragon z NIP może być fakturą uproszczoną, jeśli jego wartość nie przekracza 450 zł brutto lub 100 euro i dokument zawiera wymagane dane. Takie fakturowanie ułatwia sprzedaż, ponieważ nie trzeba wystawiać dodatkowego dokumentu ani ponownie wprowadzać danych kontrahenta do programu.

Co zmienia się od 1 stycznia 2027 roku?

Od 2027 roku paragon z NIP nie będzie już pełnił funkcji faktury uproszczonej. NIP nadal będzie mógł znaleźć się na paragonie, ale sam paragon nie będzie dokumentem zastępującym fakturę. To właśnie ten aspekt ma największe znaczenie dla firm prowadzących jednocześnie sprzedaż B2C i B2B.

Jak zmieni się obsługa klienta firmowego?

Czy system sprzedaży i ERP trzeba przygotować?

Nie każda firma będzie musiała zmieniać oprogramowanie. Warto jednak sprawdzić, czy obecny system obsługuje cały proces sprzedaży B2B, który będzie potrzebny po 1 stycznia 2027 roku.

Najważniejsze jest nie tylko pytanie: „Czy nasz program obsługuje KSeF?”, ale przede wszystkim to, jak wygląda cały proces – od podania numeru NIP przez klienta do wystawienia i przekazania faktury. Warto przeanalizować m.in.:

• sposób wystawienia faktury do sprzedaży zarejestrowanej na kasie,
• możliwość pobrania danych kontrahenta,
• integrację programu sprzedażowego z ERP,
• automatyczne przekazywanie danych do KSeF,
• sposób obsługi błędów i sytuacji awaryjnych,
• liczbę czynności, które musi wykonać pracownik.

Jeśli wystawienie faktury wymaga ponownego ręcznego wpisania danych klienta i pozycji sprzedaży, problem może być bardziej organizacyjny niż księgowy.

Jak przygotować firmę przed 1 stycznia 2027 roku?

Przygotowanie warto zacząć od procesu, a dopiero później od ustawień technicznych.

1. Sprawdź skalę sprzedaży B2B przy kasie.
   Ustal, jak często klienci proszą dziś o paragony z NIP.
2. Rozpisz obecny proces sprzedaży.
   Sprawdź, co dzieje się od momentu zakupu do zaksięgowania dokumentu.
3. Zweryfikuj możliwości programu.
   Ustal, jak system obsłuży fakturę dla klienta firmowego po zmianach.
4. Sprawdź integrację z KSeF.
   Samo wystawienie faktury to za mało – ważne jest również jej poprawne przekazanie.
5. Przetestuj realną transakcję.
   Najlepiej przy stanowisku sprzedażowym, a nie tylko w księgowości.
6. Przygotuj prostą procedurę dla pracowników.
   Kasjer powinien wiedzieć, co zrobić w przypadku klienta prywatnego, a co w przypadku firmowego.
7. Wprowadź potrzebne zmiany jeszcze w 2026 roku.
   Dzięki temu styczeń nie stanie się pierwszym testem nowego procesu.

Jak ERP może uprościć sprzedaż B2B?

Dobrze skonfigurowany system ERP może ograniczyć liczbę ręcznych czynności między sprzedażą, fakturowaniem, magazynem i księgowością. Przy dobrze zautomatyzowanym systemie dane z jednej transakcji mogły zostać wykorzystane dalej bez ponownego przepisywania.

Przy dużej liczbie klientów B2B nawet kilka dodatkowych czynności przy każdej transakcji może mieć znaczenie dla codziennej pracy sprzedawców.

FAQ – paragon z NIP od 2027 roku