Zakład Robót Ogólnobudowlanych Stanisław Repiński

Branża: transportowa i budowlana (spedycja, roboty ogólnobudowlane, markety z elektronarzędziami)

Wdrożone oprogramowanie:

• Sage Symfonia ERP (Forte)
• Sage Symfonia
• Nasz Bank
• Ofertowanie
• Automatyczna synchronizacja towarów i kontrahentów pomiędzy marketami
• Rozwiązania indywidualne

Pod pełną kontrolą Symfonii

Przedsiębiorstwo Stanisława Repińskiego z Kościerzyny to jeden z liderów rynku budowlanego i transportowego w północnej części Polski. Założony w 1989 roku Zakład Robót Ogólnobudowlanych stał się fundamentem rozwoju rodzinnej działalności, która obecnie koncentruje się na realizacji różnego rodzaju inwestycji, handlu detalicznym i hurtowym profesjonalnych elektronarzędzi, spedycji, przewozach krajowych i międzynarodowych. Prężnie rozwijająca się firma potrzebowała sprawdzonego oprogramowania, zapewniającego sprawną obsługę klientów i bieżącą kontrolę przepływów finansowych.

Rozwój wymusił zmiany

Przedsiębiorstwo Stanisława Repińskiego funkcjonuje w trzech branżach: budowlanej, handlu detalicznym i hurtowym oraz transportowej.
Zakład Robót Ogólnobudowlanych w ciągu dwudziestu lat istnienia zrealizował wiele znaczących inwestycji. Jedną z ostatnich jest budowa Hotelu SPA Bazuny położonego w Kościerzynie, 50 km od Gdańska.  Firma była także wykonawcą m.in. salonu firmowego firmy Ronkowski, siedziby Nadleśnictwa Kolbudy, hali widowiskowo-sportowej „Sokolnia” w Kościerzynie oraz hotelu w Szarlocie.
Repiński Transport  zajmuje się spedycją oraz przewozami krajowymi i międzynarodowymi. Firma posiada ponad trzydziesto samochodową flotę o ładowności od 1 do 30 ton.
Market Narzędziowy prowadzi handel detaliczny i hurtowy profesjonalnych elektronarzędzi firm Festool, Protool, Metabo, Makita, Bosch. W jego ofercie znajdują się także m.in. maszyny stolarskie, narzędzia pneumatyczne, sprężarki, wkręty, śruby, gwoździe, profesjonalne systemy mocowania, narzędzia ręczne.

– Głównym motywem zmiany oprogramowania była chęć odzyskania pełnej kontroli nad rozrastającą się firmą. Chcieliśmy, aby system był ujednolicony, a wszelkie transakcje czytelne – mówi Stanisław Repiński, założyciel i prezes firmy.
System wykorzystywany wówczas w firmie, wykonany w technologii DOS nie był w stanie spełnić wymogów związanych z dynamicznym rozwojem firmy i rozstającymi się strukturami. Nowy system musiał wspierać wszystkie obszary jej funkcjonowania, a właścicielowi firmy zależało przede wszystkim na sprawnym dostępie do danych i efektywnej kontroli przepływów finansowych. Poza tym, producent oprogramowania nie rozwijał go od dłuższego czasu i zaczęło brakować wielu funkcjonalnych modułów.
Oprogramowanie Symfonia  spełniało wszystkie stawiane mu wymogi. Jego wdrożenie przeprowadziła firma MAP solutions Sp. z o.o.
– Rozpoczęliśmy poszukiwania znanego i sprawdzonego oprogramowania, a także integratora, któremu moglibyśmy powierzyć przeniesienie danych do nowego systemu. Wybraliśmy firmę MAP solutions i nie bez znaczenia była tu czołowa pozycja firmy wśród partnerów producenta oprogramowania – mówi Stanisław Repiński.

Właściwa decyzja

Nowy system musiał wspierać wszystkie obszary funkcjonowania firmy i zapewnić szybki dostęp do informacji o przeprowadzanych transakcjach.
– Zależało mi na dostępie do danych o przeprowadzanych transakcjach w dwóch oddalonych od siebie marketach narzędziowych. Nie mogłem dopuścić do tego, aby klient zakupił w jednym z nich towar z odroczonym terminem płatności i zrobił to ponownie w drugim markecie. Musieliśmy zadbać o efektywniejszą kontrolę wszystkich prowadzonych przepływów finansowych i zapewnić  sobie szybki dostęp do danych o transakcjach – wyjaśnia Stanisław Repiński.
Wprowadzenie oprogramowania zostało poprzedzone analizą przedwdrożeniową obejmującą zdefiniowanie potrzeb firmy, harmonogram  oraz charakterystykę wdrożenia.
– Zanim klient zwrócił się do nas, znał bardzo dobrze swoje potrzeby. Aby móc spełnić wszystkie jego oczekiwania przeprowadziliśmy analizę przedwdrożeniową i dopiero wówczas mogliśmy zaproponować właściwe rozwiązania – mówi Mariusz Partyka, Dyrektor Działu Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions Sp. z o.o.
Najwłaściwsze okazało się wdrożenie Systemu Zarządzania Forte: Finanse i Księgowość, Handel, Środki Trwałe, Kadry i Płace oraz aplikacji Nasz Bank, usprawniającej komunikację pomiędzy programami Symfonia, a bankami obsługującymi rachunki firmowe.
Dział Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions zaproponował także szereg rozwiązań, które zaspokoiły wszystkie oczekiwania biznesowe klienta i pozwoliły na sprawną wymianę danych w dwóch oddalonych od siebie marketach z narzędziami.
– Klientowi zależało na tym, by mógł odbywać się eksport rozliczeń dokumentów z FKF do drugiej lokalizacji wraz z rozliczeniem dokumentów sprzedaży – wyjaśnia Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń MAP solutions.
Eksport dokumentów z systemu handlowego odbywa się w oddalonym markecie z wykorzystaniem standardowych mechanizmów wymiany danych wbudowanych w oprogramowanie Symfonia. Użytkownik wysyła dokumenty sprzedaży i magazynowe do księgowości. Integracja rozrachunków odbywa się automatycznie. System finansowo – księgowy automatycznie generuje i wysyła stany rozliczeń dokumentów, które również automatycznie zostają wczytane do systemu handlowego w czasie rzeczywistym.

Rozwiązania dodatkowe

W oddalonych od siebie marketach wprowadzono także automatyczną synchronizację kartotek towarów i kontrahentów, która automatycznie uzupełnia wszystkie brakujące pozycje.
Firma Stanisława Repińskiego korzysta także z modułu Ofertowanie, umożliwiającego sprawne tworzenie, ewidencjonowanie, edytowanie, wyszukiwanie i  drukowanie ofert. Pozwala on także wygenerować z zatwierdzonej oferty zamówienie, na podstawie którego dalej prowadzona jest transakcja z klientem.
Pracę magazynu usprawnia zaś raport „Zamówienia własne na podstawie obcych”, który pozwala na sprawne uzyskanie informacji o brakujących towarach na magazynie. Na podstawie wprowadzonych do systemu zamówień od klientów oraz aktualnych stanów magazynowych, system wygeneruje dokumenty zamówienia na brakujące pozycje do dostawców. Dokumenty te, tzw. „zamówienia własne”, są powiązane z dokumentami źródłowymi, tzw. „zamówieniami  obcymi”.
Umożliwia to kontrolę, a także bieżące dostarczanie informacji jaki towar, dla jakiego odbiorcy, kiedy będzie dostarczony.

Wdrożenie

Wdrożenie całego systemu składało z trzech etapów, zakończonych konfiguracją i parametryzacją oprogramowania, przeniesieniu danych, instalacji dodatkowych składników oprogramowania, a także ustaleniu nowego przebiegu procesów dotyczących działania programu.
Wdrożenie nowego oprogramowania wraz z przeszkoleniem pracowników trwało pięć miesięcy. System, jak zapewnia Stanisław Repiński, sprawdza się i w najbliższej przyszłości, będzie rozwijany. Właścicielowi zależy na wprowadzeniu modułu pozwalającego na badanie rentowności wszystkich prowadzonych działań. Firma planuje uruchomienie także sklepu internetowego. Wdrożony system będzie wymagał integracji z wprowadzonymi rozwiązaniami.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować