IMPORT-EXPORT Przemysław Stefaniuk

Branża: transportowa (spedycja) i dodatkowa działalność usługowo-handlowa

Wdrożone oprogramowanie:

Sage Symfonia
Kursy NBP
Rozwiązania indywidualne

Symfonia w przedsiębiorstwie transportowym i z dodatkową zróżnicowaną działalnością

Przedsiębiorstwo Transportowo – Handlowe IMPORT – EKSPORT Stefaniuk istnieje od 1999 roku i działa w wielu branżach, jednakże specjalizuje się w transporcie międzynarodowym. Jest to przede wszystkim firma spedycyjno-transportowa w zakresie całopojazdowych ładunków transportowych, na trasach Holandia, Belgia, Niemcy , Francja, Hiszpania, Grecja, Węgry, Włochy oraz Rosja, Białoruś, Litwa, Łotwa. Jednakże jako stale rozwijające się przedsiębiorstwo prowadzi również działalność deweloperską, handlową i produkcyjną, a także serwis samochodowy i stację paliw. Firma posiada siedzibę w Łosicach i zatrudnia ok. 70 pracowników.

Potrzeby przedsiębiorstwa

Rozwój firmy oraz szeroka i zróżnicowana działalność stały się bodźcem do rozpoczęcia poszukiwań nowego i bardziej rozbudowanego systemu. Dotychczasowe oprogramowanie – RAKS 2000 nie spełniało już oczekiwań – opowiada Magdalena Ostaszewska – Księgowa w firmie PTH Import – Eksport:
– Poszukiwaliśmy sprawdzonego oprogramowania, które pozwoli na obsługę wielu działalności i będzie posiadało funkcjonalność w zakresie: wyliczania różnic kursowych czy umożliwi automatyczny importu faktur sprzedaży z programu fakturowego do finansowo-księgowego. Przy wystawianych miesięcznie średnio 600 fakturach, ręczne wprowadzanie do programu finansowo – księgowego było bardzo czasochłonne i uciążliwe. Dodatkowo chcieliśmy prowadzić ewidencję zakupu i sprzedaży środków trwałych oraz rozliczania delegacji.

Wybrane rozwiązanie IT

Polecanym rozwiązaniem był system Sage Symfonia, który został ostatecznie wybrany po konsultacjach z doradcą z firmy MAP solutions Sp. z o.o. Zdecydowano się na zakup i wdrożenie modułów w wersji wielofirmowej: Finanse i Księgowość, Środki Trwałe, Faktura, e-Deklaracje. Ze względu na potrzeby i specyfikę działalności zostały również przygotowane dodatkowe rozszerzenia do programu Symfonia Faktura. Prace w zakresie uruchomienia nowego oprogramowania rozpoczęły się od wdrożeniowa i konfiguracji serwera Windows Server 2012 wraz z usługami domenowymi, współdzielenia plików i dostępu zdalnego. Prace informatyczne podsumowuje Zbigniew Janusz – Specjalista ds. Wdrożeń MAP solutions Sp. z o.o.:
– Po instalacji i konfiguracji oprogramowania Pervasive Workgroup na serwerze i na 6 stanowiskach roboczych zainstalowane zostały poszczególne moduły systemu Symfonia. Następnie wykonana została migracja danych z kartoteki kontrahentów z programu Raks do Symfonii z wykorzystaniem MS Excel. Kolejnymi pracami była konfiguracja planu kont zgodnego z założeniami użytkownika, ustawienie typów dokumentów i rejestrów, integracja pomiędzy modułami Finanse i Księgowość oraz Faktura, a także konfiguracja modułu e-Deklaracje.
Następnie przeprowadzona została implementacja rozwiązania Kursy NBP, które usprawnia i automatyzuje proces aktualizowania bazy danych kursów walut w programie Sage Symfonia Finanse i Księgowość oraz dodatków funkcjonalnych, takich jak: wydruk faktur w walucie, rachunek sprzedaży w walucie. Przygotowano również funkcjonalność pozwalającą ewidencjonować informacje o pojazdach transportujących sprzedany towar i łączyć informacje o transporcie z konkretnymi dokumentami sprzedaży. Dodatkowo umożliwia zamieszczenie tych danych na wydruku faktury sprzedaży jako dodatkowe pola: data załadunku, środek transportu, nr zlecenia, nr karnetu TIR. Ostatnim etapem były szkolenia dotyczące obsługi wdrożonego systemu, przeprowadzone w siedzibie PTH Stefaniuk dla działu księgowości i fakturzystki.

System wykorzystywany w PTH Import-Eksport jest stale wspierany przez konsultantów z firmy MAP solutions Sp. z o.o. w zakresie dodatkowej konfiguracji i bieżącej pomocy w użytkowaniu programów podczas wizyt w siedzibie firmy, a także poprzez krótkie konsultacje zdalne i telefoniczne.

Po wdrożeniu systemu

O korzyściach wynikających ze zmiany oprogramowania mówi Magdalena Ostaszewska – Księgowa w firmie PTH Import-Eksport:
– Najbardziej doceniamy oszczędność kosztów, czasu i wysiłku przede wszystkim poprzez wyeliminowanie ręcznego wprowadzania faktur do programu finansowo – księgowego. Automatyzacja pracy i wyliczeń spowodowała znaczne usprawnienie w prowadzeniu księgowości w firmie, która zajmuje się bardzo zróżnicowaną działalnością. Ponadto pracujemy na systemie, który jest aktualny, przez co zapewnia nam bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Poprzez rozbudowanie dokumentów sprzedaży o dodatkowe pola ewidencjonujemy i jesteśmy w stanie powiązać konkretne zlecenie transportowe, sprzedaż oraz środek transportu, za pomocą którego zostało ono zrealizowane.