Gumo – Hurt Janusz Romanowicz

Branża: motoryzacyjna – opony, felgi (sprzedaż, serwis)

Wdrożone oprogramowanie:

• Sage Symfonia ERP (Forte)
• Rozwiązania indywidualne
• Integracja z systemem zewnętrznym

Firma GUMO – HURT Janusz Romanowicz działa w branży motoryzacyjnej od 1993 roku. Specjalizuje się w sprzedaży hurtowej i detalicznej opon, felg oraz dętek.  Prowadzi również działalność serwisową oraz wymianę opon w motocyklach, samochodach osobowych, ciężarowych oraz maszynach rolniczych. Dzięki współpracy z krajowymi oraz zagranicznymi producentami i hurtowniami gwarantuje swoim Klientom lepszą dostępność towarów oraz szeroki asortyment z uwzględnieniem rzadko spotykanych rozmiarów opon i felg. Znacząca część sprzedaży realizowana jest poprzez odbiorców hurtowych, z którymi firma GUMO-HURT stale współpracuje.

Wymiana oprogramowania

W 2011 roku, w celu usprawnienia procesów wymiany informacji, realizacji zamówień oraz relacji z partnerami biznesowymi, firma zdecydowała się na wdrożenie web’owego panelu B2B, który miał współpracować z programem handlowo – magazynowym. Wykorzystywane dotychczas autorskie oprogramowanie oparte o system DOS, ze względu na ograniczoną funkcjonalność, nie pozwalało na takie połączenie.

– Decyzja o zakupie programu Forte Handel podyktowana była kilkoma wyznacznikami: program miał przede wszystkim współpracować z panelem partnerskim, posiadać możliwości rozbudowy i dostosowania do specyficznych potrzeb branży oraz naszej działalności, a ponadto umożliwiać wymianę dokumentów księgowych z zewnętrznym biurem rachunkowym, które pracuje na systemie Symfonia Finanse i Księgowość – mówi Michał Wodnicki, Kierownik Sprzedaży Hurtowej firmy GUMO-HURT.

Wybór i wdrożenie systemu

Specyfika branży oraz prowadzonej działalności narzucała programowi określone funkcjonalności, które powinien spełniać – kontynuuje Michał Wodnicki:

– Wybrany system musiał posiadać możliwość prowadzenia dodatkowych magazynów (m.in. do ewidencji przechowywanych sezonowo opon lub towarów przekazanych odbiorcom hurtowym w komis), jednakże bez skutków księgowych. Ponadto powinien pozwalać na wykorzystanie wielu parametrów identyfikujących towary.

Wdrożenie systemu Forte Handel, na pięciu stanowiskach w dziale handlowym, zrealizowane zostało przez firmę MAP solutions Sp. z o.o. i trwało cztery dni. Zakres wykonanych prac opisuje Zbigniew Janusz, Specjalista ds. Wdrożeń w firmie MAP solutions:

– Proces wdrożenia podzieliliśmy na kilka etapów, z których pierwszy to instalacja i konfiguracja serwera SQL oraz instalacja programu na stacjach roboczych. Drugim etapem było zaimportowanie kartotek kontrahentów i towarów z dotychczasowego programu DOS-owego, z jednoczesną modyfikacją kodów towarów dla potrzeb późniejszej integracji z platformą B2B. Kolejny etap to przeprowadzenie szkolenia użytkowników, w siedzibie firmy  GUMO – HURT, ze standardowej funkcjonalności systemu Forte Handel oraz dodatkowych rozwiązań przygotowanych przez Dział Rozwiązań Indywidualnych MAP solutions. Ostatnim etapem wdrożenia było przygotowanie parametrów wymiany danych z systemem Symfonia Finanse i Księgowość, wykorzystywanym przez biuro rachunkowe.

Dodatkowe funkcjonalności

Dostosowanie systemu do oczekiwań firmy GUMO-HURT wymagało stworzenia dodatkowych rozwiązań informatycznych przez specjalistów firmy MAP solutions.

– Potrzeba przygotowania rozwiązań indywidualnych pojawiła się w dwóch sferach działalności firmy – dotyczyła wymiany danych z panelem B2B oraz usprawnienia procesów związanych z wystawianiem dokumentów magazynowych i handlowych. Miało to przyspieszyć procesy, zwiększyć ergonomię pracy i zapewnić lepszy dostęp do informacji – mówi Sylwester Maliszewski, Kierownik Zespołu Rozwiązań Indywidualnych firmy MAP solutions. Przygotowane rozwiązania konfigurujące program handlowy z panelem partnerskim B2B miały zapewnić eksport danych oraz możliwość eksportu stanów magazynowych do platformy B2B w celu jej aktualizacji. Zostało również przygotowane zaawansowane wyszukiwanie z okna dokumentów, z możliwością wyświetlania cen oraz kodów towarów. Funkcjonalność ta ułatwia znalezienie określonego produktu po dowolnym parametrze. Stworzona w ten sposób lista dopasowanych do zapytania towarów, poczynając od tych najbardziej zbliżonych, w znaczący sposób przyspiesza proces przeszukiwania asortymentu. Posiadanie wielu dostawców powoduje jednoczesne posiadanie wielu cenników i konieczność ich aktualizacji w programie, dlatego jednym z rozwiązań zastosowanych w firmie GUMO- HURT było wczytanie cennika towarów z plików MS Excel. Kolejnym usprawnieniem było stworzenie serwera wydruku, który pozwala na drukowanie paragonów ze wszystkich pięciu stanowisk na jednej drukarce fiskalnej, co pozwoliło na ograniczenie kosztów związanych z zakupem kolejnych urządzeń.

Korzyści z wdrożonego oprogramownia

Wdrożenie systemu Forte Handel oraz rozwiązań dodatkowych MAP solutions pozwoliło przede wszystkim na oszczędność kosztów, czasu oraz automatyzację pracy. Usprawniony został obieg dokumentów wewnątrz firmy, a także ich wymiana z partnerami i biurem rachunkowym.

– Dzięki zastosowanemu oprogramowaniu zwiększyła się szybkość wystawiania dokumentów, możliwa jest elektroniczna wysyłka faktur do kontrahentów bez konieczności ich wcześniejszego skanowania.  Usprawniony został proces dostarczania dokumentacji do księgowości – mówi Michał Wodnicki, GUMO-HURT. Firma planuje rozwój kolejnych kanałów dystrybucji np. sprzedaż poprzez sklep internetowy skierowany do odbiorców indywidualnych

–  Dzięki temu, że Forte oparte jest o bazę MS SQL będzie możliwa taka integracja – kontynuuje Michał Wodnicki.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować