Benefit Systems S.A.

Branża: usługowa (pozapłacowe świadczenia pracownicze)

Wdrożone oprogramowanie:

• Sage Symfonia ERP (Forte)
• Inteli HR
• Nasz Bank
• Business Intelligence
• Rozwiązania indywidualne
• Integracja z systemami zewnętrznymi

KOMPLEKSOWE ROZWIĄZANIE W BENEFIT SYSTEMS S.A.

Spółka Benefit Systems powstała w 2000 roku. Od 2011 roku jest notowana na parkiecie głównym GPW. Benefit Systems S.A. stoi na czele grupy kapitałowej, w skład której wchodzi 6 spółek zależnych oraz 5 stowarzyszonych, działających na rynku pozapłacowych świadczeń pracowniczych.
Firma Benefit Systems dostarcza innowacyjne rozwiązania w obszarze pozapłacowych świadczeń pracowniczych z zakresu sportu i rekreacji, kultury oraz specjalnych, szytych na miarę programów kafeteryjnych. Do grona Klientów Benefit Systems należy ok. 4 200 wiodących firm na rynku. Oferta obejmuje kilka tysięcy partnerów, w ponad 540 miastach, we wszystkich województwach. Flagowym produktem firmy jest Program MultiSport.
Łączne obroty Grupy Kapitałowej Benefit Systems w 2011 roku wyniosły 244,9 mln  i wzrosły o 48% względem poprzedniego roku.

Zobacz materiał video o wdrożeniu:

ZMIANA I ROZBUDOWA OPROGRAMOWANIA

Od 2005 roku Benefit Systems wykorzystywało oprogramowanie Symfonia, jednakże znaczący rozwój spowodował, że wymagania dotyczące systemu oraz jego funkcjonalności wzrosły. Konieczne było zastosowanie bardziej zaawansowanego oprogramowania, które sprostałoby oczekiwaniom użytkowników.

– Na zmianę systemu wpływ miały potrzeby firmy w zakresie sprawnej obsługi, stale rosnącej liczby dokumentów sprzedażowych oraz usprawnienie ich obiegu, a także ujednolicenie oprogramowania w ramach całej Grupy Kapitałowej. Istotna była dla nas praca z wydajnym, bezpiecznym i zgodnym z aktualnymi przepisami oprogramowaniem – mówi Monika Hertel – Główna Księgowa i Prokurent Benefit Systems S.A.
Elastyczność Systemu Zarządzania Forte, umożliwiała połączenie go z innymi wykorzystywanymi w spółkach oraz rozbudowywanie o kolejne funkcjonalności, dostosowane do specyfiki działalności firmy.

– Ważnym aspektem było również, aby wybrany program posiadał system uprawnień dla poszczególnych użytkowników, umożliwiał tworzenie zintegrowanych raportów, przy jednoczesnym zachowaniu łatwości i przejrzystości obsługi – kontynuuje Monika Hertel – Główna Księgowa i Prokurent Benefit Systems S.A.

System Zarządzania Forte został wdrożony w celu wsparcia pracowników w obszarze finansowo – księgowym w wersji wielofirmowej dla osiemnastu stanowisk oraz jednofirmowej dla osiemnastu stanowisk. Forte Handel wykorzystywany jest na siedmiu stanowiskach realizujących sprzedaż i przygotowujących zamówienia. Natomiast program Kadry i Płace użytkowany jest przez czterech użytkowników odpowiedzialnych za obsługę kadrowo-płacową w firmie.

Wdrożenie trwało 3 miesiące i zostało wykonane przez firmę MAP solutions Sp. z o.o., a proces podzielony został na kilka etapów. Opowiada Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń firmy MAP solutions Sp.  z o.o.:

– Pierwszymi czynnościami było przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, w celu odwzorowania procesów biznesowych zachodzących w firmie Benefit Systems i pozostałych spółkach Grupy oraz analiza źródeł danych. Następnie wykonaliśmy:

• przeniesienie danych z ówcześnie wykorzystywanych systemów we wszystkich spółkach (m.in. z: Symfonia Finanse i Księgowość, Faktura, Symfonia Płace);
• konfigurację pracy Forte Handel oraz Forte Kadry i Płace w modelu replikacji z programem Forte Finanse i Księgowość dla kilku spółek;
• połączenie Forte Kadry i Płace z Płatnikiem w celu automatycznego składania deklaracji do ZUS;
• integrację programu CRM Runner z programem Forte Handel;
• integrację modułu Forte Kadry i Płace z rozwiązaniem wspierającym obszar rekrutacji i szkoleń – Inteli HR.

Po przeprowadzonym dla 30 pracowników szkoleniu, na okres dwóch tygodni zostało uruchomione środowisko testowe. Ostatnim etapem było przygotowanie źródeł danych z programów Forte Handel oraz Forte Finanse i Księgowość dla aplikacji Business Intelligence.

Podczas wdrożenia wykorzystane zostały takie narzędzia technologiczne jak MS SQL, VBA, XAMP oraz PHP.

O najciekawszych elementach konfiguracji całego systemu w firmie Benefit Systems S.A. mówi Sławomir Groszyk, Dyrektor Działu Wdrożeń firmy MAP solutions Sp.  z o.o.:

– Interesujące było powiązanie programu Forte Handel w zakresie automatycznego wystawiania dokumentów sprzedaży z systemem CRM, bez udziału użytkowników, na podstawie danych z CRM Runner zaprojektowany przez firmę MAP solutions serwis automatycznie wystawia dokumenty sprzedaży w programie Forte Handel. Zdarzenia handlowe, zaewidencjonowane w CRM Runner przez handlowców, automatycznie powodują generowanie dokumentów sprzedażowych w Forte Handel, które są następnie wysyłane w formie elektronicznej do Klientów.

Funkcjonalność programów Forte Handel, Forte Finanse i Księgowość pozwoliła na stworzenie źródeł danych do systemu BI, umożliwiając tworzenie analiz i sprawozdań w wersji skonsolidowanej dla całej grupy oraz dla poszczególnych spółek.

W zakresie usprawnienia procesów rekrutacji i szkoleń wdrożone zostało rozwiązanie MAP solutions Sp. z o.o. – Inteli HR, które powiązane zostało z programem Forte Kadry i Płace. Kontynuuje Sławomir Groszyk:

– Aplikacja Inteli HR umożliwia rejestrowanie działań rekrutacyjnych oraz ewidencję w formie elektronicznej zgromadzonych dokumentów i informacji, które zostają następnie przesłane do systemu kadrowo-płacowego.

Dzięki aplikacji Inteli HR możemy zbierać informacje w zakresie trenerów i firm szkoleniowych, a także planować ścieżki rozwoju kariery dla pracowników – mówi Monika Hertel – Prokurent Benefit Systems S.A.:

– System BI umożliwia sporządzanie wielowymiarowych analiz danych i sprawozdań dla poszczególnych spółek lub skonsolidowanych sprawozdań dla grupy, wspomagając podejmowanie bieżących i strategicznych decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania.

Wdrożone systemy są  stale serwisowane i rozwijane, wraz z rosnącymi potrzebami Benefit Systems. W najbliższym czasie przewidziane jest przeniesienie systemu do modelu pracy na wspólnej bazie oraz powiązanie systemu Forte z portalem internetowym, służącym do zakupu produktów Benefit Systems przez klientów instytucjonalnych, ale również indywidulanych.

Inne wdrożenia, które mogą cię zainteresować