System do obsługi zgłoszeń sygnalistów

Narzędzie do obsługi zgłoszeń Sygnalistów. Ułatwia wypełnienie wymogów ustawy o ochronie Sygnalistów wchodzącej w życie 25.09.2024 r.

Jakie firmy są zobowiązane do realizacji postanowień ustawy o sygnalistach?

Firmy, które:

• Zatrudniają od 50 do 249 pracowników w firmach prywatnych niezależnie od formy zatrudnienia (obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń);
• Zatrudniają od 50 pracowników w jednostkach sektora publicznego.

Z obowiązku zwolnione są jedynie jednostki organizacyjne gmin lub powiatów, liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców.

Pracodawca musi opracować procedurę określającą zasady przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach oraz stworzyć kanały do ich przyjmowania.

Jak przygotować firmę? Konieczna jest realizacja poniższych punktów:

1. Utworzenie procedury zgłaszania naruszeń;
2. Utworzenie wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń;
3. Ochrona sygnalistów przed represjami;
4. Poufność;
5. Reakcja na zgłoszenia, raportowanie.

Dostarczamy rozwiązanie umożliwiające sprawną realizację powyższych wymagań.

Otrzymujecie Państwo przygotowaną przez kancelarię Arslegal procedurę określającą zasady przyjmowania zgłoszeń oraz narzędzie ułatwiające spełnienie wymogów ustawy o sygnalistach.

Funkcjonalności narzędzia:

• Możliwość bezpiecznego przesłania, przekazania, dostarczenia potwierdzenia zgłoszenia oraz bezpieczną komunikację z Sygnalistą;
• Wysoki poziom bezpieczeństwa danych;
• Dostęp do modułu tylko dla uprawnionej osoby lub osób w roli Rzecznik Etyki;
• Elastyczny katalog naruszeń;
• Rejestr zgłoszeń i archiwum;
• Raportowanie;
• Historia postępowania (widać wszystkie zdarzenia z systemu). Pozwala to obserwować zgłoszenie na każdym etapie jego rozpatrywania;
• Intuicyjny interfejs użytkownika;
• Monitorowanie czasu reakcji;
• Konfigurowalne powiadomienia;
• Wsparcie w eksploatacji systemu;
• API pozwalające na integrację Modułu Obsługi Sygnalistów MAP solutions z innymi rozwiązaniami działającymi w organizacji.

Narzędzie posiada funkcjonalności pogłębiające rozliczalność procesów, które pozwalają chronić przede wszystkim pracodawcę przed karami m.in: historia operacji, potwierdzenia, rejestr zgłoszeń, raportowanie, archiwum.

Z przyjemnością odpowiemy na pytania.

Zobacz szczegóły:

System zgłaszania naruszeń pozwalający na odbiór zgłoszeń w wielu kanałach i ich dalsze procedowanie zgodnie z wymogami ustawy.

Logowanie do systemu, podstawowy widok.

Lista zgłoszeń zarejestrowanych w systemie.

Formularz zgłoszenia.

Etapy procesu w module do obsługi zgłoszeń sygnalistów Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

• Zgłoszenia zarejestrowane w Module Sygnalistów są realizowane poprzez mechanizm obiegu dokumentów;
• Po utworzeniu dokument otrzymuje unikalny numer i rozpoczyna się obieg dokumentów;
• W ramach obiegu upoważnione osoby wykonują działania, które są rejestrowane i monitorowane przez system.

W systemie funkcjonuje mechanizm wysyłki powiadomień mailowych pozwalających na komunikację z osobą zgłaszającą na każdym etapie procesu.

• Komunikat o przyjęciu zgłoszenia wraz z nadanym numerem;
• Komunikat o rozpoczęciu procedowania zgłoszenia;
• Komunikat o zakończeniu procedowania wraz z informacją o kategorii podjętych działań.

Dodatkowo system wysyła komunikaty do osoby w roli Rzecznika Etyki:

• Komunikat o zarejestrowaniu zgłoszenia wraz z nadanym numerem;
• Komunikat o zbliżającym się terminie przewidzianym na obsłużenie zgłoszenia.

Raportowanie w Module Sygnalistów MAP solutions

W systemie możliwe jest wygenerowanie raportu odnośnie ilości zgłoszeń znajdujących się na poszczególnych etapach procesowania za zadany okres czasu, co pozwoli uzyskanie szybkiej informacji o działaniach w obszarze zgłoszeń od sygnalistów. Raport można generować na ekran lub do Excel-a.

Zapraszamy!