21.10.2025

KSeF i JPK_VAT – mniej chaosu, więcej porządku w rozliczeniach VAT

Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy wejdą w nowy etap raportowania VAT.
Ministerstwo Finansów planuje, by każda faktura – sprzedażowa i zakupowa – została jednoznacznie powiązana z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). W praktyce oznacza to, że w strukturze JPK_VAT pojawią się cztery nowe oznaczenia: NrKSeF, OFF, BFK i DI.

To krok w stronę pełnej automatyzacji i spójności danych między systemami firmowymi a administracją skarbową.

Nowe oznaczenia w ewidencji VAT – co się zmienia

Nowelizacja przepisów zakłada obowiązek przypisania każdej fakturze lub dokumentowi w JPK_VAT jednego z czterech symboli:

NrKSeF – gdy faktura ma nadany numer z Krajowego Systemu e-Faktur,
OFF – gdy została wystawiona w czasie awarii KSeF i jeszcze nie posiada numeru,
BFK – dla faktur wystawionych poza KSeF, np. papierowych lub z kas fiskalnych,
DI – dla innych dowodów niż faktury (np. dokumenty celne, wewnętrzne lub wystawione w trybie offline24).

Nowe oznaczenia mają jeden cel – ujednolicić raportowanie i zapewnić pełną przejrzystość danych VAT.

Czy korekty JPK będą codziennością? Raczej nie.

Nowe przepisy nie wprowadzają rewolucji w codziennej pracy.
Faktury wystawione w trybie offline24 trafiają do KSeF najpóźniej w ciągu jednego dnia roboczego, a plik JPK wysyłany jest zazwyczaj do 25. dnia miesiąca.
To oznacza, że większość faktur zdąży uzyskać numer KSeF przed raportowaniem – korekty będą więc rzadkością.

W ewidencji zakupów korekty raczej się nie pojawią, bo faktury offline24 uznaje się za otrzymane dopiero po ich przesłaniu do KSeF.
W przypadku sprzedaży wszystko zależy od momentu, w którym firma wystawia i przekazuje faktury.
Jeśli dokument dotyczący poprzedniego miesiąca zostanie wprowadzony do KSeF tuż przed wysyłką JPK_VAT, numer KSeF może nie być jeszcze dostępny. Czasem wystarczy przesunąć wysyłkę JPK o jeden dzień, by uniknąć zbędnych korekt i zachować porządek w raportowaniu.

To pokazuje, że nowe przepisy nie są źródłem problemów, lecz motywacją do lepszej synchronizacji procesów fakturowania i raportowania.

Technologia, która upraszcza proces

Nowe oznaczenia w JPK_VAT pokazują, że KSeF i ewidencje VAT będą od teraz funkcjonować jako jeden, spójny ekosystem.
Firmy potrzebują narzędzi, które umożliwią im sprawną komunikację z systemem ministerialnym, automatyzację wysyłki faktur i pewność, że wszystko działa zgodnie z przepisami.

To właśnie tutaj swoją rolę odgrywają systemy ERP – integrujące procesy finansowe, sprzedażowe i raportowe w jednym środowisku.
Dzięki nim przepływ danych między KSeF a JPK_VAT staje się płynny, a cały proces fakturowania i raportowania – bezpieczny, przewidywalny i zgodny z prawem. Korekty stają się wyjątkiem, a raportowanie – prostym, kontrolowanym procesem.