Udostępniliśmy wersję 6.4 Elektronicznego Obiegu Dokumentów MAP solutions. Aktualizacja rozwija funkcje wspierające codzienną pracę z fakturami, dokumentami z KSeF, umowami, zamówieniami i korespondencją.
Nowe możliwości pomagają lepiej uporządkować dokumenty, automatyzować ich opis i dekretację oraz zachować kontrolę nad procesami — także w firmach pracujących na danych wielu spółek.
Faktury i KSeF pod większą kontrolą
W wersji EOD 6.4 można wydzielić faktury na pulpicie do osobnej zakładki. Ustawienie da się skonfigurować dla wybranego użytkownika lub roli, dzięki czemu faktury nie mieszają się z innymi dokumentami oczekującymi na realizację.
Ważną nowością dla organizacji wielofirmowych jest filtrowanie spółek na listach faktur. Użytkownik pracujący w jednym kontekście na danych wielu firm może wybrać jedną lub kilka spółek, których dokumenty chce wyświetlić.
Aktualizacja zwiększa również kontrolę nad dokumentami pochodzącymi z KSeF. Na poziomie firmy można zabezpieczyć załączniki faktur przed usunięciem, a przycisk „Odblokuj pola KSeF” jest dostępny wyłącznie dla użytkowników z odpowiednim uprawnieniem. System zapisuje też w logu informację o przeniesieniu faktury KSeF do archiwum.
Na liście faktur pojawiła się ponadto kolumna z datą i godziną ostatniej aktualizacji dokumentu. Łatwiejsze jest również wyszukiwanie faktur według zakresu numerów ewidencyjnych nadanych w programie księgowym, np. za pomocą zapisu FVZ 10:250.
Automatyzacja MPK i schematów księgowania
Elektroniczny Obieg Dokumentów MAP solutions rozwija automatyzację obsługi faktur. W wersji 6.4 dodano możliwość ustawiania MPK na podstawie domyślnych wartości w słownikach użytkownika, również dla domyślnego schematu księgowania.
Reguły automatyzujące mogą rozpoznać dane z faktury, uruchomić właściwy schemat obiegu oraz automatycznie przypisać domyślne MPK, numer konta i opis. Pozwala to ograniczyć powtarzalne czynności przy rejestracji dokumentów.
Po zmianie schematu obiegu system może także automatycznie zaktualizować domyślne MPK i schemat księgowania. Ustawienie jest konfigurowane na poziomie firmy.
Dodano również słownik opisów MPK dla kontrahentów, dzięki któremu użytkownik może korzystać z listy opisów przypisanych do konkretnego kontrahenta. W przypadku integracji z Comarch ERP Optima na formularzu faktury można wyświetlić kod kontrahenta pobrany z systemu ERP.
Umowy, zamówienia i budżety
EOD 6.4 ułatwia pracę z umowami oraz zobowiązaniami. Na liście umów można wyszukiwać dokumenty po kontrahencie i numerze NIP. W formularzach umów, zamówień, delegacji i Książki Nadawczo-Odbiorczej dostępna jest lista statusów z możliwością wyboru więcej niż jednej pozycji.
Rozszerzono też obsługę budżetów. Widok zamówienia zawiera więcej informacji o powiązanym budżecie, a umowy można przypisywać do odpowiednich budżetów. Ułatwia to kontrolę realizowanych zobowiązań.
Przy powiązaniu zamówienia z fakturą można oznaczyć je jako w pełni rozliczone także wtedy, gdy wartość faktury jest niższa niż wartość zamówienia.
Sprawniejszy przepływ dokumentów i komunikacji
W Książce Nadawczo-Odbiorczej można utworzyć roboczą wiadomość e-mail dla pisma wychodzącego. System przygotowuje odbiorcę, treść i załączniki, co usprawnia wysyłkę korespondencji.
Dodano także trzy poziomy obsługi duplikatów dokumentów: brak walidacji, ostrzeżenie lub blokadę zapisu — wybierane w ustawieniach firmy. System może również automatycznie przypisać właściciela wybranego działu jako osobę opisującą dokument.
Osoby z odpowiednim uprawnieniem mogą wysyłać użytkownikom przypomnienia o oczekujących zadaniach. W procesie urlopowym dostępne jest natomiast uprawnienie ograniczające widoczność użytkowników wyłącznie do bezpośrednich podwładnych w strukturze organizacyjnej.
Elektroniczny Obieg Dokumentów rozwijany przez MAP solutions
EOD MAP solutions pomaga firmom automatyzować obieg faktur i dokumentów, kontrolować procesy akceptacji oraz połączyć pracę z KSeF, księgowością, budżetami i dokumentacją firmową w jednym uporządkowanym środowisku.
Wersja 6.4 rozwija rozwiązanie w kierunku większej automatyzacji, lepszej obsługi organizacji wielofirmowych i wygodniejszej pracy użytkowników.
