Czy faktura wysłana z Comarch ERP Optima do KSeF, a następnie pobrana z systemu zostanie policzona dwukrotnie?
Kiedy dokładnie dokument pomniejsza dostępny limit?
Czy korzystanie z KSeF wymaga przejścia na subskrypcję i co zrobić, gdy wybrany pakiet okaże się za mały?
To pytania, które coraz częściej zadają użytkownicy Comarch ERP Optima. Emocje budzą nie kwestie techniczne, lecz koszty: sposób naliczania dokumentów, wybór odpowiedniego pakietu oraz możliwość kontrolowania wykorzystanego limitu.
Jako doświadczony Partner Comarch odpowiadamy na często pojawiające się pytania i wyjaśniamy, jak w praktyce wygląda licencjonowanie oraz rozliczanie Comarch KSeF w Optimie.
Jak naliczane są dokumenty w pakiecie Comarch KSeF?
Wątpliwości użytkowników dotyczą sposobu naliczania dokumentów. Nie zawsze jest jasne, w którym momencie faktura pomniejsza dostępny limit oraz czy dokument wysłany z Optimy do KSeF, a następnie ponownie pobrany, zostanie policzony drugi raz.
Poniżej wyjaśniamy, kiedy następuje naliczenie dokumentu, jak działa zabezpieczenie przed podwójnym zliczaniem oraz w jaki sposób kontrolować wykorzystanie pakietu.
Kiedy dokument pomniejsza limit Comarch KSeF?
W przypadku wysyłki dokument pomniejsza limit po potwierdzeniu przez bramkę Ministerstwa Finansów prawidłowej wysyłki, czyli po uzyskaniu statusu 200. Przy odbiorze zostaje naliczony po poprawnym pobraniu i przetworzeniu pliku XML na obiekt faktury w systemie. Nie trzeba więc czekać do jego zaksięgowania ani przeniesienia do rejestru VAT.
Czy faktura wysłana, a następnie pobrana zostanie policzona dwa razy?
Nie, w takim przypadku zastosowane mechanizmy eliminują podwójne zliczanie faktury.
Jeżeli dokument zostanie wystawiony w Optimie, wysłany do KSeF, a następnie ponownie pobrany z KSeF, nie powinien drugi raz pomniejszyć dostępnego limitu.
Analogiczne zabezpieczenie zastosowano w przypadku samofakturowania, gdy firma wystawia fakturę zakupu w imieniu kontrahenta, wysyła ją do KSeF, a następnie pobiera faktury zakupowe.
Czy liczba stron faktury wpływa na wykorzystanie pakietu?
Nie. Jedna faktura wysłana lub pobrana z KSeF jest liczona jako jeden dokument, niezależnie od liczby stron jej wizualizacji.
Nie ma więc znaczenia, czy faktura ma jedną, trzy czy pięć stron. Przy szacowaniu potrzebnego limitu należy brać pod uwagę liczbę dokumentów, a nie ich długość.
Gdzie można sprawdzić wykorzystanie limitu?
Aktualny poziom wykorzystania pakietu można sprawdzić bezpośrednio w Optimie, na wstążce w zakładce KSeF. Użytkownik otrzyma powiadomienie o zbliżającym się wyczerpaniu dostępnej puli dokumentów.
Więcej trudności może sprawić ustalenie, ile dokumentów wysłano lub pobrano w konkretnym okresie.
Jak sprawdzić liczbę faktur wysłanych do KSeF?
Jeżeli faktury sprzedażowe są wysyłane na bieżąco, wykonaj poniższe kroki:
Wybierz status „wysłano/odebrano UPO”.
Ustaw okres, dla którego chcesz sprawdzić dokumenty.
Zastosuj wybrane filtry do listy dokumentów.
Włącz podsumowanie w kolumnie „Lp.”.
Jeżeli faktury wystawiono w jednym miesiącu, a wysłano w kolejnym, może być konieczne ich ręczne policzenie według daty przyjęcia w KSeF.
Jak sprawdzić liczbę faktur pobranych z KSeF?
Program nie pokazuje dokładnej liczby dokumentów pobranych w konkretnym okresie. Pozwala natomiast policzyć dokumenty dotyczące danego miesiąca.
Czy korzystanie z KSeF wymaga przejścia na subskrypcję Optimy?
Nie. Comarch przewidział możliwość zakupu pakietu KSeF również przez użytkowników stacjonarnej wersji Comarch ERP Optima.
Klienci korzystający z licencji stacjonarnej mogą kupić pakiet Comarch KSeF bezpośrednio w Sklepie Comarch. W przypadku systemu działającego w modelu subskrypcyjnym zamówienie składa się przez formularz istniejącej subskrypcji.
Oznacza to, że firma posiadająca Optimę lokalnie na własnym serwerze nie musi przechodzić na subskrypcję całego programu wyłącznie po to, aby nadal obsługiwać KSeF.
Do kiedy można korzystać z KSeF bezpłatnie?
Termin zakończenia bezpłatnego okresu zależy od modelu licencjonowania systemu oraz daty zakupu pierwszego modułu Comarch ERP.
Dla klientów korzystających z Comarch ERP w modelu stacjonarnym.
Dla klientów subskrypcyjnych oraz tych, którzy po raz pierwszy nabyli jakikolwiek moduł Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL po 1 czerwca 2025 roku.
Szczegółowe zasady opisaliśmy w artykule: 31 lipca kończy się darmowa komunikacja z KSeF w Comarch ERP Optima. Co dalej?
Czy roczny limit trzeba wykorzystywać równomiernie?
Nie. Roczną pulę dokumentów można wykorzystywać elastycznie, zależnie od potrzeb firmy.
Jeżeli pakiet obejmuje przykładowo 600 dokumentów, nie oznacza to miesięcznego ograniczenia do 50 faktur. Użytkownik może wykorzystać większą część limitu już w pierwszym miesiącu, na przykład ze względu na sezonowość działalności.
Dokumenty zostaną odjęte z ogólnej puli rocznej, a system nie zablokuje komunikacji tylko dlatego, że w danym miesiącu wykorzystano więcej niż proporcjonalną część limitu.
Co zrobić, gdy pakiet okaże się za mały?
Pakiet można zwiększyć w dowolnym momencie trwania usługi. Nie można jednak dokupić niewielkiej, jednorazowej puli dokumentów.
Po wyczerpaniu limitu klient nie może ponownie kupić tego samego wariantu wyłącznie po to, aby otrzymać kolejną pulę. Comarch nie przewiduje również dodatkowych paczek obejmujących na przykład 100, 200 czy 300 dokumentów. Konieczne jest przejście na wyższy pakiet.
W przypadku stacjonarnej wersji Comarch ERP Optima przejście na wyższy pakiet powoduje:
- dezaktywację i wyzerowanie dotychczasowego pakietu,
- przypisanie nowego limitu,
- rozpoczęcie nowego okresu rozliczeniowego trwającego 365 dni.
Niewykorzystane dokumenty z wcześniejszego pakietu nie przechodzą do nowego.
Czy można później przejść na niższy pakiet?
Tak, ale zmiana nie następuje od razu. Klient musi najpierw wypowiedzieć umowę dotyczącą obecnego pakietu, a dopiero po upływie okresu wypowiedzenia może kupić nowy, mniejszy wariant. Jego zakup zeruje dotychczasowy limit dokumentów.
Co dzieje się z niewykorzystanymi dokumentami po roku?
Niewykorzystane dokumenty przepadają i nie przechodzą na kolejny okres.
Pakiety Comarch KSeF przedłużają się automatycznie. Po upływie roku do konta klienta zostaje przypisany nowy, pełny limit, a fakturowanie jest kontynuowane na dotychczasowych zasadach.
Kiedy najlepiej kupić pakiet, aby nie stracić darmowego okresu?
Pakiet należy kupić przed zakończeniem bezpłatnego okresu, ale nie warto aktywować go ze zbyt dużym wyprzedzeniem.
Wcześniejszy zakup i aktywacja płatnego pakietu automatycznie kończą bezpłatny okres. Od momentu aktywacji system zaczyna zliczać dokumenty z nowej, płatnej puli.
Pakiet zazwyczaj jest gotowy do użycia tego samego dnia, często w ciągu kilku minut od złożenia i opłacenia zamówienia. Zgodnie z regulaminem maksymalny czas aktywacji może jednak wynosić do pięciu dni roboczych.
Zakup warto więc zaplanować z uwzględnieniem dwóch czynników:
- daty zakończenia bezpłatnej komunikacji dla danej instalacji,
- maksymalnego czasu potrzebnego na aktywację usługi.
Comarch KSeF a OCR&KSeF — czy trzeba wybrać jedno rozwiązanie?
Nie. Klient może jednocześnie posiadać Comarch KSeF oraz Comarch OCR&KSeF.
Jeżeli oba rozwiązania są aktywne, wysyłane i pobierane dokumenty w pierwszej kolejności pomniejszają limit pakietu Comarch KSeF. Dopiero po jego pełnym wykorzystaniu albo w przypadku braku tej licencji system zaczyna korzystać z limitu Comarch OCR&KSeF.
Są to dwa odrębne produkty:
- Comarch KSeF służy do wysyłania i odbierania dokumentów z KSeF,
- Comarch OCR&KSeF dodatkowo zapewnia funkcje związane ze skanowaniem i dalszym przetwarzaniem dokumentów.
Niewykorzystanego limitu nie można przenieść z jednego rozwiązania do drugiego.
Szczegółowe porównanie dostępnych sposobów rozliczania komunikacji z KSeF opisaliśmy w artykule: Rozliczanie komunikacji z KSeF w Comarch ERP Optima – jak to działa?
Co sprawdzić przed uruchomieniem płatnego Comarch KSeF?
Zweryfikuj najważniejsze kwestie, zanim wybierzesz i aktywujesz pakiet.
Terminy i aktywacja
- Data zakończenia bezpłatnego okresu dla danej instalacji
- Planowana data aktywacji płatnego pakietu
- Maksymalny czas potrzebny na aktywację usługi
Dokumenty i limity
- Liczba dokumentów rzeczywiście wysyłanych i pobieranych
- Miejsce kontrolowania wykorzystania limitu w Optimie
- Zasady przejścia na wyższy pakiet
- Los niewykorzystanej puli po zmianie pakietu lub zakończeniu roku
System i funkcje
- Potrzeba korzystania z funkcji OCR
- Wersja Comarch ERP Optima wymagana do współpracy z KSeF: 2026.5.1 lub 2026.4.1
Nie wiesz, który pakiet Comarch KSeF wybrać?
Pomożemy oszacować liczbę wysyłanych i pobieranych dokumentów, sprawdzić posiadaną wersję Optimy oraz dobrać pakiet do rzeczywistego sposobu pracy Twojej firmy lub biura rachunkowego.
Skonsultuj wybór pakietu Comarch KSeF
