W każdej firmie, niezależnie od branży, dział kadr i płac pełni kluczową rolę. To od jego sprawności zależy nie tylko terminowe wypłacanie wynagrodzeń, ale też płynna obsługa urlopów, zwolnień czy rozliczeń czasu pracy. Niestety, tradycyjne, ręczne metody naliczania płac i zarządzania kadrami bywają czasochłonne, podatne na błędy i zwyczajnie stresujące.
Dobra wiadomość? Nowoczesne technologie w kadrach przestają być luksusem – stają się standardem, który realnie zwiększa skuteczność operacyjną firm i buduje profesjonalne, bezpieczne środowisko pracy.
Od Excela do cyfrowego ekosystemu
Jeszcze do niedawna arkusze kalkulacyjne były podstawowym narzędziem działów Kadr i Płac. Dziś coraz więcej firm odkłada Excela na bok i korzysta z rozwiązań, które automatyzują kluczowe procesy. Co to oznacza w praktyce?
- Więcej czasu dla ludzi – bo system przejmuje rutynowe zadania, a kadry mogą skupić się na rozwoju pracowników, a nie na poprawianiu tabelek.
- Mniej pomyłek – bo dane trafiają do systemu bez przepisywania.
- Mniej stresu – bo nie trzeba kontrolować wszystkiego „na piechotę”.
Symfonia – płace i kadry w jednym rytmie
W Symfonii obsługa kadr i płac działa jak dobrze zaprogramowany mechanizm. Pracownik sam składa wniosek urlopowy w ePracowniku – bez papierów, bez segregatorów, bez ryzyka, że coś się zgubi. Wnioski trafiają bezpośrednio do systemu Symfonia Kadry i Płace, który pilnuje limitów i zapisuje nieobecności. Kiedy przychodzi czas na wypłatę, program nalicza wynagrodzenie.
R2Płatnik to kolejne rozwiązanie, które wspiera cały dział kadr i płac, umożliwiając szczegółowe rozliczanie czasu pracy i kosztów wynagrodzeń z podziałem na działy, zlecenia i projekty. Możesz wygodnie naliczyć płace, rozdzielić koszty pracy zgodnie z rzeczywistym czasem przepracowanym na poszczególnych zadaniach, a także przygotować dokumentację kadrową – od umów i aneksów po zaświadczenia.
A co z dokumentacją? Tu wchodzi Symfonia e-Teczka, dzięki której wszystkie akta osobowe – umowy, aneksy, świadectwa pracy, badania lekarskie – przechowywane są w wersji elektronicznej. Nie trzeba już przekładać papierów w szafach ani szukać zgubionych teczek. Wszystko jest uporządkowane, bezpieczne i dostępne online, kiedy tylko trzeba.
Jak Symfonia odciąża dział kadr?
| Program | Obszar | Opis współpracy |
|---|---|---|
| Symfonia Kadry i Płace | Naliczanie płac | Naliczanie wynagrodzeń, składek, podatków |
| Generowanie dokumentów kadrowych | Automatyczne tworzenie np. świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu. | |
| Obsługa ZUS i US | Przygotowanie deklaracji, zgłoszeń i raportów rozliczeniowych. | |
| Rozliczanie nieobecności | Urlopy, L4, opieka nad dzieckiem, zwolnienia. | |
| Ewidencja danych kadrowych | Dane osobowe, stanowiska, umowy, aneksy, historia zatrudnienia. | |
| Badania i szkolenia BHP | Monitorowanie ważności badań i szkoleń. | |
| R2Płatnik | Kompleksowa obsługa kadr, płac i czasu pracy | Ewidencja czasu, naliczanie płac, HR i raportowanie |
| ePracownik | Obsługa pracownika | Samoobsługa pracownicza – składanie wniosków (urlopy, zmiana danych), podgląd pasków płacowych, PIT-ów |
| e-Teczka | Dokumentacja pracownicza | Elektroniczne akta osobowe zgodne z przepisami – umowy, aneksy, świadectwa pracy, badania, BHP, inne dokumenty |
Comarch HRM i Comarch – cyfrowy asystent kadr
Comarch podchodzi do tematu kompleksowo – jego system Comarch HRM obsługuje planowanie grafików i rozliczanie czasu pracy. Pracownik zgłasza nadgodziny lub prosi o urlop przez platformę. A potem system Comarch TNA (Time & Attendance) zbiera rzeczywiste dane o wejściach i wyjściach przez przeglądarkę internetową lub w wersji mobilnej. Dzięki temu firma zawsze wie, kto był obecny, a kto tylko miał być. System sam wykrywa nadgodziny, spóźnienia i nieobecności. W praktyce działa jak cyfrowy asystent, który mówi: „Spokojnie, ja to policzę”.
Jak Comarch HRM i TNA wspomagają kadry?
| Program | Obszar | Opis współpracy |
|---|---|---|
| Comarch HRM | Planowanie czasu pracy | Tworzenie i edycja grafików pracy, harmonogramów, obsługa zmian i planów urlopowych. |
| Rozliczanie czasu pracy | Porównanie planowanego grafiku z rzeczywistym czasem pracy z TNA, naliczanie nadgodzin, spóźnień, nieobecności. | |
| Obsługa wniosków urlopowych | Samoobsługa pracownicza – pracownicy składają wnioski urlopowe online, akceptacja przez przełożonych. | |
| Ewidencja nieobecności | Rozliczanie urlopów, L4, opieki nad dzieckiem, innych nieobecności. | |
| Obsługa danych pracowniczych | Przechowywanie danych osobowych, umów, aneksów, stanowisk, okresów zatrudnienia. | |
| Paski płacowe i PIT | Udostępnianie pasków płacowych i PIT-11 pracownikom w systemie. | |
| Samoobsługa pracownicza | Pracownicy mają dostęp do swoich danych i dokumentów online – bez konieczności wizyty w dziale kadr. | |
| Comarch TNA | Rejestracja czasu pracy (RCP) | Rejestracja wejść i wyjść przez czytniki (np. karta, PIN, odcisk palca). |
| Ewidencja rzeczywistego czasu pracy | Automatyczne zbieranie informacji o rzeczywistym czasie pracy – wejścia, wyjścia, przerwy. | |
| Analiza obecności | Wykrywanie spóźnień, wcześniejszych wyjść, nieobecności. |
Automatyzacja to nie zastępowanie ludzi – to wspieranie ich w pracy
Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań w kadrach i płacach to nie kwestia mody – to strategiczna decyzja biznesowa. Chodzi o to, by uwolnić czas pracowników od powtarzalnych czynności.
Dzięki profesjonalnym, bezpiecznym i nowoczesnym systemom firma może działać sprawniej, minimalizując ryzyko błędów i zwiększając zaufanie do procesów wewnętrznych. To korzyść nie tylko dla działu kadr, ale dla całej organizacji – od zarządu po każdego pracownika.
