Styczniowa aktualizacja Symfonia eBiuro wprowadza funkcjonalności, które rozwiązują kluczowe problemy pracy z KSeF: odpowiedzialność za dokumenty, kontrolę dostępu i bezpieczną wysyłkę faktur.
Zostały one zaprojektowane z myślą o rzeczywistych modelach współpracy biur rachunkowych z ich klientami.
Biuro Rachunkowe – kontrola dostępu do KSeF
Biuro rachunkowe może zarządzać dostępem do KSeF na firmach podrzędnych, którym udostępniono aplikację, i samodzielnie określać zasady korzystania z KSeF w ramach współpracy z klientem. Uprawnienia są konfigurowane centralnie przez biuro i mogą być dostosowane do przyjętego modelu obsługi.
W praktyce biuro rachunkowe decyduje o:
- włączeniu lub wyłączeniu korzystania z KSeF przez pracowników biura rachunkowego,
- dostępie pracowników obsługiwanej firmy do uwierzytelniania w KSeF,
- dostępie pracowników obsługiwanej firmy do operacji w KSeF, w tym do wysyłki dokumentów.
Takie podejście pozwala jasno określić zakres odpowiedzialności, ograniczyć ryzyko nieautoryzowanych działań i zachować pełną kontrolę nad procesem wysyłki dokumentów do KSeF.
Obieg dokumentów – dwupoziomowa akceptacja dokumentów
Rozszerzony obieg dokumentów umożliwia definiowanie dwupoziomowego procesu akceptacji, dostosowanego do realnych potrzeb biur rachunkowych i ich klientów. W ramach jednego obiegu można wskazać dwie niezależne instancje akceptujące, odpowiadające za kolejne etapy weryfikacji dokumentu.
Dokument zaakceptowany na pierwszym poziomie jest automatycznie przekazywany do drugiego etapu akceptacji, bez konieczności dodatkowych działań po stronie użytkowników. Dzięki temu proces pozostaje spójny, uporządkowany i zgodny z ustalonymi zasadami, a biuro rachunkowe pracuje wyłącznie na dokumentach, które przeszły pełną ścieżkę akceptacji.
Wymaganie akceptacji przed wysyłką dokumentu do KSeF
W obiegu dokumentów dostępna jest opcja wymagająca zakończenia procesu akceptacji przed wysyłką dokumentu do KSeF. Po jej włączeniu system blokuje możliwość wysłania dokumentu do KSeF do momentu pełnego zatwierdzenia zgodnie z przypisaną ścieżką akceptacji.
Mechanizm działa zarówno w obiegach jednopoziomowych, jak i dwupoziomowych, dzięki czemu biuro rachunkowe ma pewność, że do KSeF trafiają wyłącznie dokumenty wcześniej zweryfikowane i zaakceptowane. Pozwala to ograniczyć błędy, uniknąć korekt i zachować spójność procesu niezależnie od przyjętego modelu pracy z klientem.
Podsumowanie
Opisane zmiany stanowią pierwszy etap dostosowań Symfonia eBiuro do nowych zasad funkcjonowania KSeF. Kolejne usprawnienia, rozwijające zaprezentowane obszary, są planowane w ramach najbliższego wydania zaplanowanego na 29 stycznia.
Aktualne wersje oprogramowania oraz szczegółowe informacje o dostępnych wydaniach można znaleźć pod poniższymi linkami:
