Z perspektywy pracownika urlop wydaje się prostym i szybkim procesem – wystarczy złożyć wniosek i poczekać na akceptację przełożonego. Od strony organizacyjnej i kadrowej jest to jednak bardziej złożony proces. Menedżer musi sprawdzić dostępność zespołu i zaplanować zastępstwo, system powinien prawidłowo zarejestrować nieobecność, a dział kadr uwzględnić ją przy rozliczaniu czasu pracy. W niektórych firmach po wykorzystaniu urlopu dochodzi do tego także obsługa świadczenia z ZFŚS, potocznie nazywanego „wczasami pod gruszą”.
Wniosek jest prosty: skoro zarządzanie urlopami obejmuje wiele etapów, warto ułatwić i zautomatyzować jak największą część tego procesu. Sam elektroniczny formularz niewiele jednak zmienia, jeżeli po zaakceptowaniu wniosku te same dane nadal trzeba ręcznie wprowadzać do kalendarza zespołu, grafiku oraz systemu kadrowo-płacowego.
Zarządzanie urlopami to więcej niż akceptacja wniosku
Sprawna obsługa urlopów obejmuje kilka powiązanych ze sobą etapów:
Planowanie i decyzja
Zaplanowanie urlopu
Złożenie wniosku
Akceptacja
Organizacja nieobecności
Wyznaczenie zastępstwa
Rejestracja nieobecności
Kadry i rozliczenie
Przekazanie danych do kadr i płac
Rozliczenie czasu pracy
Każdy z tych etapów wymaga dostępu do aktualnych informacji. Przełożony powinien wiedzieć, kto z zespołu będzie nieobecny, pracownik – na jakim etapie znajduje się jego wniosek, a dział kadr – jakie nieobecności należy uwzględnić przy rozliczeniu czasu pracy.
Planowanie urlopów bez zakłócania pracy zespołu
Pierwszym etapem zarządzania urlopami powinno być sprawdzenie, jak planowana nieobecność wpłynie na pracę zespołu. Sam wolny termin w kalendarzu pracownika nie oznacza jeszcze, że firma może zaakceptować urlop bez dodatkowych ustaleń.
Menedżer powinien wziąć pod uwagę między innymi:
- urlopy pozostałych członków zespołu,
- minimalną obsadę potrzebną do realizacji bieżących zadań,
- terminy projektów, zamknięć miesiąca i innych ważnych prac,
- dostępność osoby, która może przejąć obowiązki,
- obowiązujący grafik i harmonogram czasu pracy.
Pomocny jest wspólny kalendarz nieobecności, który pozwala szybko ocenić dostępność zespołu i wykryć nakładające się terminy. Nie powinien on jednak pełnić wyłącznie funkcji informacyjnej. Największą wartość daje wtedy, gdy jest powiązany z planem pracy, wnioskami urlopowymi i ewidencją nieobecności.
Wniosek, akceptacja i zastępstwo w jednym procesie
Po sprawdzeniu dostępności zespołu pracownik może złożyć wniosek urlopowy. Jeżeli odbywa się to za pośrednictwem systemu, przełożony otrzymuje automatyczne powiadomienie, a pracownik może śledzić status swojego wniosku bez dodatkowych wiadomości i pytań.
Ścieżka akceptacji powinna być dopasowana do struktury firmy. W niektórych organizacjach wystarczy zgoda bezpośredniego przełożonego, w innych decyzja wymaga zatwierdzenia również przez dyrektora, dział HR lub inną osobę odpowiedzialną za organizację pracy. System może uporządkować ten proces, kierując wniosek automatycznie do właściwych osób.
Akceptacja urlopu nie powinna jednak kończyć całego procesu. Firma musi jeszcze ustalić, kto przejmie obowiązki nieobecnego pracownika i czy wybrana osoba będzie dostępna w tym samym terminie. Zastępstwo warto więc wskazać już podczas składania lub zatwierdzania wniosku, zamiast organizować je tuż przed rozpoczęciem urlopu.
Elektroniczny obieg może obejmować:
- złożenie wniosku przez pracownika,
- automatyczne powiadomienie przełożonego,
- jedno- lub wielopoziomową akceptację,
- wskazanie osoby zastępującej,
- informację o decyzji i aktualizację statusu wniosku,
- przekazanie zatwierdzonej nieobecności do kolejnych etapów procesu.
Dzięki temu wszystkie zainteresowane osoby korzystają z tej samej informacji, a decyzje nie pozostają rozproszone między wiadomościami e-mail, komunikatorami i papierowymi dokumentami.
Od zaakceptowanego urlopu do systemu kadrowo-płacowego
Po zaakceptowaniu wniosku nieobecność powinna zostać uwzględniona w grafiku, ewidencji czasu pracy oraz systemie kadrowo-płacowym. Często właśnie na tym etapie często kończy się automatyzacja: dział kadr musi ponownie przepisać termin i rodzaj nieobecności do kolejnego programu.
Może to prowadzić do rozbieżności między kalendarzem, grafikiem i danymi kadrowymi, zwiększać ryzyko pomyłek oraz opóźniać rozliczenie czasu pracy. Dlatego przy wyborze rozwiązania warto sprawdzić, czy zaakceptowane dane są automatycznie przekazywane do używanego systemu kadrowo-płacowego.
3 rozwiązania, które usprawniają zarządzanie urlopami pracowników
Elektroniczne wnioski urlopowe są dostępne w wielu systemach, ale poszczególne rozwiązania różnią się zakresem funkcji oraz sposobem współpracy z oprogramowaniem kadrowo-płacowym. W ofercie MAP solutions znajdują się trzy narzędzia, które pozwalają uporządkować obsługę urlopów i pozostałych nieobecności.
Inteli HR
Inteli HR to rozwiązanie, które może obsługiwać cały proces – od planowania czasu pracy i złożenia wniosku, przez wielopoziomową akceptację i wskazanie zastępstwa, aż po ewidencję nieobecności oraz rozliczenie czasu pracy. System umożliwia również wymianę danych z oprogramowaniem kadrowo-płacowym Symfonia ERP Kadry i Płace.
Symfonia e-Pracownik
Symfonia e-Pracownik rozszerza możliwości systemu Symfonia ERP Kadry i Płace o samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą sprawdzać dostępny limit urlopu i składać wnioski online, a przełożeni zarządzać ich akceptacją. Rozwiązanie pozwala połączyć obsługę nieobecności z danymi kadrowymi dostępnymi w środowisku Symfonii.
Comarch HRM
Comarch HRM współpracuje z rozwiązaniami kadrowo-płacowymi Comarch ERP. Umożliwia obsługę wniosków i limitów urlopowych, planowanie nieobecności, tworzenie grafiku urlopowego oraz zarządzanie planem i czasem pracy.
Wybór odpowiedniego narzędzia powinien zależeć od używanego systemu kadrowo-płacowego, przebiegu akceptacji wniosków oraz zakresu procesów, które firma chce zautomatyzować.
Usprawnij zarządzanie urlopami i czasem pracy
Połącz wnioski, zastępstwa, ewidencję czasu pracy i dane kadrowe w jednym procesie.
Dobierz rozwiązanie dla Twojej firmyNajczęściej zadawane pytania o zarządzanie urlopami pracowników
Nie zawsze. Przy ustalaniu terminu pracodawca bierze pod uwagę wniosek pracownika, ale musi też zapewnić normalny tok pracy firmy. Dlatego przed akceptacją może uwzględnić dostępność zespołu, planowane zadania i możliwość zorganizowania zastępstwa.
Nie każda firma musi tworzyć plan urlopów. Jeżeli nie jest on ustalany, termin urlopu uzgadnia się z pracownikiem, uwzględniając jego wniosek oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Ewidencja powinna pokazywać aktualne informacje o zaplanowanych i wykorzystanych nieobecnościach oraz dostępnych limitach. Najwygodniej, gdy jest połączona z wnioskami, kalendarzem zespołu, harmonogramem i systemem kadrowo-płacowym.
W uniknięciu pokrywania się urlopów pomaga wspólny kalendarz nieobecności, który pokazuje planowane urlopy całego zespołu. Przed akceptacją wniosku warto sprawdzić minimalną wymaganą obsadę, terminy ważnych prac oraz dostępność osoby, która może przejąć obowiązki.
Przy wyborze programu warto uwzględnić integrację z systemem kadrowo-płacowym, obsługiwane ścieżki akceptacji, zastępstwa, limity urlopowe oraz możliwość połączenia urlopów z ewidencją czasu pracy.
