Krajowy System e-Faktur (KSeF) porządkuje sposób wystawiania i odbioru faktur, wprowadzając jednolity standard techniczny oraz centralny rejestr dokumentów. Dla wielu firm oznacza to większą przejrzystość, lepszą kontrolę nad obiegiem faktur i ograniczenie części ryzyk, które do tej pory występowały przy dokumentach przesyłanych mailowo lub w formie papierowej.
Warto jednak mieć świadomość jednego faktu: obecność faktury w KSeF nie oznacza automatycznie, że dokument jest zasadny biznesowo.
Odpowiedzialność za ocenę merytoryczną dokumentu nadal spoczywa po stronie firmy.
To właśnie w tym obszarze pojawiają się pytania o tzw. faktury „scamowe” – czyli dokumenty formalnie poprawne, które jednak powinny wzbudzić czujność po stronie nabywcy.
Jak rozpoznać fakturę, która może budzić wątpliwości?
W praktyce nie ma jednego, uniwersalnego sygnału, który jednoznacznie przesądza o tym, że dana faktura jest próbą nadużycia. Kluczowe znaczenie ma analiza kilku okoliczności łącznie, a nie pojedynczego elementu.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze przesłanki, które – występując razem – mogą świadczyć o podwyższonym ryzyku.
1. Brak rzeczywistej transakcji
Pierwsze i najważniejsze pytanie brzmi: czy w ogóle doszło do zakupu towaru lub usługi? Jeżeli firma:
- nie zamawiała żadnego świadczenia,
- nie posiada umowy ani zamówienia,
- nie ma śladów współpracy,
a mimo to otrzymuje fakturę – jest to jedna z najpoważniejszych przesłanek ryzyka.
2. Nieznany kontrahent
Czujność powinna wzrosnąć, gdy faktura pochodzi od podmiotu:
- z którym firma nigdy wcześniej nie współpracowała,
- który nie pojawiał się wcześniej w systemach księgowych,
- z którym nie prowadzono korespondencji handlowej.
Sama nowa relacja biznesowa nie oznacza jeszcze oszustwa, ale w połączeniu z innymi sygnałami wymaga dodatkowej weryfikacji.
3. Brak możliwości potwierdzenia danych sprzedawcy
Warto sprawdzić, czy sprzedawca:
- figuruje w wykazie podatników VAT,
- jest obecny w CEIDG lub KRS,
- posiada ogólnodostępne informacje o prowadzonej działalności.
Brak danych w rejestrach lub sprzeczne informacje to kolejny sygnał ostrzegawczy.
4. Brak kontaktu ze sprzedawcą
Rzetelny kontrahent jest w stanie odebrać telefon lub odpowiedzieć na e-mail i wyjaśnić zasadność wystawienia faktury. Jeżeli próby kontaktu kończą się niepowodzeniem, a dane kontaktowe okazują się nieaktywne lub fikcyjne, ryzyko znacząco rośnie.
5. Oczywiste błędy w treści faktury
W praktyce warto zwrócić uwagę na:
- liczne błędy językowe i składniowe,
- niespójne opisy pozycji,
- ślady automatycznego tłumaczenia treści na język polski.
Należy przy tym podkreślić, że pojedynczy błąd językowy nie przesądza o oszustwie – liczy się kontekst i suma sygnałów.
6. Nienaturalnie krótki termin płatności
Presja na szybkie uregulowanie należności, brak wcześniejszych ustaleń oraz terminy płatności nieadekwatne do standardów współpracy to elementy często wykorzystywane w próbach wyłudzeń.
7. Podejrzane linki lub załączniki
Szczególną ostrożność powinny wzbudzić faktury zawierające:
- linki do stron informujących o rzekomych nadwyżkach lub niedoborach w rozliczeniach,
- odnośniki do „wyjątkowo korzystnych ofert”,
- załączniki pochodzące z niesprawdzonego źródła.
Zgłoszenie podejrzenia nadużycia w KSeF
Choć w KSeF nie da się odrzucić faktury, nawet jeśli coś w niej budzi wątpliwości, Ministerstwo Finansów przewidziało mechanizm, który ma pomóc w ograniczaniu ryzyka związanego z tzw. fakturami scamowymi.
W oficjalnym poradniku Ministerstwa Finansów wskazano, że w przypadku podejrzenia nadużycia możliwe jest zgłoszenie konkretnej faktury do administracji skarbowej. Mechanizm ten ma charakter zabezpieczający – nie jest obowiązkowy i nie wywołuje automatycznych skutków po stronie przedsiębiorcy.
W praktyce należy jednak podkreślić, że obecnie (na dzień 10.02.2026) w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 nie udostępniono dedykowanego przycisku ani odrębnej funkcjonalności, która umożliwiałaby bezpośrednie zgłoszenie otrzymania podejrzanej lub oszukańczej faktury. Takiej opcji nie ma również w aktualnym interfejsie Krajowego Systemu e-Faktur. Użytkowników KSeF wspiera specjalna Infolinia dostępna całą dobę pod numerami telefonu: 22 330 03 30 (numer dla telefonów komórkowych oraz z zagranicy), 801 055 055 (numer dla telefonów stacjonarnych).
Jak to działa w praktyce?
- zgłoszenie dotyczy zawsze jednej, konkretnej faktury – nie da się zgłosić kilku dokumentów naraz,
- przy zgłoszeniu trzeba opisać, dlaczego faktura budzi wątpliwości,
- ta sama faktura może być zgłoszona przez różne podmioty (np. nabywcę i podmiot trzeci),
- zgłoszenie dokonane przez jedną stronę nie wpływa na status faktury u innych.
Co dzieje się po zgłoszeniu faktury?
Po zgłoszeniu podejrzenia nadużycia w KSeF firma nie otrzymuje automatycznej decyzji ani informacji zwrotnej z urzędu. System pozwala jedynie sprawdzić, czy dana faktura została zgłoszona, kiedy ostatnio dokonano zmiany oraz jakie uzasadnienie zostało przy tym podane. Nie pokazuje natomiast, jak administracja skarbowa oceniła zgłoszenie ani czy podjęto wobec wystawcy faktury jakiekolwiek działania.
Faktura nie jest blokowana i nadal pozostaje w obiegu, dlatego wymaga świadomej decyzji – czy powinna zostać zaksięgowana, wstrzymana czy całkowicie wyłączona z dalszego procesu.
To właśnie dlatego samo zgłoszenie w KSeF nie zastępuje wewnętrznych procedur. Jeśli firma chce realnie ograniczyć ryzyko związane z fakturami scamowymi, potrzebuje własnego mechanizmu weryfikacji dokumentów, zanim trafią one do ksiąg lub płatności.
Jak przejąć kontrolę nad podejrzanymi fakturami
Naturalnym uzupełnieniem KSeF jest obieg dokumentów, który pozwala firmie przejąć kontrolę nad tym, co dzieje się z fakturą po jej odebraniu. W takim rozwiązaniu podejrzany dokument może otrzymać odpowiedni status – na przykład „do wyjaśnienia” lub „wstrzymana” – i zostać skierowany do właściwej osoby lub działu. Dopiero po merytorycznej weryfikacji faktura trafia dalej: do księgowania albo płatności. Dzięki temu decyzje nie zapadają automatycznie, a firma zyskuje realny mechanizm ochrony przed błędami i nadużyciami, nawet przy dużej liczbie dokumentów.
Takie podejście realizują dziś zarówno rozwiązania dostępne w ekosystemach ERP, jak i niezależne systemy obiegu dokumentów. W środowiskach opartych o Symfonię czy Comarch faktury mogą trafiać do dedykowanego obiegu, gdzie są weryfikowane, oznaczane odpowiednim statusem i kierowane do akceptacji przed księgowaniem.
