Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane w rozumieniu przepisów o VAT. W praktyce oznacza to, że nie wszystkie dokumenty funkcjonujące w firmach trafiają do systemu.
Warto to wiedzieć już na etapie przygotowań do KSeF – szczególnie wtedy, gdy firma obsługuje sprzedaż B2C lub współpracuje z kontrahentami zagranicznymi.
Jakich dokumentów nie znajdziesz w KSeF?
KSeF nie jest systemem do obsługi całej dokumentacji księgowej. Dotyczy wyłącznie faktur VAT, dlatego część dokumentów pozostaje poza systemem.
W KSeF nie znajdziesz:
- paragonów, w tym również paragonów z NIP,
- faktur wystawianych z kas rejestrujących,
- faktur OSS oraz IOSS,
- faktur dokumentujących import usług,
- faktur dokumentujących WNT,
- not obciążeniowych oraz not korygujących,
- faktur proforma – proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT,
- dokumentów wewnętrznych, takich jak odpisy amortyzacyjne.
To najczęstsze dokumenty, których przedsiębiorcy nie znajdą w KSeF, mimo że funkcjonują one w codziennej pracy działów księgowych.
Czy KSeF obejmuje inne dokumenty, np. zamówienia?
KSeF dotyczy wyłącznie faktur. Zamówienia nie są wystawiane w systemie. Mogą pojawić się jedynie jako element danych na fakturze zaliczkowej, jeżeli wymagają tego przepisy.
Faktury B2C a KSeF – kiedy system jest dobrowolny?
Zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie, obowiązuje ta sama zasada.
- Faktury wystawiane na rzecz osób prywatnych (B2C) mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie.
- Dotyczy to również faktur wystawianych na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeżeli zakup:
- dotyczy użytku prywatnego,
- ma charakter transakcji B2C.
W praktyce oznacza to, że nie każda faktura „na firmę” musi trafić do KSeF.
Faktury dla klientów zagranicznych a KSeF – co warto wiedzieć?
Współpraca z zagranicznymi kontrahentami rodzi wiele pytań o KSeF. Najważniejsze jest jedno:
faktura dla klienta zagranicznego jest wystawiana w KSeF, ale sposób jej przekazania zależy od tego, czy kontrahent ma dostęp do systemu.
Klient zagraniczny a dostęp do KSeF
Zagraniczny kontrahent:
- z reguły nie posiada polskiego NIP,
- nie ma możliwości zalogowania się do KSeF,
- nie pobierze faktury bezpośrednio z systemu.
Dlatego po wystawieniu faktury w KSeF sprzedawca musi przekazać dokument kontrahentowi w uzgodniony sposób, np.: w formie PDF, mailowo lub papierowo.
Każda taka faktura zawiera kod QR, który pozwala zagranicznemu odbiorcy zweryfikować, że dokument faktycznie istnieje w KSeF. Numer KSeF oraz kod QR umożliwiają kontrahentowi potwierdzenie autentyczności dokumentu, mimo braku dostępu do systemu.
Klient zagraniczny a samofakturowanie
W określonych przypadkach możliwe jest samofakturowanie. Nabywcy z innych krajów Unii Europejskiej mogą wystawić fakturę w imieniu polskiego sprzedawcy jeżeli:
- posiada numer VAT UE,
- transakcja dotyczy WDT, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów realizowanej przez polskiego sprzedawcę.
KSeF jako element systemu finansowo-księgowego
KSeF wprowadza jeden standard fakturowania, ale nie upraszcza wszystkich procesów – szczególnie w firmach obsługujących sprzedaż B2C lub kontrahentów zagranicznych.
Dlatego kluczowe staje się korzystanie z systemów handlowych i finansowo-księgowych, w których faktury są wystawiane na co dzień i które obsługują KSeF bezpośrednio w ramach pracy użytkownika.
Rozwiązania takie jak Symfonia oraz Comarch umożliwiają wystawianie faktur sprzedaży w systemie, ich wysyłkę do KSeF oraz bezpieczną integrację z procesami księgowymi – bez zmiany dotychczasowego sposobu pracy.
