KSeF (Krajowy System e-Faktur) umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, a kluczowym elementem integracji z systemem jest odpowiednie uwierzytelnienie. W praktyce wiele firm korzysta z rozwiązań, które pozwalają programowi księgowemu lub systemowi ERP łączyć się z KSeF bez każdorazowego logowania użytkownika. Taką rolę mogą pełnić zarówno token KSeF, jak i certyfikat KSeF, jednak w tym artykule skupiamy się wyłącznie na tokenach.
Token KSeF to wygenerowany w systemie KSeF unikalny ciąg znaków alfanumerycznych, przypisany do konkretnego podatnika lub podmiotu oraz do określonych uprawnień. Dzięki temu token działa jak cyfrowy klucz dostępu dla aplikacji komercyjnych zintegrowanych z API KSeF i pozwala im wykonywać operacje w systemie, takie jak wysyłanie lub pobieranie faktur.
Do czego służy token KSeF i jak działa w praktyce
Token KSeF służy przede wszystkim do automatycznego uwierzytelniania aplikacji – takich jak programy księgowe, systemy ERP czy platformy do fakturowania – w Krajowym Systemie e-Faktur. Zamiast każdorazowego logowania się do KSeF podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym, system może korzystać z tokenu i w ten sposób komunikować się z KSeF w sposób ciągły i bezobsługowy.
W praktyce wygląda to tak, że token generuje się raz w KSeF, a następnie wgrywa do programu komercyjnego. Od tego momentu oprogramowanie może wysyłać i odbierać e-faktury w imieniu podatnika, dokładnie w takim zakresie uprawnień, jaki został zapisany w tokenie.
Ważne informacje o tokenach KSeF przed ich wygenerowaniem
Zanim wygenerujesz token KSeF, warto znać zasady, które mają duże znaczenie organizacyjne i techniczne.
Po pierwsze, możliwość generowania i wykorzystywania tokenów w KSeF wygaśnie z końcem 2026 r. Oznacza to, że tokeny są rozwiązaniem tymczasowym – do czasu pełnego przejścia na certyfikaty KSeF, które stopniowo przejmą rolę podstawowego mechanizmu uwierzytelniania.
Po drugie, system KSeF nie wprowadza ograniczeń co do liczby tokenów, jakie może posiadać osoba fizyczna lub firma. Można więc wygenerować wiele tokenów – na przykład osobne dla poszczególnych pracowników, oddziałów lub integracji z różnymi systemami. Ważne jest jednak, aby każdy token był generowany w prawidłowym kontekście (osoby lub firmy) i używany wyłącznie przez podmiot, dla którego został wygenerowany.
Przykładowo spółka może nadać swoim handlowcom uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. Każdy handlowiec loguje się wtedy do KSeF w kontekście NIP spółki i generuje własny token na swój PESEL. W efekcie, gdy wystawia fakturę przy użyciu tokena, w KSeF widoczne są dane tej konkretnej osoby fizycznej. W takiej sytuacji handlowiec nie może przekazać swojego tokena innemu handlowcowi, ponieważ token jest powiązany z jego identyfikatorem i tylko on ma prawo się nim posługiwać.
Jak wygenerować token KSeF – instrukcja krok po kroku
Token KSeF generuje się w Aplikacji Podatnika/MCU na platformie Ministerstwa Finansów. To właśnie tam tworzy się token, który następnie można wykorzystać do połączenia KSeF z programem księgowym lub systemem ERP, na przykład z aplikacją Symfonia KSeF Plus.
Krok 1. Przejdź do sekcji Tokeny
Po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika/MCU należy przejść do zakładki Tokeny i wybrać opcję Generuj token. Następnie należy nadać nazwę tokenowi, określić zakres uprawnień i kliknąć guzik Generuj token.
Krok 2. Skopiuj wygenerowany token
Po wygenerowaniu na ekranie pojawi się unikalny kod tokena. Należy go od razu skopiować i zapisać w bezpiecznym miejscu. Ze względów bezpieczeństwa token jest wyświetlany tylko jeden raz – po opuszczeniu tej strony nie będzie już możliwości ponownego podejrzenia jego treści, nawet na liście tokenów.
Krok 3. Wgraj token do programu księgowego
Skopiowany token należy wkleić w ustawieniach integracji z KSeF w używanym programie księgowym lub systemie ERP. Od tego momentu aplikacja będzie mogła uwierzytelniać się w KSeF i wykonywać operacje zgodnie z przypisanymi do tokena uprawnieniami.
Podsumowanie
Token KSeF umożliwia automatyczne łączenie programów księgowych z Krajowym Systemem e-Faktur i sprawną obsługę e-faktur do końca 2026 r. Przy prawidłowej konfiguracji zapewnia wygodę i bezpieczeństwo pracy z KSeF.
Jeśli potrzebujesz wdrożenia KSeF w systemach Symfonia lub Comarch, pomagamy w konfiguracji uprawnień, generowaniu tokenów i podłączeniu programów do KSeF, tak aby całość działała poprawnie od pierwszego dnia.
