Od 1 stycznia 2026 roku w e-Urzędzie Skarbowym działa Moduł zgłoszeń faktur z załącznikiem, który umożliwia przedsiębiorcom zgłaszanie zamiaru wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF 2.0.
To rozwiązanie jest szczególnie ważne dla firm, które dokumentują sprzedaż wymagającą dodatkowych danych podatkowych – m.in. w branży energetycznej, paliwowej, telekomunikacyjnej oraz w usługach masowych.
W artykule wyjaśniamy, jak działa moduł, jakie dane mogą znaleźć się w załączniku i jakie obowiązki mają przedsiębiorcy.
Na czym polega moduł zgłoszeń faktur z załącznikiem dla KSeF 2.0?
Aby firma mogła wystawiać faktury z załącznikiem w KSeF 2.0, musi wcześniej złożyć odpowiednie zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym (e-US). Bez takiego zgłoszenia system nie przyjmie faktury z załącznikiem. Moduł umożliwia także zgłoszenie zaprzestania wystawiania faktur z załącznikiem.
Zgłoszenie jest przetwarzane maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych. Informacja o statusie jest przesyłana na adres e-mail podany przez podatnika.
Kto może zgłosić faktury z załącznikiem w KSeF 2.0?
Zgłoszenie mogą złożyć:
- przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i posiadający NIP – we własnym imieniu
- spółki i inne podmioty – poprzez użytkownika konta organizacji (UKO) w e-Urzędzie Skarbowym
Zgłoszenia są obsługiwane zgodnie z kolejnością wpływu.
Jakie dane trzeba podać w zgłoszeniu?
Formularz udostępniony przez Ministerstwo Finansów wymaga m.in.:
- danych podatnika i adresu e-mail
- wskazania rodzaju czynności dokumentowanych fakturą z załącznikiem (np. energia, paliwa, telekomunikacja)
- oszacowania miesięcznej liczby faktur z załącznikiem
- określenia średniego rozmiaru faktury w kilobajtach
Informacje te służą m.in. do planowania obciążenia systemu KSeF 2.0.
Jak działają załączniki do faktur w KSeF 2.0?
W KSeF 2.0 załącznik nie jest osobnym plikiem. Stanowi integralną część struktury XML faktury. Oznacza to, że nie można przesyłać odrębnych plików w formacie PDF, DOC czy JPG. W załączniku mogą się znaleźć wyłącznie:
- dane podatkowe
- informacje bezpośrednio powiązane z rozliczeniem podatkowym
Niedozwolone są natomiast m.in.:
- dokumenty handlowe
- umowy
- protokoły odbioru
- cenniki
- treści marketingowe
W przypadku naruszenia zasad Ministerstwo Finansów może odebrać podatnikowi prawo do wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF 2.0.
Jak zgłosić rezygnację z wystawiania faktur z załącznikiem
Jeżeli firma chce zaprzestać korzystania z tej funkcji, powinna w e-Urzędzie Skarbowym złożyć zgłoszenie o zaprzestaniu wystawiania faktur z załącznikiem. Po przetworzeniu zgłoszenia przedsiębiorca nadal może wystawiać faktury w KSeF – ale już bez elementu załącznika.
Jakie znaczenie ma moduł zgłoszeń KSeF 2.0 dla firm?
Zmiany w KSeF 2.0 oznaczają, że przedsiębiorcy muszą złożyć zgłoszenie przed rozpoczęciem wystawiania faktur z załącznikiem, uwzględnić 3-dniowy czas aktywacji funkcji oraz zadbać o to, aby treść załączników była zgodna z przepisami podatkowymi. Jednocześnie konieczne jest przygotowanie systemów finansowo-księgowych i ERP do obsługi nowej struktury danych.
W tym kontekście warto podkreślić, że również popularne systemy finansowo-księgowe – takie jak Symfonia KSeF Plus czy Comarch Optima – rozwijają obsługę e-faktur zgodnych z KSeF 2.0, w tym funkcjonalności związanych z fakturami z załącznikiem.
Rekomendacje dla przedsiębiorców
Firmy powinny:
- Zweryfikować, czy w ich działalności konieczne jest stosowanie faktur z załącznikiem.
- Upewnić się, że system księgowy obsługuje KSeF 2.0 w nowym modelu.
- Zaplanować proces zgłaszania funkcjonalności w e-Urzędzie Skarbowym.
- Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za monitorowanie statusów zgłoszeń i odbiór korespondencji elektronicznej.
Dzięki temu wdrożenie KSeF 2.0 będzie bezpieczne i zgodne z wymaganiami administracji skarbowej.
Podsumowanie
Moduł zgłoszeń faktur z załącznikiem w e-Urzędzie Skarbowym to istotny element KSeF 2.0. Firmy, które chcą wystawiać faktury z załącznikiem, muszą wcześniej zgłosić taki zamiar i stosować się do określonych zasad. Dobre przygotowanie procesów i systemów IT pozwoli uniknąć problemów po stronie podatkowej i operacyjnej.
