Od 2026 roku przedsiębiorców prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów czeka jedna z największych zmian w ostatnich latach. Zgodnie z nowymi przepisami KPiR nie będzie mogła być już prowadzona w formie papierowej ani w arkuszu kalkulacyjnym, takim jak Excel. Jedyną dopuszczalną formą stanie się prowadzenie księgi w dedykowanym programie komputerowym, który umożliwia również wygenerowanie i wysyłkę plików JPK_KPiR do urzędu skarbowego.
Koniec KPiR w zeszycie i Excelu – dlaczego wprowadzono zmiany?
Do tej pory wielu przedsiębiorców prowadziło KPiR w sposób tradycyjny – w zeszycie lub w zwykłej tabelce na komputerze. Nowe przepisy całkowicie to zmieniają. Od 2026 roku taka forma ewidencji stanie się niezgodna z prawem.
Powodem tej zmiany jest przede wszystkim dalsza cyfryzacja administracji skarbowej oraz wprowadzenie obowiązkowej wysyłki danych w postaci Jednolitych Plików Kontrolnych. Plik JPK_KPiR musi być wygenerowany automatycznie z systemu księgowego – nie ma możliwości poprawnego stworzenia go ręcznie w Excelu.
Od kiedy obowiązuje JPK_KPiR i kogo dotyczy?
Nowy obowiązek będzie wprowadzany etapami. Już od 2026 roku JPK_KPiR będą musieli wysyłać czynni podatnicy VAT rozliczający się miesięcznie. Rok później, czyli od 2027 roku, obowiązek obejmie podatników VAT kwartalnych oraz firmy zwolnione z VAT.
W praktyce oznacza to, że każda firma prowadząca KPiR – wcześniej czy później – będzie musiała korzystać z programu komputerowego. Niezależnie od wielkości działalności czy branży.
Nowy wzór KPiR i większa kontrola urzędu skarbowego
Zmienia się nie tylko forma prowadzenia księgi, ale również jej struktura. Nowy wzór KPiR zawiera dodatkowe dane, takie jak NIP kontrahenta czy numer faktury wystawionej w KSeF. Dane te będą automatycznie analizowane przez systemy skarbowe.
Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno – rozliczenia muszą być prowadzone precyzyjnie, w aktualnym i zgodnym z przepisami systemie księgowym. Stare programy lub prowizoryczne rozwiązania przestaną spełniać wymagania.
Jakie programy spełniają nowe wymagania?
Na rynku dostępne są już rozwiązania, które umożliwiają prowadzenie KPiR zgodnie z nowymi przepisami, obsługują KSeF oraz generują pliki JPK_KPiR. W zależności od wielkości firmy, skali działalności oraz oczekiwanego poziomu zaawansowania, warto rozważyć jedno z poniższych rozwiązań.
Comarch ERP Optima – Księga Podatkowa to rozbudowane rozwiązanie przeznaczone dla firm o większej skali działalności oraz biur rachunkowych. Program umożliwia pełne prowadzenie KPiR, generowanie wymaganych plików JPK, integrację z KSeF oraz rozbudowę o kolejne moduły, takie jak fakturowanie, magazyn czy kadry i płace.
Drugim rozwiązaniem, szczególnie popularnym wśród jednoosobowych działalności i mikrofirm, jest Symfonia eBiuro. To system działający online, który nie wymaga instalacji i dobrze sprawdza się u przedsiębiorców, którzy do tej pory prowadzili KPiR na papierze. Umożliwia prowadzenie księgi zgodnie z nowym wzorem, obsługę KSeF oraz generowanie JPK_KPiR w prosty sposób.
Uzupełnieniem oferty jest Comarch Betterfly, czyli prosty program do KPiR działający w pełni online. Umożliwia prowadzenie KPiR, rejestrów VAT oraz podstawowych ewidencji, dzięki czemu stanowi atrakcyjną opcję dla mikrofirm i jednoosobowych działalności przygotowujących się do obowiązkowej cyfryzacji KPiR od 2026 roku.
Dlaczego warto skorzystać z pomocy partnera wdrożeniowego?
Wielu przedsiębiorców zakłada, że wystarczy „kupić program”, aby spełnić nowe obowiązki. W praktyce największe problemy pojawiają się nie przy samym zakupie, lecz przy pierwszej konfiguracji, poprawnym ustawieniu podatków, przeniesieniu danych z Excela oraz generowaniu pierwszych plików JPK.
Jako partner wdrożeniowy zapewniamy nie tylko sprzedaż oprogramowania, ale przede wszystkim kompleksowe wdrożenie, konfigurację, szkolenie oraz bieżące wsparcie techniczne. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że jego KPiR prowadzona jest prawidłowo, a wysyłane pliki JPK są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Podsumowanie – KPiR 2026 to zmiana, której nie da się ominąć
Choć nowe obowiązki wejdą w życie dopiero od 2026 roku, już teraz warto zaplanować spokojne przejście na system księgowy, który spełnia aktualne wymagania. Wdrożenie z wyprzedzeniem pozwala uniknąć presji czasu, błędów przy pierwszych raportach oraz problemów organizacyjnych pod koniec 2025 roku. Przygotowanie firmy wcześniej oznacza większe bezpieczeństwo rozliczeń i komfort w codziennej pracy.
